ODiplom // Менеджмент // 14.11.2016

Специальные мероприятия и события

Автор: Андрей Нестеров

Рубрика: Менеджмент

Опубликовано: 14.11.2016

Библиографическое описание:

Нестеров А.К. Специальные мероприятия и события [Электронный ресурс] // Образовательная энциклопедия ODiplom.ru

Сферой реализации технологий событийного менеджмента является организация и проведение специальных мероприятий и событий, которые планируются в виде конкретных проектов.

Управление специальными мероприятиями и событиями приобретает ряд специфических особенностей, обусловленных характером event-менеджмента.

По определению М. Сондера, событийный менеджмент – это "комплекс мероприятий по созданию корпоративных и массовых событий, задача которых заключается в том, чтобы сделать из обычного мероприятия уникальное событие, которое запомнится целевой аудитории" [1].

Применение методологии управления проектами в событийной сфере обусловлено необходимостью комплексного подхода к организации и проведению специальных событий таким образом, чтобы поставленные цели были достигнуты, а задачи решены согласно запланированной совокупности действий, которые необходимо выполнить в рамках данного мероприятия.

Сущность специальных событий и мероприятий

Специальные события, являясь проектами, широко используемыми в практике современных социальных коммуникациях, имеют особое значение для общества, а проекты в событийной сфере по уровню своей сложности требуют определенного и весьма специфического профессионализма со стороны их организаторов.

Специальные события в рамках событийного менеджмента представляют собой особым образом организованное и проведенное мероприятие, которое проводится в рамках обособленного комплекса отдельных мер, направленных на достижение конкретной цели, которая обычно имеет уникальный и неповторяющийся характер.

Специальные события, являясь формой непрямой коммуникации, составляют особую сферу деятельности.

Специальные события – это особого рода мероприятия, имеющие субъективную значимость для целевой аудитории и используемые для привлечения общественного внимания к данному событию.

Такой подход отражает сущностную природу специальных событий. В то же время, необходимо учитывать и предметно-ориентированный характер специальных мероприятий, поскольку это

Уникальный временной промежуток, проводимый с помощью особого рода мероприятий и использованием различных церемоний для удовлетворения особых потребностей общества в зрелищных событиях.

Вместе с тем необходимо отметить и важную сторону специальных событий, согласно которой каждое событие опирается на коммуникативное взаимодействие с целевыми аудиториями и социально-общественными группами.

Специальные события – это форма непрямой коммуникации с целевыми аудиториями в отношении конкретных товаров, компаний, социально-общественных явлений, политиков, артистов и т.п.

Учитывая, что специальные события могут различаться по своим целям, можно выделить три основных направления их организации, когда акцент делается на конкретный результат от реализации события:

  1. Продвижение товара, услуги или конкретной организации;
  2. Осуществление связей с прессой, политическими партиями, социально-экономическими или общественными объединениями, осуществляющих определенную деятельность, в результатах которой заинтересованы организаторы события;
  3. Интеграция той или иной социальной общности [1].

Большинство массовых мероприятий, а также празднования и социально-культурные мероприятия относятся к третьему типу событий. Специальные события различаются по характеру организационной деятельности, т.е. по применению универсальных организационных процедур, стандартов, знаний и навыков, необходимых для достижения достаточно разных целей, что позволяет говорить об организации специальных событий как особом роде организационной деятельности.

В рамках ивент-менеджмента концепция управления специальными событиями и мероприятиями в современных условиях во многом основана на взаимодействии с внешней средой, поэтому подготовка и организация специальных событий осуществляется в условиях, когда проект не возникает самостоятельно, а является следствием процессов, протекающих во внешней среде. Условия среды, в которой реализуется проект по организации специального события, предполагают обязательное наличие конкретных целей у данного события, достигнуть которые входит в первостепенную задачу организаторов и заказчиков события.

Управленческая деятельность в рамках проекта организации специального события и мероприятия осуществляется в условиях комплексной реализации функций управления, что предполагает комбинаторный характер согласования целей и задач специального события.

Организация специальных мероприятий и событий

Специальные мероприятия часто планируются и организовываются в форме проектов. В этой связи, применительно к организации специальных мероприятий отметим следующие моменты:

Управление проектами представляет собой область практической деятельности, в ходе которой заранее определенные цели проекта достигаются за отведенное время за счет использования имеющихся финансовых, материальных, территориальных и трудовых ресурсов в условиях их ограниченности и возможных рисков.
Согласно организационно-управленческому подходу, "управление проектами – это совокупность принципов, методов, средств и форм управления организационным взаимодействием и организационными взаимоотношениями людей при решении специфических задач проекта" [2].

