Каталог рефератов Найти реферат В помощь студентам

Документационное обеспечение управления

Добавлено: 13.05.2012

Рубрика: Менеджмент

Дипломная работа на тему: Документационное обеспечение управления.


Содержание

Введение 4

1. Краткая характеристика ООО "РДВ-медиа" 12

1.1 История создания ООО "РДВ-медиа" 12

1.2 Структура ООО "РДВ-медиа" 14

1.3 Региональное развитие ООО "РДВ-медиа" 17

2. Организация службы ДОУ в ООО "РДВ-медиа" 20

2.1 Организация документооборота 20

2.2 Документы, определяющие организацию делопроизводства в ООО "РДВ-медиа" 30

2.3 Порядок работы с входящими документами 32

2.4 Порядок работы с исходящими документами 35

2.5 Регистрация документов 36

2.6 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 39

2.7 Организация контроля исполнения документов 42

2.8 Составление номенклатуры дел 46

2.9 Формирование дел 48

3. Совершенствование документационного обеспечения 52

3.1 Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения ООО "РДВ-медиа" 52

3.2 Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации. 56

3.3 Совершенствование организации документооборота путем создания архива 62

Заключение 71

Список использованной литературы 73

Приложения 76

Внимание! Текст данной работы не является уникальным и не сможет пройти проверку в системе Антиплагиат у преподавателя без дополнительной доработки.

Настоятельно рекомендуем повысить уникальность данного текста до нужного вам процента перед сдачей. С Antiplagius для этого достаточно 5 минут.

Далее

Введение

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами – это часть производственной культуры, являющейся важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота – такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю, который теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на хранение.

Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной темы дипломной работы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Целью написания дипломной работы является анализ организационного обеспечения деятельности Общества с ограниченной ответственностью "РДВ-медиа", а также разработка и внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Дипломная работа состоит из введения, трех частей, заключения и приложений.

В ходе дипломной работы рассматривались структура, количественные характеристики документооборота, движение входящих, исходящих и внутренних документов. Изучался процесс создания организационно-распорядительных документов. Анализировался порядок формирования и организация хранения документов.

Во введении дипломной обосновывается актуальность темы, определяются цели, задачи, структура работы. В первой главе представлена общая характеристика организации ООО "РДВ-медиа", направления деятельности, структура. Вторая глава представляет схему работы с документами в данной организации. В третьей главе содержатся выводы, заключенные в ходе изучения организационной деятельности работы с документами Компании ООО "РДВ-медиа".

При написании настоящей дипломной работы были использованы документы, регламентирующие организацию документооборота ООО "РДВ-медиа".

1. Краткая характеристика ООО "РДВ-медиа"

1.1 История создания ООО "РДВ-медиа"

Общество с ограниченной ответственностью "РДВ-медиа" – является юридическим лицом по законодательству Российской Федерации, является членом гильдии издателей периодической печати и осуществляет свою деятельность на коммерческой основе. Днем рождения издательского дома считается 6 октября 1992 года (выход в свет первого номера газеты "Работа для вас"). Непосредственным предметом деятельности Общества является: осуществление редакционно-издательской деятельности, газет, журналов, а также других научных, технических, найчно-популярных и рекламных изданий, каталогов, проспектов и иной печатной продукции. Раньше аналогов "РДВ" в нашей стране просто не существовало, и даже на Западе объявления о вакансиях чаще всего публиковались в воскресных номерах ежедневных газет. Издательский дом был первопроходцем, все выстраивали с нуля – и схему привлечения рекламодателей, и службу продаж, и редакционную работу. Сами формулировали российский рынок классифайдовых изданий и в итоге создали уникальные продукты, с которыми трудно конкурировать. Со временем вырос большой издательский дом, который заботится не только о трудоустройстве читателей, но и об образовании и досуге. А в ближайшей перспективе планируется активно развивать интернет-ресурсы. Главная миссия издательского дома "РДВ-медиа" – помочь жителям мегаполисов ориентироваться в потоке информации. В какой бы ситуации ни оказался человек – будь то отдых, поиск работы или выбор учебного заведения – издательский дом протянет ему руку помощи, отсеит самое главное, интересное, полезное, чтобы читатель не тратил время впустую, а эффективно использовал каждую минуту своей жизни. В настоящее время издательский дом выпускает следующие печатные издания и интернет-проекты:

