ODiplom // Экономика // 15.09.2012

Организация и методика оперативного планирования и бюджетирования на предприятии

Организация и методика оперативного планирования и бюджетирования на предприятии.

Организационно-экономические условия планирования и бюджетирования

Для успешного внедрения и последующего функционирования бюджетной системы на предприятии большое значение имеет предварительная подготовка. На предприятиях сферы материального производства в советский период существовала система текущего планирования издержек производства и контроля текущих затрат на производство. Исключение составляло сельское хозяйство, где больше преобладал фактический учет затрат на производство. В промышленности, несмотря на все имеющиеся недостатки, всё же существовала мощная система планово-экономической службы и нормативного хозяйства. С переходом к новым экономико-производственным отношениям эта система постепенно утратила свои основные качества. Цены на продукцию, услуги, сырье и оплата труда персонала потеряли свою неизменность и постоянство.

Появились новые продукты. Поменялись технологии. Всё это привело к существенной утрате планово-экономическими службами своих функций. Кое-где на предприятиях среднего бизнеса планово-экономические службы были упразднены. На малых предприятиях таких служб вообще не было и нет. Вместе с тем каждое предприятие теперь самостоятельно осуществляет свою финансово-хозяйственную деятельность и формирует свою экономическую и финансовую политику, слепо приспосабливаясь к требованиям рынка по спросу и предложению и по ценам закупок и сбыта. Владельцы предприятий и их руководители больше полагаются на собственное чутье, которое часто подводит. Это приводит к тому, что предприятия не могут долго существовать, не успевая открыться, они закрываются. Без грамотно составленных бюджетов доходов и расходов невозможно нормальное существование предприятий и в сфере производства готовой продукции и в сфере производства работ и оказания услуг, Даже маленький магазинчик, парикмахерская, швейное производство должны иметь грамотно составленный бюджет.

И первый вопрос, который встает перед владельцем или управляющим специалистом – это - кто (в каких штатных должностях и в какой соподчиненности) должен осуществлять планово-экономическую деятельность по разработке планово-нормативной базы бюджетов, контролю и анализу фактической информации, принятию и реализации управленческих решений по экономической и финансовой политике предприятия.

Там, где сохранилась планово-экономическая служба, она будет продолжать свою работу. Там где ее не было и нет сейчас, встает вопрос о необходимости приглашения или обучения специалистов по планированию и составлению бюджетов.

Предприятия крупного бизнеса должны иметь у себя бюро, отделы или другие подобные подразделения по нормативному хозяйству и систематизации имеющихся норм, контролю и анализу финансово-хозяйственной деятельности Такие подразделения имеют у себя все более или менее крупные производственные объединения в странах с традиционной рыночной экономикой. Это службы конроллинга. На предприятиях среднего и малого бизнеса возможно будет достаточно иметь в штате специалиста по управленческому учету.

Второй вопрос, требующий решения – это организация нормативного хозяйства

Управленческий учет в целом и составление бюджетов как часть его требуют хорошо отлаженной системы норм, расценок, трансфертных цен, планово- учетных цен и других планово-экономических показателей. Без этого невозможно никакое планирование и бюджетирование деятельности предприятия. Необходима ревизия или разработка заново всех показателей используемых в прогнозировании и бюджетировании на предприятии.

Эта работа позволяет установить состояние всего нормативного хозяйства на предприятии, определить продукцию, виды работ или услуг по которым необходимо разработать или уточнить норма расхода ресурсов.

Помимо указанных выше условий организационного характера при разработке бизнес-плана и бюджетов на следующий отчетный год необходимо провести ряд мероприятий учетно-технического характера:

1. Тщательно составить плановые калькуляции на готовую продукцию, работы или по видам

2. Установить систему первичной и сводной документации по планированию и учету производственных затрат по местам их формирования и центрам ответственности,

3. Составить годовые и месячные производственные задания производственным подразделениям.

4. Проверить наличие и качество технологической документации по операциям и этапам производственного процесса

Одновременно разрабатывается вариант организации и ведения бухгалтерского учета для обеспечения согласованности и соответствия плановых и отчетных показателей для их контроля и анализа.

