ODiplom // Экономика // 07.12.2018

Товароснабжение магазина

Автор: Андрей Нестеров

Рубрика: Экономика

Опубликовано: 07.12.2018

Библиографическое описание:

Нестеров А.К. Товароснабжение магазина [Электронный ресурс] // Образовательная энциклопедия ODiplom.ru

Элементы комплекса коммерческих и внутритехнологических операций образуют систему товароснабжения магазина.

Товароснабжение магазина

Организация поставок в магазин

Первым элементом является процесс организации поставок, включая закупку и доставку товаров в магазин.

Организация товароснабжения в магазине осуществляется с учетом характера реализуемой продукции и в соответствии со структурой и спецификой реализуемых товаров. Например, в продуктовом магазине применяется различный подход к молочной продукции с небольшим сроком годности и вкусовым товарам, которые могут долго хранится в магазине.

В соответствии с этим, в магазине обычно применяется транзитная и складская форма товароснабжения. При транзитной форме доставка товаров в магазин осуществляется непосредственно от предприятия-изготовителя. Например, транзитная форма товароснабжения применяется в рамках поставок молочной продукции и хлебобулочных изделий. При складской форме поставки товаров в магазин производятся от оптовых предприятий.

Анализ поставщиков магазина проводится в соответствии с критериями оценки уровня организации товароснабжения розничного предприятия по пятибалльной шкале.

Критерии оценки поставщиков

Для этого используют 7 показателей:

  1. Скорость выполнения заявок на поставку,
  2. Возможность экстренных поставок по спецзаказам,
  3. Возврат товаров (некачественных, с дефектами, скорость возврата),
  4. Комплектование заявок номенклатурного и количественного перечня,
  5. Уровень предпродажного и постпродажного сервиса,
  6. Уровень товарных запасов поставщика
  7. Уровень цен поставщиков.

В таблице представлен пример расчета рейтинга поставщиков магазина.

Рейтинг поставщиков магазина по критериям товароснабжения

Критерий выбора поставщика

Наименования поставщиков

ХЛЕБ

ДОЛИНА

БАФ

1. Скорость выполнения заявки поставщиком, начиная от момента отправки заявки до фактического получения товаров

4,8

3,8

4,5

2. Возможность экстренных поставок по специальным заказам

4,6

3,7

2,8

3. Возможности возврата некачественных товаров, товаров с дефектами, испорченных товаров и т.п., а также скорость такого возврата

4,2

4,3

4,8

4. Возможность комплектования заявок различного номенклатурного и количественного перечня

5

5

5

5. Предпродажный и постпродажный сервис

3,7

4,8

4,5

6. Уровень товарных запасов поставщика

4,8

3,2

4,5

7. Уровень цен

4,5

4,1

4,5

Итого:

31,6

28,9

30,6

Ключевым фактором выбора компании "ХЛЕБ" в качестве партнера по поставкам продукции является оптимальный режим поставок, возможность организации внеплановой поставки, а также поддержание стабильного уровня цен и качества товаров, поставляемых в магазин. Компания "БАФ" является важным поставщиком из-за выгодных условий поставок продукции. Компания ДОЛИНА" характеризуется как менее выгодный поставщик, поэтому следует рассмотреть возможность поиска другого поставщика с аналогичным ассортиментным перечнем.

Вместе с тем, в приведенном примере рейтинг поставщиков магазина по критериям оценки организации товароснабжения свидетельствует о сбалансированном выборе поставщиков. По итогам оценки можно определить, что уровень организации товароснабжения в магазине соответствует среднему уровню по каждому из поставщиков.

Организация поставок в магазин не носит одномоментного характера, напротив, процесс осуществляется на регулярной основе по мере возникновения потребности в пополнении товарных запасов в целях обеспечения бесперебойной и непрерывной торговой деятельности по розничной реализации товаров. Товароснабжение организовано таким образом, чтобы процесс поставок был постоянным по каждой группе товаров, которые реализуются в магазине.

Взаимоотношения между магазином и поставщиками определены в заключенных договорах на поставку товаров. Поставки товаров осуществляются по мере возникновения потребности в конкретных товарах в магазине на основе формируемой заявки в соответствии с заключенными договорами. Заявки в магазине формируются регулярно и служат основанием для поставок, позволяя контролировать объемы товарных запасов в зависимости от текущего наличия тех или иных товарных позиций на складе магазина. Интервал поставок зависит от номенклатуры реализуемой продукции, в среднем, он составляет 1-3 дня для продуктовых магазинов и 7-14 дней для непродовольственных магазинов в зависимости от группы товаров и поставщика. Таким образом, в зависимости от номенклатуры в магазине поставки товаров могут быть основаны на принципе регулярных и/или нерегулярных поставок, в соответствии с которым по мере возникновения потребности в конкретной продукции в магазине формируется заявка поставщикам на конкретные товарные позиции с указанием количества и типоразмеров по каждой из них. В отношении товаров, которые поставляются под заказ конкретных покупателей, в магазине формируются наряд-заказы поставщикам на конкретные товары. Перед отправкой наряд-заказ одобряется руководством магазина.