- Газета "Работа для Вас"

- Газета "Элитный персонал"

- Газета "Из первых рук"

- Журнал "Ваш Досуг"

- Журнал "Куда пойти учиться"

- Справочники и web-сайты различной тематики

С помощью этих изданий люди находят хорошую работу, строят карьеру, повышают квалификацию, интересно проводят досуг. А издательский дом… зарабатывает деньги.

Адрес издательства: 109004, Москва, Малый Дровяной пер., д.3, стр. 1.

1.2 Структура ООО "РДВ-медиа"

Подразделения и их функции.

1. Руководство Разработка и контроль исполнения стратегических и тактических планов по реализации стратегии развития компании.

1.1. Секретариат Документооборот, организационное обеспечение деятельности руководства

2. Департамент газетных изданий (ДГИ)

РЕДАКЦИЯ "Работа для Вас" и "Из первых рук" подготовка и выпуск газет "Работа для Вас" и "Из первых Рук", справочников по трудоустройству, подготовка статейных материалов, проведение горячих линий с читателями, ведение специальных проектов

РЕДАКЦИЯ "Элитный персонал" подготовка и выпуск газеты "Элитный Персонал", справочников по бизнес-образованию и рекрутменту

Отдел продаж "Работа Для Вас" (ОП РДВ) Продажа рекламных площадей в газете "Работа Для Вас" и др. изданиях.

группа по работе с кадровыми агентствами. Работа с кадровыми агентствами

группа консультирования. Прием звонков и консультирование клиентов по вопросам размещения рекламы

группа привлечения клиентов Привлечение новых клиентов, возвращение ушедших

группа обслуживания клиентов Ведение постоянных клиентов.

Отдел продаж "Элитный Персонал" (ОП ЭП) Продажа рекламных площадей в газете "Элитный персонал" и др. изданиях. Ведение постоянных и привлечение новых клиентов.

Отдел Интернет продаж (ОИП) Продажа рекламных мест на сайте "rabota.ru" и др. изданиях. Ведение постоянных и привлечение новых клиентов.

Отдел продаж "Из первых рук" (ОП ИПР) Продажа рекламных площадей в газете "Из Первых рук" и др. изданиях. Ведение постоянных и привлечение новых клиентов.

Отдел Интернет-проектов (ОИП) Разработка и поддержка интернет-проектов ДГИ (rabota.ru, e-personal.ru, iz1ruk.ru): программирование, верстка, разработка интерфейсов и дизайна, создание и размещение контента, поддержка пользователей по вопросам работы с сайтом

Отдел продвижения (ОПр) Реклама изданий.

Отдел маркетинга (ОМ) Контроль эффективности изданий и участие в разработке новых предложений клиентам

Отдел регионального развития (ОРР) Расширение и совершенствование сети региональных изданий, обеспечение финансового взаимодействия с региональными изданиями

3. Департамент журнальных изданий (ДЖИ)

РЕДАКЦИЯ "Ваш Досуг" Подготовка и выпуск журнала "Ваш Досуг". Планирование номеров, заказ материалов и фотоиллюстраций, создание флет-плана, редактирование текстов, верстка статей, создание макета номера, создание паспортов для отправки в типографию

РЕДАКЦИЯ "Куда пойти учиться" Подготовка и выпуск журнала "Куда пойти учится".

