ODiplom // Экономика // 15.09.2012

Организация системы бюджетирования на предприятии

Организация системы бюджетирования на предприятии.

Определение, назначение системы бюджетирования

Система управления финансами предприятия всегда должна быть направлена обеспечение рационального и эффективного использования финансовых ресурсов предприятия. Мы уже говорили о том, что планирование и бюджетирование деятельности предприятия всегда проводится в четких границах прогноза деятельности предприятия и имеющихся у него ресурсов для достижения целей прогноза. Можно утверждать, что определяющей верхней границей являются размеры производства и их результаты. Нижнюю границу устанавливают имеющиеся в момент составления прогноза реальные ресурсы предприятия: материальные, трудовые и финансовые.

Планирование и бюджетирование будущей деятельности предприятия и ее результатов должно обеспечивать устойчивость производственной деятельности и успешность предприятия на рынках сбыта. В производственном процессе, организации производства и управлении им участвуют все структурные подразделения основной деятельности (кроме тех, что задействованы в инвестиционных проектах). При этом, производственным подразделениям принадлежит решающая роль. Поэтому бюджетирование начинается с бюджетного планирования деятельности производственных подразделений и подразделений по организации и управлению их деятельностью и предприятием в целом. Затем составляются сводные бюджеты по отраслям и видам деятельности и сводный бюджет предприятия в целом.

Бюджет в общем понимании – это денежное выражение планов подразделений и предприятия в целом по доходам и расходам.

Бюджетирование – это система управления доходами и расходами предприятия. Она включает и планирование производственной и сбытовой деятельности в натуральных показателях и составление смет доходов и расходов в денежном выражении. Отождествлять планирование и бюджетирование нельзя. Это две стороны одного и того же процесса управления производственной деятельностью и финансами предприятия.

Бюджет отличается и от сметы, различия состоят в том, что

- бюджет составляется в целом на год с разбивкой на месячные и квартальные бюджеты, смета составляется на конкретный объем работ, выполняемый в более короткий период (технологическая операция или мероприятие)

- бюджет контролирует деятельность руководителей и специалистов по конечному результату (объем производства и издержки и доходы, только издержки, только доходы), смета контролирует выполнение конкретной работы или мероприятия;

- бюджеты представляют собой балансы доходов и расходов, либо календарные планы только доходов или только расходов, сметы содержат описи планируемых работ, их количество, стоимость, используемое оборудование.

От планирования бюджетирование отличается тем, что

1) планирование направлено на детальную разработку программ развития или осуществление текущей деятельности предприятия на соответствующий период; 2) бюджет, как правило, составляется на один последующий год и дает возможность определить расходы предприятия на осуществление программы на год и рас читать ожидаемые результаты ее реализации.

Назначение бюджета состоит в том, что:

Бюджет – это финансовый документ предприятия, имеющий для него силу закона. Бюджет – это финансовый план действий, технологические карты – это пошаговый план производства.

Содержание бюджета предприятия в соответствии с целями его составления, периодом, на который бюджет составляется, с особенностями технологии и организации производства может содержать множество разнообразных форм, взаимоувязанных между собой. Строго определенной формы для бюджета предприятия или его подразделений не существует, так как составление планов производства, смет доходов и расходов, расчет ожидаемых результатов - внутреннее дело только данного предприятия.

Информация, включаемая в бюджеты разных уровней управления предприятием и в целом по предприятию должна содержать информацию действительно необходимую для управления. Эта информация должна быть Реальной, достоверной, зачимой, предельно точной и целесообразно полной. Избыточная информация усложняет общую картину и мешает просмотреть основные показатели. Подобная информация должна приводиться в приложениях, а не в основном документе.

Периодичность разработки бюджетов зависит от объема планируемых данных и потребностей предприятия, его руководителей и специалистов в управленческой информации для разработки и принятия управленческих решений.

Структура бюджета как и его содержание зависят от уровня профессиональной подготовки и квалификации составителей.

Бюджет должен составляться в форме и с содержанием, доступным всем заинтересованным внутренним пользователям. Для внешних пользователей бюджеты являются предметом коммерческой тайны.

