ODiplom // Туризм // 01.12.2018

Структура турфирмы

Автор: Андрей Нестеров

Рубрика: Туризм

Опубликовано: 01.12.2018

Библиографическое описание:

Нестеров А.К. Структура турфирмы [Электронный ресурс] // Образовательная энциклопедия ODiplom.ru

В статье рассматривается типовая организационная структура турфирмы, которая занимается оказанием услуг в сфере туризма, организацией поездок через туроператора.

Типовой набор услуг турфирмы:

  1. Услуги в области туризма, организация и участие в организации и эксплуатации отелей, турбаз, мотелей, услуги по организации экскурсий, обслуживание частных и деловых поездок, культурных, гастрольных, благотворительных и других мероприятий;
  2. Организация туристических поездок, командировок специалистов;
  3. Осуществление международной туристической деятельности в ближнем и дальнем зарубежье;
  4. Продажа авиабилетов на внутренние и зарубежные рейсы авиакомпаний различных стран;
  5. Реализация путевок в здравницы и дома отдыха.

Функции турфирмы вытекают из сферы её деятельности: предоставление населению возможностей отдохнуть во время отпуска.

Структура турфирмы

Пример структуры турфирмы

Согласно организационной структуре существует следующий характер связей между структурными подразделениями:

  • вертикальная связь соединяет иерархические уровни в организации и существует между генеральным директором, коммерческим директором и администратором;
  • горизонтальные связи – это связи между членами организации и существуют они между маркетологом, account-менеджером, главным бухгалтером, менеджерами по продажам, старшими менеджерами, кассиром, операторами по продаже авиа-билетов, визовой службой и курьером;
  • функциональные связи имеют в организационной иерархии направленность снизу вверх и выступают в форме совета или рекомендации и существует между маркетологом, account-менеджером, коммерческим директором и генеральным директором;
  • линейная связь, т.е. прямое руководство подчиненными в форме приказов и распоряжений, существует между генеральным директором и остальным персоналом фирмы включая коммерческого директора.

Большинство турфирм можно отнести к организациям механистического типа. Несмотря на то, что фирма имеет динамичное внешнее окружение, а специалисты обладают определенной долей свободы в принятии оперативных решений, существует жесткая иерархия власти, фирма характеризуется централизованным принятием решений на верхнем уровне управления генеральным директором и коммерческим директором.

Значительное количество турфирм являются индивидуалистскими организациями, так как сотрудники фирмы – это люди с определенными навыками, знаниями и квалификацией, которые работают в условиях свободного объединения. Также в турфирме активно используются различные мероприятия по повышению квалификации сотрудников, тренинги, обучающие программы и т.п., для стимулирования персонала применяется сложная система материальных и моральных поощрений и социальных выплат.

В соответствии с типовой организационной структурой в турфирме существует 3 уровня управления:

Структура управления турфирмы

Уровни структуры управления в турфирме

В турфирме существует иерархическая структура управления. Она характеризуется определенной предсказуемостью поведения членов организации, как во внутреннем общении, так и при контактах с внешней средой.

Информационным центром является директор, на котором замыкаются все информационные потоки: управленческий, финансовый, материальный.

Функции подразделений турфирмы согласно структуре управления

Генеральный директор – обеспечивает общий контроль и управление всеми отделами. Также непосредственно ему подчиняются главный бухгалтер, который доводит до его сведения всю финансовую информацию, account-менеджер и маркетолог, которые работают по утвержденным директором стратегическим планам на определенный период.

Коммерческий директор – в его задачи входит доведение управленческой информации от директора к администратору, текущее управление работой маркетолога и account-менеджера, взаимодействие с главным бухгалтером сбор ежедневной выручки, работа с партнерами турагентства за рубежом, определение цен на предлагаемые услуги и утверждение цен с генеральным директором, осуществление контактов с организациями, осуществляющими внешний контроль за работой агентства. Также в его функции входит представление еженедельных, ежемесячных и ежегодных отчетов о проделанной агентством работе генеральному директору и передачи генеральному директору исходящей снизу информации о деятельности компании.

Главный бухгалтер – осуществляет финансовый контроль всей деятельности организации, подготавливает финансовые отчеты и документацию.

Основной задачей маркетолога является исследование рынка туристических услуг, составление маркетинговых планов агентства на предстоящий период, разработка и организация размещения рекламы агентства.