Вместе с тем, следует отметить, что практики твердого планирования товарных поступлений во многих непродовольственных магазинах нет, что обусловлено характером реализуемой продукции. В соответствии с этим, возможность организации постоянных плановых поставок фактически отсутствует. Намного лучше в этом плане ситуация в продовольственных магазинах с постоянным ассортиментом повседневного спроса, где есть возможность организации товароснабжения магазина на базе принципа плановых поставок от основных поставщиков.

Контроль поставок

Важным элементом системы товароснабжения магазина является контроль поставок. В магазине контролируется наличие накладных, сопроводительных документов, сертификатов соответствия и прочих документов, а также непосредственное выполнение поставщиками договорных обязательств. Контрольные функции выполняет директор магазина (или другое ответственное лицр), опираясь на сообщения продавцов о своевременном выполнении или невыполнении поставщиками обязательств по поставкам. При этом возможности активного воздействия на поставщиков у небольших магазинов отсутствуют в силу небольшого размера предприятия. Основным методом, к которому прибегают в небольших магазинах, является поиск и отбор наиболее надежных поставщиков продукции. Если поставщик в течение некоторого времени систематически нарушает условия поставок, то руководство магазина расторгнет договорные отношения с таким поставщиком.

Приемка товаров

Следующим элементом комплекса операций товароснабжения розничного предприятия является организация процесса приемки и хранения товаров. В магазине процесс приемки товаров разделен на процедуры приемки товаров по количеству и качеству. Ответственными за проведение данных процедур являются продавцы, осуществляющие их согласно стандартным инструкциям.

Процедура приемки товаров по количеству в магазине сводится к традиционным методам, включающих сверку массы и количества фактически поступивших товаров, согласно ассортиментным позициям по номенклатурному перечню в счетах-фактурах, товарно-транспортых накладных и иных сопроводительных документов, предоставленных поставщиком. Процедура приемки товаров по качеству в магазине "производится в рамках проверки внешнего вида, сохранности товаров, целостности упаковки и соответствие товарной продукции установленным требованиям, а также указанным в сопроводительных документах показателям.

Приемка товаров

Приемка товаров по количеству в магазине осуществляется одним из двух способов:

  1. От товара к документу
  2. От документа к товару.

В первом случае, сначала отбирается товар, потом его количество сверяется с документами. Во втором случае, проверка по количеству начинается с перечня товаров в документации, когда каждая позиция по документам отыскивается среди отгруженной продукции. В зависимости от объема конкретной поставки и номенклатурного перечня продукции выбирается наиболее удобный способ, которым обычно является проверка от товара к документу. Проверка от документа к товару применяется в основном при небольших по объему поставках. В остальных же случаях проверка от документа к товару менее удобна, поскольку требует больше трудозатрат.

В операционно-функциональном плане приемка товаров в магазине включает в себя комплексную проверку количества, качества и наименования товаров, указанного в оформленной заявке или наряд-заказе, на предмет их соответствия фактически поставленному количеству товаров, их качеству и номенклатурному перечню. Первичным этапом является проверка наличия товарно-транспортной накладной, счет-фактуры и иных сопроводительных документов, включая спецификации и техническую документацию. Если такие документы отсутствуют, составляется акт, в котором указывают недостающие документы. Момент проведения проверки соответствует тому моменту, когда партия товаров от поставщика прибыла в магазин. Далее происходит проверка наименования товара, ассортиментных характеристик, наименования изготовителя и т.д.

Акт о приемке товарной продукции оформляется по форме №ТОРГ-1. Акт о приемке товаров применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора.

Основной целью процедур приемки по количеству и качеству выступает выявление возможных несовпадений в количестве или недостачи определенной позиции, а также качественных несоответствий товаров. В магазине практика приемки товаров сводится к тому, что если есть какие-то несовпадения в количестве или недостача товара определенной позиции, это помечается на товарно-сопроводительной документации, затем ставятся подписи обоих сторон. Однако коммерческий акт не составляется. При обнаружении недостачи позиции по документам, либо неприемлемом качестве товара, в товарно-транспортной накладной производится вычерк данной позиции, либо изменение количества принятой продукции. Данное исправление заверяется подписями обеих сторон, на накладной поставщика печать не ставится. Перепечатанная накладная доставляется в магазин со следующей поставкой товара, либо торговым представителем этой организации. Существует и другая система – в товарно-транспортных накладных поставщика есть колонка "фактическое количество", где указывается количество принятой продукции и напротив данного изменения ставятся подписи сторон.

Формализация обнаружения недостатков товарных позиций или фактического несоответствия документальным значениям сводится к двум основным возможным вариантам предъявления претензий:

  1. По явным недостаткам товара, упаковки, включая недостачу, пересортицу, отсутствие тары и другим физическим фактам – претензии предъявляются сразу в момент приемки товара и формализуются в стандартном порядке по процедурам приемки товаров по количеству и качеству;
  2. По скрытым или выявленным в процессе реализации недостаткам, дефектам, повреждениям и т.п. – в срок не позднее трех рабочих дней с момента фактической приемки товара.