Третий вопрос, требующий решения – это установление внутри предприятия административных границ, в пределах которых будут обособляться доходы и расходы, и кто будет отвечать за исполнение составленных бюджетов, соблюдение норм расхода, получение доходов.

Для решения этого вопроса должна быть разработана бюджетная структура предприятия. Она должна включать перечень составляемых бюджетов и последовательность (вложенность) их составления. Этот вопрос мы уже обсуждали в вопросе 4 предыдущей лекции. Напоминаю……….

Общий бюджет предприятия и составляет его финансовый план на год. Бюджетная система предприятия включает следующие бюджеты по ведущим статьям (видам деятельности):

1. Бюджет продаж

2. Бюджет производства

3. Бюджет закупок

4. Бюджет прямых затрат

5. Бюджет накладных расходов

6. Бюджет коммерческих затрат

7. Бюджет управленческих затрат

8. Бюджет доходов и расходов

9. Бюджет движения денежных средств

10. Сводный управленческий бюджет

Все составные части системы бюджетного управления должны быть описаны и закреплены в соответствующих документах на основе базового документа, т. е. Положения об управленческом учете на предприятии

Ответственность за исполнение составленных бюджетов возлагается на ответственных исполнителей, возглавляющих относительно автономные структурные подразделения предприятия, т.е. центры ответственности.

Центры ответственности должны быть действительно относительно автономными, а ответственные исполнители должны иметь реальную возможность и права воздействовать на процессы формирования расходов или доходов. Выделение центров ответственности и наделение ответственных исполнителей правами, обязанностями и ответственностью за их действия должны быть оформлены либо приказов (распоряжением) по предприятию, либо с ними заключаются договоры об административной ответственности, но следует отметить, что такая форма договоров не имеет аналогов в Гражданском и трудовом кодексах РФ.

Четвертый и не менее сложный вопрос, который требует решения в связи с введением управленческого учета, состоит в выборе системы документации и учетной регистрации для обеспечения соответствия составленных планов и отчетных, фактических показателей с целью контроля процессов формирования расходов и доходов и анализа отклонений по причинам возникновения и ответственным исполнителям.

Организация и методика оперативного планирования и бюджетирования на предприятии

Рис 1. Система организационно-экономических мероприятий по организации планирования и составления бюджетов на предприятии сферы материального производства

Приведенная на рис. 1 схема показывает всю сложность и многогранность организации планирования и бюджетирования финансово-хозяйственной деятельности на современном предприятии независимо от размеров его бизнеса.

Тестирование предварительных условий для внедрения управленческого учета на предприятии

Планирование и составление бюджетов на предприятиях сферы материального производства является важнейшей составной частью управленческого учета. Далеко не все предприятия организуют и ведут у себя управленческий учет, так как это внутреннее дело самого предприятия. Предприятия крупного и среднего бизнеса по традиции и в силу объективных требований рыночных отношений организуют и ведут у себя нормативный учет затрат, составляют нормативные калькуляции, контролируют отклонения факта от нормативных затрат. Появившиеся и достаточно многочисленные малые предприятия пока еще больше полагаются на текущие внесистемные мероприятия по контролю своей деятельности. По закону они не обязаны вести управленческий учет. Но без него есть опасность сползания предприятия в хронические убытки и банкротство. Финансовый учет не всегда может предоставить информацию для решения производственных ситуаций и ситуаций на рынках сырья и готового продукта. Эту информацию можно получить только через управленческий учет.

Организация управленческого учета требует такой же,как в финансовом учете, если не большей, проработки условий внедрения и функционирования на конкретном предприятии. Предприятие, приступающее к внедрению у себя управленческого учета должно провести обзор имеющихся условий и наметить этапы его внедрения.

Первым этапом внедрения управленческого учета в общем виде и планирования с составлением бюджетов как части на предприятии должно стать предварительное тестирование условий, позволяющих начать эту работу. Тестирование может быть выполнено как самими специалистами предприятия, так и приглашенными специалистами. Тестирование может выполняться по следующей специально разрабатываемой для конкретного предприятия программе. Эта программа должна включать вопросы, позволяющие выявить уже существующие возможности предприятия и наметить направления разработки отсутствующих условий организации и ведения управленческого учета именно в данном предприятии.