Принципы бюджетирования

Бюджетирование строится на тех же принципах, на которых внедряется и осуществляется управленческий учет на предприятии. Мы уже рассматривали действие базовых принципов бухгалтерского учета относительно калькуляций в финансовом и управленческом учете. Сейчас мы должны повторно обратиться к ним, чтобы еще раз уяснить


Таблица 1. Сравнительная характеристика содержания общепринятых принципов в финансовом и управленческом учете

Принципы - допущения

Принцип автономности предприятия

Предполагает экономическую и правовую самостоятельность в соответствии со статусом юридического лица в целом по экономическому субъекту

Относительно делегированных ему прав и только экономически автономным признается производственное подразделение как место формирования доходов или расходов или центр ответственности соответствующего типа

Принцип непрерывности деятельности экономического субъекта как юридического лица

Предполагается, что в обозримом будущем предприятие работает без прекращения деятельности или реорганизации

В обозримом будущем или в другой отрезок времени, необходимый для контроля, анализа и принятия управленческих решений, относительно автономный объект не изменяет существа своей деятельности и установленных внутрихозяйственных границ

Принцип денежного измерения

Денежному измерению подвергаются все объекты бухгалтерского учета, так как этот измеритель является основополагающим в финансовом учете

Денежный измеритель используется по мере необходимости. Отдельные факты и явления деятельности экономического субъекта для принятия соответствующих управленческих решений измеряются только в натуральных измерителях ( трудовых или количественные мер, веса и объема) Всеобщее денежное измерение не является обязательным

Принцип начислений или соответствия

Предполагает, что расходы и доходы отражаются в тех учетных периодах, в которых они имели место. Имеет отношение, главным образом к формированию выручки и признанию расходов

В управленческом учете доходы и расходы сопоставляются в разрезе избранных отрезков времени или альтернативных вариантов, где сопоставимость также необходима

Осторожности или консерватизма

Предполагает, что расходы предприятия не должны занижаться и учету подлежат все затраты, имеющие характер  определенно неизбежных. Доходы не должны завышаться и отражаются в учете только в случае их фактического или вполне определенного несомненного получения в будущем

Степень определенности доходов или расходов в установленных или расчетных суммах оценивается путем профессионального суждения о ситуации, сложившейся по внутренним причинам, или по ситуациям вне предприятия по степени доверия поставщикам, покупателям, банкам или на рынках сырья., труда или гтовой продукции

Принцип материальности или существенности

в учете отражаются в виде отдельных учетных объектов и записей факты, оказывающие значительное влияние на показатели финансовой отчетности

Уровень существенности устанавливается путем профессионального суждения в управленческих расчетах и проведении управленческого анализа для выработки и реализации определенного управленческого решения.

Принцип двойственности

Двойственное отражение объектов и фактов хозяйственной и финансовой деятельности является основным и обязательным  признаком двойной бухгалтерии, на которой основан финансовый учет во всем мире. Используется в балансовых обобщениях и текущих учетных записях.

Используется только при двухкруговой системе бухгалтерского учета производственной деятельности предприятия, когда в Плане счетов субъекта имеет блок счетов управленческого учета

Принципы требования

Принцип документальности

требует, чтобы бухгалтерскими документами оформлялись все факты производственной и финансовой деятельности экономического субъекта

Документальное оформление требуется только в пределах финансового учета, поскольку данные управленческого учта базируется на тех же первичных документах. Но часть данных в управленческом учете может и не иметь документального специального бухгалтерского оформления: нормы и нормативы, справочные материалы по технологии производства, специальные виды оценки, используемые в управленческом учете и т.п.

 Принцип сопоставимости

Требуется по показателям финансовой отчетности и методикам их получения в разные учетные периоды

Сопоставимость требуется между фактическими, плановыми прогнозными и другими показателями, используемыми для выработки и реализации управленческих решений по их содержанию и методикам расчетов или измерений

Принцип полноты учетной информации

Требует, чтобы в учетных записях нашли отражение все факты производственной и финансовой1 деяте6льности в рамках данного учетного или отчетного периода для составления отчетности, характеризующей результаты деятельности хозяйствующего субъекта

Степень полноты информации устанавливается в зависимости от целей управления  и может быть относительной, если это не искажает существа отражаемого объекта или явления. Информация должна быть целесообразно полной и давать возможность формировать правильное суждение и принимать квалифицированное управленческое решение, которое даст эффективные результаты

Принцип приоритета содержания над формой

Требует, чтобы форма представления в учете не искажала содержания отражаемого объекта или факта хозяйственной деятельности. Из-за вмешательства налогового законодательства в финансовый учет действие этого принципа в РСБУ иногда нарушается

Содержание. Существо объекта учета должно быть отражено реально и непредвзято, только тогда принимаемое управленческое решение будет правильным и эффективным. Форму представления информации в учетных записях субъект выбирает самостоятельно.

Принцип своевременности

Требуется по отчетным периодам в соответствии со сроками составления и представления финансовой отчетности налоговым и другим государственных административным и надзорным органам, банкам и другим внешним пользователям

Сроки составления и представления отчетности устанавливаются самими предприятиями в соответствии с потребностями получения не устаревшей информации, пригодной для управления

 Принцип точности и значимости информации

Требуется максимальная для того, чтобы внешние пользователи могли правильно судить о финансовом и экономическом положении предприятия. Точной и значимой признается только документально подтвержденная информация.