Account-менеджер осуществляет работу по контролю за оказанием услуг клиентам агентства, осуществляет контроль за выполнением обязательств агентства перед клиентами, контролирует своевременность и качество оказанных услуг зарубежными партнерами, подготавливает сводный отчет об оказанных услугах генеральному директору. Таким образом, account-менеджер является своеобразным контролером работы агентства и позволяет директору получать две точки зрения о состоянии дел в агентстве, так как имеет возможность сравнить информацию, поступающую от account-менеджера и от коммерческого директора.

Основной функцией администратора является общее координирование работы офиса, т.е. он отвечает за организацию непосредственно процесса работы, он является передаточным звеном между коммерческим директором и сотрудниками офиса. Также он занимается распределением клиентов между менеджерами, чтобы не допустить избыточной загруженности одного их них и в то же время не допустить, чтобы неопытный менеджер стал работать с слишком требовательным клиентом.

Старшие менеджеры (2 человека), как более опытные, выполняют функции консультирования рядовых сотрудников и обслуживания VIP-клиентов.

Менеджеры по продажам (8 человек в период пика сезона отпусков и 4 человека в остальное время года) осуществляют все функции по обслуживанию клиентов.

Кассир – принимает деньги от клиентов, заполняет всю первичную бухгалтерскую документацию, составляет ежедневные кассовые отчеты, сдает выручку коммерческому директору.

Операторы по продаже авиа-билетов (2 человека) осуществляют работу с авиа-компаниями.

Визовая служба (2 человека) занимается оформлением документов, необходимых для выезда клиентов за рубеж.

Курьер выполняет различные поручения по доставке.

Все функции управления в конечном счете сосредоточены на директоре, как и информационные и финансовые потоки. Т.е. в организации применяется авторитарный стиль управления.

К преимуществам такой структуры турфирмы относятся:

  • осуществление постоянного контроля за выполнением всех этапов работы;
  • высокая квалификация персонала, профессионализм и большой опыт работы;
  • комплексная работа по оказанию туристических услуг;
  • индивидуальный подход к каждому клиенту;
  • высокое качество оказываемых услуг;
  • сотрудничество фирмы с партнерами, успешно зарекомендовавшими себя за рубежом.

Имидж организации формируется не только направленными на это мероприятиями. Качество оказываемых услуг, отношение персонала к работе и клиентуре имеет важное значение для имиджа.

Основными средствами формирования имиджа турфирмы являются:

  1. Оформление офиса, выставок, разработка макетов объявлений, фирменная эмблема турфирмы.
  2. Специально подобранная стилистика рекламных объявлений.
  3. Рекламные мероприятия. Презентации, на которых фирма демонстрирует свои проекты и дизайнерские решения.

Имидж фирмы создается длительной безупречной работой на рынке строительных услуг.

Корпоративная культура руководством компании рассматривается не как самоцель, а как весьма практичный инструмент достижения стратегических целей компании. Регулярно проводятся торжественные корпоративные мероприятия, капустники, различные соревнования, выезды на природу и т.п., поскольку формирование корпоративной культуры – одна из приоритетных задач в компании. У внутрикорпоративных мероприятий, проводимых в турфирме есть одна специфическая особенность: все сотрудники принимают активное участие в мероприятии и его организации.

Минимум два раза в год проводятся традиционные корпоративные мероприятия, в которых принимает участие весь персонал – день рождения компании, и Новый год, когда подводятся итоги года, оглашается список лучших сотрудников, что обеспечивает соревновательный дух. Участие сотрудников не обеспечивается приказным порядком. Это бессмысленно: человека нельзя заставить петь или танцевать.

Работать в коллективе туристического агентства – это, прежде всего, означает интересную работу и знакомство с интересными людьми. Весь коллектив обладает хорошим чувством юмора. Наличие именно этого светлого качества при сумасшедшем темпе работы особенно в пик сезона отпусков – просто жизненная необходимость.

Важной особенностью являются так называемые в компании "советы". Раз в 2-3 недели в четверг вечером за 2 часа до окончания рабочего дня весь коллектив прекращает работу пораньше и все собираются чтобы обсудить проблемы, вынести предложения по улучшению работы и т.п., иногда устраиваются тематические "советы", направленные на решение конкретной проблемы. Такое время выбрано не случайно: оно устраняет эффект "обязательности" в участии в "совете", если бы они проводились бы после работы в свободное время, то сотрудники бы думали, как бы побыстрее уйти домой, а не о том, что предложить директору. Таким образом сотрудники оказываются вовлечены в управление компанией.