Исследование предварительных условий внедрения управленческого учета на предприятии должно проводиться тестированием состояния бухгалтерского учета и планово-нормативного блока. Тестирование может включать такие вопросы, как:

1. Организационная форма ведения управленческого учета и экономической службы

2. Наличие положений об учетной политике предприятия, в том числе и в части учета затрат по обычным видам деятельности; о внутрихозяйственном коммерческом расчете; об оплате труда и других планово-экономических документов (Положение об оплате труда, классификаторов учетных номенклатур, ценников);

3. Наличие нормативных документов технологической подготовки производства (технологических и организационно-технологических карт, системы норм расхода ресурсов предприятия и т.п.);

В программу тестирования могут быть включены любые другие вопросы, которые требуют изучения и решения

Ответы на поставленные в тесте вопросы, позволяют рассмотреть имеющиеся перспективы внедрения управленческого учета на предприятии и оценить объем планово-экономических и учетных работ, которые предварительно предстоит выполнить на предприятии в зависимости от условий, которые уже имеются в системе учета и в планово-экономической работе предприятия. Исследование предпосылок и возможностей предприятия по внедрению управленческого учета можно проводить по приводимой ниже программе

Таблица 1. Тестирование предварительных условий организации управленческого учета (на примере ООО "Мастер-С")

Проверяемый объект

ответ

примечание

да

нет

1.Организационная форма ведения учета и экономические службы:

а) структурное подразделение возглавляемое главным бухгалтером

да

- штатные должности:

- главного бухгалтера

- бухгалтера производственного отдела

нет

- учетчиков-нормировщиков в производственных подразделениях

нет

б) структурное подразделение экономической службы:

Нет

- штатная должность: главного экономиста

Нет

- экономиста по планированию и нормированию затрат труда и материалов

Нет

в) наличие: научно- технического совета

нет

экономического совета (бюро)

нет

2. Утверждения положения:

- об учетной политике организации

- об планировании, учете и контроле затрат на производство;

нет

- о внутрихозяйственном коммерческом расчете

- об оплате труда

да

да

3. Наличие нормативных документов технологической подготовки производства

- технологические карты

нет

- попроцессно - технологические карты

нет

- вспомогательные планово-нормативные документы

нет

- производственно – финансовый план (годовой бизнес-план)

да

- производственные планово-нормативные задания по центрам ответственности

нет

Управленческий учет не внедрен

4. Применяемая форма бухгалтерского учета

- журнально-ордерная

нет

- мемориально-ордерная

-

- машинно-ориентированная с использованием программного продукта

Частично по участкам  МПЗ и оплаты труда

5Методика и отражения в учете ремонтов основных средств производственного назначения

- по сумме фактических затрат и по мере окончания ремонтов

Да

- с созданием резерва на ремонт основных средств

-

Не используется

- с созданием ремонтного фонда для длительного и сложного ремонта отдельных объектов

-

Не создается

6. Порядок оценки материально-производственных запасов, отпускаемых в производство

- средние учетные цены

да

- планово-учетные отклонения

-

- по себестоимости каждой единицы

-

- по средневзвешенной себестоимости

-

- по методу ЛИФО

-

- по методу ФИФО

-

- по фактической внутрихозяйственной производственной себестоимости

+

Готовая продукция, работы, услуги

7. учет транспортно-заготовительных расходов

- в составе расходов по заготовкам и закупкам

- с включением в учетную стоимость материалов (счет 10)

- другие методы (счет 15,25 или 26)

+

На счете 25

8. Метод учета затрат

- постатейный с исчислением полной себестоимости (счета 201,21,23,25,26 и 41)

+

- постатейный со списанием общехозяйственных расходов на себестоимость продаж (счета 20,21,23, 25,26и 90)

-

Не используется

- поэлементный метод (счета 30-39)

-

Не используется

- иные методы

-

Не используется

Утвержденные формы, сроки и инстанции предоставления управленческой отчетности

нет

Управленческий учет не внедрен

Методология ведения управленческого учета согласно положению об учетной политике с целях бухгалтерского учета на предприятии