Точность и значимость может быть и относительной, если существующий уровень ее позволяет формировать обоснованные управленческие решения дающие при реализации искомый эффект. в плановых и прогнозных расчетах.

Принцип непротиворечивости

Показатели финансовой отчетности в денежном измерении не должны противоречить текущим учетным записям.

В информации не должно быть противоречий, препятствующих использованию данной информации в управлении деятельностью экономического субъекта

Принцип экономичности и рациональности

Расходы на получение информации не должны быть выше экономического эффекта при ее использовании при производстве учетных записей, составлении отчетности или в управлении деятельностью экономического субъектаю

Обзор принципов- требования и принципов допущений показывает, что без системы бюджетирования своих доходов и расходов не может обойтись никакой бизнес: ни малый, ни средний, ни, тем более крупный.


Функции и преимущества бюджетирования

Функции бюджетирования показывают промежуточные и кончные цели составления бюджетов различных уровней. Они состоят в следующем:

- поэтапное, пошаговое планирование операций, обеспечивающих достижение целей предприятия;

- координация деятельности отдельных подразделений, согласование и подчинение интересов отдельных групп внутри предприятия общим целям предприятия в целом;

- стимулирование руководителей и специалистов подразделений в достижении целей, поставленных перед подразделениями и предприятием в целом;

- предоставление информации для контроля действий руководителей и специалистов всех рангов в достижении целей своих подразделений и предприятия в целом (снижение затрат и повышение эффективности использования материально-технических и трудовых ресурсов – загрузка оборудования, повышение производительности труда, снижение издержек в расчете на ед. изделий и т.п. );

- средство обучения специалистов и управленцев.

Любой бюджет представляет собой своеобразный отчет о предполагаемых результатах производства. Этот документ позволяет выявить те риски, которые могут возникнуть в процессе претворения бюджета на практике, т.е.

- определить участи, на которых могут возникнуть производственные и финансовые проблемы и которым требуется первоочередное внимание;

- выявить неиспользованные возможности, кающиеся норм расхода материалов, труда, использования оборудования, в поисках более низких цен на сырье и т.п.

- просмотреть реалистичность составленных планов и бюджетов, оценить точность проведенных расчетов.

Преимущества бюджетирования состоят в том, что

- оперативное и текущее планирование деятельности подразделений дает более точные показатели размеров и структуры затрат. Современный финансовый учет затрат таких показателей не содержит, так как отчетность (форма 5 Приложение к бухгалтерскому балансу) содержит перечень расходов предприятия по элементам затрат и только. Если на предприятии не ведется планирование и бюджетирование доходов и расходов, руководство предприятия действует с закрытыми глазами;

- утвержденные месячные бюджеты производственных подразделений дают руководителям этих подразделений возможность маневра по фонду оплаты труда и обеспечивают его экономию, материально заинтересовать работников в экономии других видов расходов. ( по принципу арендного подряда);

- экономия ресурсов, в свою очередь, дает возможность снижения общих издержек по подразделениям, что позволяет избежать финансового кризиса на предприятии.

Бюджеты разных уровней позволяют скоординировать усилия разных подразделений предприятия по основному производству, организации и управлению им


Бюджетная структура предприятия

Бюджетная структура предприятия – это совокупность или система бюджетов, которые составляются по видам основной деятельности предприятия и составляют общий бюджет предприятия.

Общий бюджет предприятия и составляет его финансовый план на год. Бюджетная система предприятия включает следующие бюджеты по ведущим статьям (видам деятельности):

1. Бюджет продаж

2. Бюджет производства

3. Бюджет закупок

4. Бюджет прямых затрат

5. Бюджет накладных расходов

6. Бюджет коммерческих затрат

7. Бюджет управленческих затрат

8. Бюджет доходов и расходов

9. Бюджет движения денежных средств

10. Сводный управленческий бюджет

Все составные части системы бюджетного управления должны быть описаны и закреплены в соответствующих документах на основе базового документа, т. е. Положения об управленческом учете на предприятии

Это Положение подобно Положению об учетной политике предприятия в целях финансового учета должно содержать несколько разделов, определяющих организационно-технические и методические аспекты организации и ведения управленческого учета на предприятии.

Раздел I может содержать общие положения по организации и ведению управленческого учета:

- базовые принципы и их содержание применительно к задачам управленческого учета;

- наличие специального структурного подразделения или специалистов по управленческому учету;

- система взаимосвязи счетов управленческого и финансового учета, принятая на предприятии (однокруговая или двухкруговая);

- другие необходимые общие положения по нормативному обеспечению управленческого учета.