В остальных случаях, действуют стандартные условия возврата товаров по гарантийным обязательствам поставщика.

Вместе с тем, каждый факт установления наличия как явных, так и скрытых недостатков, формализуется в виде актов, составляемых согласно претензиям по обнаруженным дефектам. Каждый акт, составляемый в письменной форме, подается поставщику в течение трех дней с момента его составления. Претензии по товару, поставляемому в специальной таре, предъявляются в течении 24 часов с момента передачи товара в магазине. Претензии, формализованные в виде актов, дополняются документами, которые необходимы в качестве приложения к акту, а в некоторых случаях документы об использовании продукции на месте в соответствии с фактическим ее качеством. В частности, акт о приемке товарной продукции по форме №М-7, отражающий выявленную в ходе приемки продукции недостачу и порчу единиц продукции.

Хранение товаров в магазине

В магазине хранение организовано в смежном с торговым залом складском помещении.

В рамках организации хранения товаров в магазине формируется два вида товарных запасов: рабочий и резервный. Рабочий запас – это товары для непосредственной продажи, находящиеся на рабочем месте продавца. Резервный запас – это товары для пополнения рабочего запаса, находятся они в подсобных помещениях магазина или в нижних ящиках прилавков.

В рамках нормирования товарных запасов в магазине применяются текущий запас, запас для выкладки на витрину, транспортный запас и страховой запас. Часто при организации товароснабжения магазины ограничиваются текущим запасом и страховым запасом. Текущий запас представляет собой постоянный запас товаров, подготовленных к продаже и предназначенных для бесперебойной работы магазина. Величина текущего запаса определяется произведением средней суточной потребности в товаре и интервала поставок товара. Страховой запас создается на случай непредвиденных отклонений в поставках товаров. Размер страхового запаса в магазине определяется в размере 10-30% от размера текущего запаса.

Фактический объем рабочего и резервного запаса определяется исходя из суммы текущего и страхового запаса, фактически, отражая сумму их общую сумму в соотношении 20% и 80% от общего объема текущего и страхового запаса магазина.

В таблице представлен пример расчета оптимального объема запасов метизных изделий в магазине.

Расчет оптимального объема товарных запасов метизных изделий

Показатель

Суточная потребность

Интервал поставок

Текущий запас

Страховой запас

Рабочий запас

Резервный запас

№ графы

1

2

3

4

5

6

Метод расчета

Исх. данные

1*2

3*30%

(3+4)*20%

(3+4)*80%

Значение

7542 руб.

7 дней

52794 руб.

15832 руб.

13725 руб.

54901 руб.

Нередка ситуация, когда в магазине не существует транспортного запаса, который должен создаваться на время превышения грузооборота над документооборотом. При организации товароснабжения магазина данный вид запасов товарной продукции не требуется, если поставки продукции осуществляются в соответствии с периодичностью оформления заявок и наряд-заказов. Например, исходя из потребностей в метизных изделиях, заявки оформляются за 5 дней до фактического возникновения потребности в продукции, а на случай возникновения задержки в магазине существует страховой запас.

Подготовка товаров к продаже

Следующим элементом комплекса операций товароснабжения магазина является организация процесса подготовки товаров к продаже. Учитывая характер реализуемой продукции, в магазине отсутствует практика предварительной распаковки и фасовки продукции, так как поставляемые поставщиками товары уже подготовлены к продаже. Основным элементом подготовки товаров к продаже в магазине выступает осуществление торгово-технологических операций, включая оформление ценников, товарную выкладку и т.д. Следует отметить, что все продаваемые товары в магазине должны быть оснащены ценниками, которые содержат:

  1. Наименование товара;
  2. Производитель товара;
  3. Единица измерения;
  4. Цена за единицу;
  5. Печать организации.

В целом, комплекс операций по подготовке товаров к продаже в магазине включает в себя общие и специальные процедуры:

  • к общим процедурам относятся распаковка, сортировка по производителю, весу, типу упаковки, проверка правильности обозначения цен, укладка на стеллажи;
  • специальные процедуры включают в себя комплектацию и в случае необходимости расфасовку товаров, что наиболее характерно, для товаров, поставляемых в специальной таре (натуральные прикормки, приманки и др.).

Таким образом, можно сделать вывод, что организация товароснабжения в магазине должна соответствовать масштабам деятельности предприятия и отвечать условиям, в которых функционирует магазин. Вместе с тем, следует отметить, что организационный, технологический и функциональный уровень организации комплекса операций по товароснабжению магазина соответствует базовым принципам организации товароснабжения. На предприятии должны в полной мере учитываться факторы, определяющие организацию товароснабжения, на основе которых магазин формирует долгосрочные хозяйственные связи с несколькими поставщиками реализуемых товаров.