1. Установление границы между основными и оборотными средствами

да

Согласно ПБУ 6/01

а) согласно действующим стандартам финансового учета

да

-"-

б) иные или особые правила, разрешенные действующими нормативно-законодательными актами в области бухгалтерского учета

нет

Объекты, требующие этого отсутствуют

Анализ результатов проведенного тестирования показывает, что у предприятия возникнет целый ряд достаточно серьезных проблем, если руководство пожелает ввести на предприятии управленческий учет даже в самом упрощенном виде. Главным препятствием станет отсутствие в штате предприятия экономической службы (или специалиста по планированию и бюджетированию) и нормативной базы для контроля использования ресурсов предприятия и формирования затрат по центрам ответственности.

Настоятельная необходимость решения подобных вопросов теоретического и практического характера возникает на практике в каждом предприятии, которое должно решить для себя ряд вопросов, именно:

- кто (в каких штатных должностях и в какой соподчиненности) должен осуществлять учетную деятельность по сбору, обработке, контролю и анализу управленческой информации, принятию и реализации управленческих решений;

- как должны учитываться экономико-организационные, технологические и административные особенности; размеры производства при определении для данного предприятия типов центров ответственности и назначении ответственных исполнителей по выделенным центрам ответственности;

- какой вид должны иметь классификаторы учетных номенклатур (по ресурсам, расходам и доходам и т.п.);

- какими методами и техническими средствами должна собираться и обрабатываться плановая и фактическая учетно-экономическая информация в разрезе выделенных номенклатур;

Организация планово-учетной работы на предприятии

Одним из необходимых условий обоснованного управления производством является четко структурированная и обоснованная плановая и другая информация.

Организация и методика оперативного планирования и бюджетирования на предприятии

Рис. 1 Виды информации, необходимой для управления предприятием

Объем и виды информации, необходимой для управления представлены на рис. 1

По расчетам экономистов экономическая информация составляет до 80% всей остальной информации, используемой в управлении. Учетно-экономическая или бухгалтерская составляет в экономической до 80%.

Для планирования и бюджетирования не меньшее, а, пожалуй, решающее значение имеет нормативно-технологическая информация. Тольк с ее помощью возможен прогноз и бюджетирование предстоящей финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Бухгалтерская информация имеет тот недостаток, что она имеет исторический характер и показывает результаты, которые изменить уже нельзя. Но с ее помощью возможен обзор достигнутого уровня, поиск ошибок в управлении и сравнение с теми результатами, которые предполагалось получить. Вот это самое сравнение и невозможно без нормативно-технологической информации. Без научно-технологической информации невозможно и дальнейшее составление планов производства и бюджетов подразделений предприятия и бюджета предприятия в целом.

При разработке планов снабжения, производства продукции, работ, услуг и их сбыте, в составлении бюджетов всех уровней используется совокупность различных приемов и методов расчета необходимых показателей. Эти методы используются для разработки нормативов затрат труда и его оплаты, расхода основного сырья и сопутствующих рецептурных и технологических материалов, объемов работ согласно технологии, услуг собственных вспомогательных производств и услуг сторонних организаций.

Важным, существенным, решающим условием организации экономической работы по оперативному планированию и составлению бюджетов, контролю и анализу выполнения планов и бюджетов является образцово налаженное нормативно-ценовое хозяйство. Это особенно существенно, потому что с упразднением плановой экономики была оставлена и упразднена система общегосударственных прейскурантных, закупочных, оптовых и других цен действовавшая на общегосударственном уровне. Нормативное хозяйство предприятий сферы материального производства в настоящее время отчасти основывается на прежних советских нормах, которые в свое время имели очень серьезное научное и практическое обоснование. Но появились новые виды продукции, новые материалы, новые технологии, которых не было в советское время. Предприятия вынуждены самостоятельно вести поиск и разработку плановых показателей производства. Тем не менее это обстоятельство не освобождает современные предприятия сферы материального производства от необходимости иметь у себя необходимый перечень нормативной информации.

Система нормативов, определяющая параметры деятельности предприятия включает

Общие показатели

Показатели технологии производства

Вспомогательные показатели

Для составления бюджетов производственных подразделений и бюджета доходов и расходов по предприятию необходимо составление плановых калькуляций с использованием нормативного метода, методики директ-костинг или стандарт кост (возможно сочетание двух последних методик).