Таким образом, можно судить о целевой ориентации организации специальных мероприятий, согласно которой необходимо в условиях планомерного изменения конкретного объекта управления добиться таких результатов, которые заранее установлены и определены объемом расходования имеющихся финансовых средств и материальных ресурсов. Вместе с тем комплексность организации специальных мероприятий предполагает необходимость реализации связанных между собой мероприятий, которые преследуют одну стратегически важную цель, которая должна быть достигнута в течение заданного промежутка времени.

Следовательно, организация специальных мероприятий соответствует концептуальной схеме задач управления проектами.

Концептуальная схема задач управления проектами

Таким образом, специальное мероприятий и событие должно проводиться с помощью ряда методов и приемов. Сущность каждого события выражается через комплекс сюжетно-художественных мероприятий, реализованных с помощью специального технического оборудования, включая светотехнику, музыкально-звуковое сопровождение, компьютерные и спецэффекты, а также задействованных артистов, ведущих и технического персонала. Следует отметить, что специальные события отличаются неповторимым и уникальным для каждого из них сценарием, по которому проводятся мероприятия в рамках события с учетом взаимодействия с окружающей обстановкой, контакта со зрителями и участниками события, а также согласно запланированной программе мероприятия.

Следует отметить, что программы специальных событий и мероприятий формируются для достижения конкретной цели, поставленной перед организаторами, поэтому очевиден уклон в сторону прикладных аспектов событийного менеджмента. В связи с этим, объективным представляется использование проектного подхода к организации и проведению специальных событий.

Специфика управления проектами в event-индустрии обуславливается конкретными целями организации и проведения событий, что предполагает процессно-ориентированный подход к управлению планированием, проведением и реализацией специальных мероприятий.

Виды специальных мероприятий

Виды специальных мероприятий представлены на рисунке.

Виды специальных мероприятий

Событийный менеджмент заключается в подготовке, организации и проведении таких мероприятий, поэтому управление проектами в событийной сфере направлено на обеспечение комплексного характера проведения специальных мероприятий. Ключевым аспектом для управления в событийной сфере выступает определение характера специального события, уточнение формального и фактического повода проведения события, а также обозначение функциональных особенностей планируемого события. В соответствии с проектным подходом к управлению подготовкой и проведению специальных событий цели и задачи организации таких событий должны соответствовать сути события, его характеру и поводу, по которому планируются конкретные мероприятия.

Типы специальных событий

В зависимости от характера мероприятия, можно выделить следующие типы событий, которые представлены в таблице.

Типы специальных событий

Тип событий

Характеристика

социально-ориентированные события

спортивные мероприятия и соревнования, праздники, пропаганда, массовые гуляния, музыкальные выступления, концерты;

деловые события:

семинары, выставки, конференции;

благотворительные события:

сбор средств, открытие фондов;

особо-значимые события:

годовщины, церемонии, поздравления, открытия социальных объектов, торжества;

рекламные и маркетинговые события:

акции, распродажи, открытие новых торговых точек и т.п.

Управление специальными событиями и мероприятиями

Схематично, ключевые аспекты event-менеджмента представлены на рисунке.

аспекты event-менеджмента

Особенности управления в event-индустрии во многом предопределяются необходимостью вложения значительных средств в организацию и проведение любого мероприятия, при этом помимо финансовых затрат следует учитывать потребность в интеллектуальных, материальных и человеческих ресурсах для проведения специального мероприятия. Также нужно принимать во внимание ограниченный промежуток времени, в течение которого нужно подготовить и провести специальное мероприятие. Следовательно, процедуры управления в событийной сфере требуют проектно-ориентированного подхода, в соответствии с которым определяется конечная цель проведения специальных событий, формулируются задачи проведения проекта, а также планируются методы и способы достижения запланированного восприятия события обществом и целевой аудиторией.

Поскольку событийный менеджмент предполагает получение конкретного эффекта от проведения мероприятий, то очевидна необходимость обеспечения должного влияния на целевую аудиторию специального события. Влияние на аудиторию достигается через учет потребностей и интересов заинтересованных общественных групп. Следует отметить, что случайные или внезапные мероприятия не относятся к событийному менеджменту, так как происходят без должной подготовки и организационных мер по их обеспечению.

Управление специальными событиями подразумевает только специальным образом подготовленные и проведенные мероприятия, которые были организованы по конкретному поводу, в связи со общественно-значимым событием или по случаю памятной даты.

По своей сути, событийный менеджмент основан на планировании, организации, контроле и управлении комплексом мер, связанных с проведением специального события.

Целью управления специальным мероприятием изначально выступает обеспечение исключительного и неповторимого характера данного события и связанных с ним мероприятий.