Раздел II должен содержать описание собственно организации системы управленческого учета на предприятии:

- необходимость и наличие специального рабочего плана счетов управленческого учета при поэлементном сборе и обработке информации об издержках производства с использованием счетов с 30 по 39 согласно Плану счетов финансово-хозяйственной деятельности, с детальным описанием корреспонденции всех используемых для учета издержек бухгалтерских счетов - необходимость и наличие специальной рабочей документации по закреплению управленческой учетно-экономической информации о доходах и расходах предприятия (с разработкой перечня форм приложением бланка каждого документа);

- необходимость и наличие разработанного плана-графика документооборота учетной документации, используемой в управленческом учете

- перечень специальных учетных регистров с приложением их бланков, используемых в управленческом учете;

- служебные инструкции для должностных лиц – участников управленческого учета с указанием их прав, обязанностей и ответственности;

- система плановых норм, нормативов расхода и потребления материальных и денежных ресурсов по видам работ;

- Положение об оплате труда с описанием всех элементов тарифной системы, действующей на предприятии;

- Система трудовых договоров и трудовых соглашений или Коллективный договор администрации предприятия с трудовым коллективом;

- состав и содержание, периодичность составления, способы передачи руководителям и специалистам управленческой отчетности;

- другие необходимые элементы организации управленческого учета на предприятии.

Раздел III Методика ведения управленческого учета на предприятии может включать:

- описания мест формирования затрат, выделенные центры ответственности и их типы, ответственные исполнители;

- общие и специфические связи каждого центра ответственности с другими центрами и администрацией предприятий и оценка этих связей при формировании затрат по каждому центу ответственности;

- состав и статьи учета доходов и расходов согласно принятым на предприятии классификаторам;

- методика оценки используемых в деятельности предприятия материальных ресурсов (по правилам финансового учета, разработанные собственные условные, трансфертные и другие цены;

- методика оценки используемого в процессе деятельности предприятия живого труда (только повременная или сочетание различных форм сдельной и повременной оплаты с использованием тарифных справочников);

- состав расходов на содержание основных средств, избранная методика начисления и распределения по объектам управленческого учета – центрам ответственности (культурам, видам скота и т.п. объектам) амортизации основных средств; методика учета и распределения затрат на текущий ремонт основных средств;

- состав и методика отнесения прочих расходов по объектам управленческого учета с обоснованием включения тех или иных прочих расходов в релевантные расходы центров ответственности;

- состав и методики распределения накладных расходов при использовании соответствующих методик учета затрат (по полной нормативной или фактической себестоимости расходов центра ответственности или в разрезе культур и видов скота);

- избранные методики калькуляции продукции (работ, услуг) по каждому центру ответственности или в целом по предприятию с учетом готовой продукции ( работ или услуг) по полной плановой и фактической себестоимости или по неполной себестоимости только по переменным и условно переменным затратам;

- методики закрытия и заключения счетов бухгалтерского, управленческого учета при использовании избранной модели учета расходов и доходов в разрезе объектов управленческого учета;

Раздел IV Техника управленческого учета должна содержать описание технических средств и программного обеспечения учетного процесса, перечень используемых регистров управленческого учета и последовательности их использования и взаимной увязки между собой. В этом же разделе желательно закрепление процедур архивного хранения управленческой документации и предоставления ее заинтересованным лицам с соблюдением коммерческой тайны. Предмет коммерческой тайны должен быть сформулирован отдельно.

Все вопросы построения бюджетной структуры предприятия решаются с использованием содержания Раздела ІІІ Методика ведения управленческого учета на предприятии

Описания мест формирования затрат и ответственности за них дадут возможность определить направления и структурные единицы предприятия, которые должны иметь отдельные бюджеты

Состав доходов и расходов, статьи затрат определят внутреннее содержание соответствующих бюджетов;

Варианты оценки материальных ресурсов, система оплаты труда на предприятии, включая тарифные ставки, и нормы труда, методы амортизации основных средств и другие подобные показатели позволят определить стоимостные параметры издержек.

В общем и целом Положение об управленческом учете на предприятии позволяет упорядочить и решить в едином для всего предприятия формате все вопросы планирования, бюджетирования и составления смет.

Система бюджетов, составляемых на предприятии зависит от экономико-организационной структуры предприятия, его отраслевых и технологических особенностей. В общем виде система бюджетов может имеет вид

(Рис.1)

Организация системы бюджетирования на предприятии

Рис. 1 Система и взаимная увязка бюджетов на предприятии