Традиционным методом планирования и учета производственных затрат и исчисления себестоимости продукции(работ или услуг) для предприятий сферы материального производства является нормативный метод, поскольку в советский период в основе деятельности любого предприятия лежали планы производства и плановая себестоимость. Но и переход в исчислению издержек производства по методике Директ - Костинг или Стандарт Кост требует отлаженной системы норм расхода материалов, труда и финансовых ресурсов.

Организация и методика оперативного планирования и бюджетирования на предприятии

Рис 2. Схема организации плановой и учетной деятельности на предприятии сферы материального производства

Приведенная схема позволяет установить, что планирование и составление бюджетов предшествуют бухгалтерскому учету деятельности предприятия, Но планирование и бюджетирование проводится не само по себе, а в тесной связи с прошлыми периодами и должны быть согласованы с будущими показателями деятельности предприятия, отражаемыми в бухгалтерском учете

Организация нормативного хозяйства

Нормативное хозяйство предприятия – это система норм, нормативов и вспомогательных расчетов, составляющих количественное и стоимостное выражение элементов производственных затрат.

На предприятии должна быть разработана целая система нормативов и вспомогательных расчетов, охватывающая совокупность всех видов затрат труда, материалов и прочих расходов. По плановой загрузке оборудования должна быть предусмотрена та часть амортизации, которая включается в прямые (условно-переменные) затраты центров ответственности и которая зависит от объемов производства. Расчет ведется на основе технологии и в условиях нормального функционирования подразделения. Расчет проводится на единицу(норму) работ ( за выполнение нормы), на единицу изделия, на технологический отрезок или участок производства и по другим параметрам по выбору самого предприятия. Вся документация кодируется и в плановых и бюджетных расчетах ставятся коды учетных номенклатур по нормам расхода, видам затрат и доходов, видам и наименованиям мест формирования и центрам ответственности по доходам и расходам. Общая система нормативов может включать разное количество документов в зависимости от технологии производства, состава используемых МПЗ.

Основные документы по планированию и составлению бюджетов на предприятии могут быть следующими:

1. Технологическая карта и расчет нормативов затрат на единицу изделия А. Б. и т.д.

2. Расчет норматива потребности на изделие А, Б и т.д. в основном сырье по видам сырья

3. Расчет потребности во вспомогательных материалах на изделие А, Б и т. д. по видам материалов

4. Расчет потребности в прочих материалов по видам материалов и изделиям

5. Расчет потребности в электроэнергии на технологические цели по видам изделий

6. Расчет потребности в услугах собственных вспомогательных производств для технологических целей:

- Тепло и горячее водоснабжение

- Пар технологический

- Холодная вода и канализация

- Газ

- транспорт

Прочие

7. Расчет нормативов на плановые ремонты технологического оборудования, помещений и других производственных основных средств

8. Номенклатуры-ценники на материальные ресурсы и услуги собственных вспомогательных производств и сторонних организаций

9. Расчет нормативов общепроизводственных расходов

10. Расчет нормативов общехозяйственных расходов

11. Расчет нормативов расходов на продажи

12. Плановые (нормативные) калькуляции по видам продукции, работ или услуг по методике нормативного учета и калькуляции себестоимости или по методике Директ-Костинг в сочетании с нормативным методом или методикой Стандарт Кост.

Технологические карты по попроцессным производствам и организационно-технологические карты по попередельным производствам представляют собой последовательные перечни рабочих операций с указанием времени на их выполнение, видов используемых ресурсов и норм расхода этих ресурсов на данный вид работ.

Работу по составлению нормативных расчетов и калькуляций выполняют специалисты, состоящие в штате предприятия или приглашенные специалисты. Работа по составлению плановых расчетов предшествует составлению бюджетов по структурным подразделениям предприятия, эта работа очень сложна и ответственна. При этом составленные расчеты могут потребовать периодического пересмотра и внесения изменений в соответствии с постоянно меняющимися объективными условиями на рынках сырья, труда и сбыта готового продукта.