Интерпретация данной цели предполагает получение от общества и целевой аудитории ожидаемого отклика и общественного резонанса, который планируется в ходе подготовки мероприятий.

Достижение целей и решение задач, стоящих перед организаторами специального события, в рамках управления проектом в событийной сфере обеспечивается оригинальной подачей идеи события целевой аудитории, концептуальным представлением события, а также за счет донесения информационного сообщения общественным группам, в интересах которых проводится событие. Кроме того, необходимо учитывать, что разные способы подачи и представления ключевой идеи события должны соответствовать сути события и не противоречить концепции события или отдельных мероприятий в рамках такого события.

Концептуальное представление события зависит от масштабов планируемых мероприятий, однако, непосредственная подготовка и организация события производится в зависимости от выбранного варианта разработки концепции события и относящихся к нему мероприятий. В целом, событийный менеджмент предполагает три варианта разработки события и мероприятий:

  1. Концепция планируемого события разрабатывается специалистами-организаторами, которые исходят из какой-либо креативной идеи.
  2. Концепция планируемого события формируется под конкретного заказчика, который путем проведения данного мероприятия планирует достичь и реализовать какие-либо собственные цели, стоящие перед ним в данный момент времени.
  3. Концепция специального мероприятия изначально была проработана его непосредственным организатором и главным спонсором, который затем ищет подрядчиков для его проведения.

Первый вариант предполагает, что организаторы события отталкиваются от конкретной идеи события, под которую ищут спонсоров для финансирования проекта, нанимают артистов, технический персонал и осуществляют технологическую подготовку проекта. Второй вариант соответствует обратному процессу, когда основной спонсор мероприятия выступает заказчиком события и финансирует организацию события полностью или в значительной степени. Следует отметить, что первый вариант в большей степени отвечает потребностям небольших по масштабам событий, тогда как второй вариант соответствует крупным мероприятиям, связанным с наиболее общественно-значимыми проектами. Третий вариант характерен для крупных компаний.

Выводы

Особенности управления проектами в event-индустрии обусловлены изначально проектным характером специальных событий, поэтому такой подход оправдывает себя в достаточной степени, чтобы являться эффективным в современных условиях. Комплексный подход к организации и проведению специальных событий предполагает использование проектного механизма и целевой ориентации при подготовке и проведении события, что отражается в строгом ограничении начала и завершения проекта. В соответствии с этим, управление проектом по организации события должно начинаться с формулирования ключевых целей и задач, которые должно решить предстоящее событие. Согласно стоящим перед событием целям определяется сложность мероприятий, сценография, обеспечение и финансирование. Успешность события оценивается по итоговым результатам и зависит от того, был ли достигнут планируемый результат, поставленные цели или нет.

Характер управления проектами в рамках организации и проведения специальных событий в социально-культурной сфере предполагает невозможность обособленного существования проектов, так как очевидна необходимость постоянного управленческого воздействия, которое должно быть тесно связано с внутренней структурой планируемого события и выделенными на его реализацию ресурсами. Концепция управления специальными событиями и мероприятиями в современных условиях во многом основана на взаимодействии с внешней средой, поэтому подготовка и организация специальных событий осуществляется в условиях, когда проект не возникает самостоятельно, а является следствием процессов, протекающих во внешней среде. Условия среды, в которой реализуется проект по организации специального события, предполагают обязательное наличие конкретных целей у данного события, достигнуть которые входит в первостепенную задачу организаторов и заказчиков события. Управленческая деятельность в рамках проекта организации специального события осуществляется в условиях комплексной реализации функций управления, что предполагает комбинаторный характер согласования целей и задач специального события.

Особенности управления проектами в event-индустрии обусловлены внутренним содержанием специальных событий и характером их проведения, которые предполагают необходимость применения проектного механизма и целевой ориентации при подготовке и проведении события. Прямым отражением этого является строгое ограничение начала и завершения проекта по срокам. Управление проектами в событийной сфере означает необходимость первоочередного формирования системы целей и задач проведения события, в соответствии с которыми определяются предстоящие мероприятия, сценография, обеспечение и финансирование. Следовательно, по своему содержанию событийный менеджмент представляет собой комплексную программу управления проектом реализации конкретного мероприятия.

Литература

  1. Сондер М. Ивент-менеджмент: организация развлекательных мероприятий. Техники, идеи, стратегии, методы. – М.: Эксмо, 2010.
  2. Гонтарева И.В., Нижегородцев Р.М., Новиков Д.А. Управление проектами. – М.: Либроком, 2013.
  3. Шумович А.М., Берлов А.С. Рецепты организации мероприятий. – М.: Альпина Паблишер, 2013.