Заказ редакционных и рекламных материалов, фотоиллюстраций и рисунков, редактирование редакционных и рекламных материалов, подготовка информационных материалов, верстка статей, рекламных и информационных материалов, работа над макетом номера

Информационная служба (ИС) Сбор и занесение в базу данных информации для справочников и веб-проекта ucheba.ru

Отдел продаж "Ваш досуг" (ОП ВД) Продажа рекламных площадей в журнале "Ваш Досуг" на сайте "dosug.com" и др. изданиях. Ведение постоянных, привлечение новых клиентов

группа по работе с брендами.

группа рубричной рекламы.

группа спец. проектов

группа "Культура"

группа Интернет продаж

Отдел продаж "Куда пойти учиться" (ОП КПУ) Продажа рекламных площадей в журнале "Куда пойти учиться" и др. изданиях. Ведение постоянных, привлечение новых клиентов

Отдел Интернет-проектов" (ОИП) Техническая поддержка и разработки на сайте "dosug.com", "ucheba.ru

"dosug.com"

"ucheba.ru"

Отдел продвижения (ОП)

Группа по продаже билетов (ГПБ) Взаимодействие с поставщиками билетов

4. Финансовый департамент (ФД)

4.1. Бухгалтерия (бух) Ведение бухгалтерского и налогового учета

4.2. Кассовая группа (КГ) Расчетно-кассовое обслуживание

4.3. Финансово экономический отдел (ФЭО) Финансовое планирование, составление и контроль исполнения бюджета, управленческий учет, анализ.

5. Прочие подразделения

5.1. Административно хозяйственный отдел (АХО) Обеспечение подразделений мебелью, оргтехникой, канцтоварами. Поддержание порядка и чистоты в офисных помещениях и на территории предприятия.

5.2. Отдел эксплуатации и ремонта (ОЭР) Эксплуатация и устранение неисправностей инженерных сетей здания (электрика, сантехника, вентиляция, кондиционирование), проведение косметического ремонта помещений. Обслуживание лифта.

5.3. Отдел по работе с персоналом (ОП) Подбор персонала для предприятия и ведение кадрового делопроизводства

5.4. Юридический отдел (ЮО) Юридическое сопровождение деятельности предприятие

5.5. Производственный отдел (ПО) Подготовка и передача материалов в типографию. Набор, корректура, составление указателей, изготовление модульной рекламы, сканирование и цветокоррекция, общая верстка и пре-пресс изданий.

5.6. Отдел программно технических средств (ОПТС) Поддержка и развитие компьютерной и телефонной сети предприятия, программного обеспечения

5.7. Отдел контроля и аналитики распространения (ОКАР) Контроль распространения изданий выпускаемых ИД

5.8. Отдел приема рекламы (ОПР) Прием объявлений во все издания от клиентов лично подающих объявления, агентов, Рекламных агентств

5.9. Информационный отдел (ИО) Администрирование АСУ

5.10 Курьерская служба (КС) Доставка документов клиентам ИД

На момент корректировки дипломной работы подписывается приказ о создании Департамента "Образование" и просисываются его функции.

Структура организации указана в Приложении № 1

1.3 Региональное развитие ООО "РДВ-медиа"

Московский издательский дом "РДВ-медиа"" объединяет мощную корпоративную сеть изданий в 32 регионах Российской Федерации, где выпускается 43 издания силами сотрудников 28 региональных редакций.

Региональная сеть существует более десяти лет и представляет в городах России весь спектр газет и журналов издательского дома: "Работа для Вас", "Ваш Досуг", "Куда пойти учиться", "Элитный персонал", "Из первых рук". Основы региональной сети были заложены в 1995 году созданием редакций и выпуском газеты в городах Екатеринбург, Ижевск, Саратов, к которым в дальнейшем добавились такие крупные региональные центры как Санкт-Петербург, Новосибирск, Нижний Новгород и многие другие. Сегодня в большинстве городов России газеты "Работа для Вас" являются на региональных рынках лидерами в СМИ по тематике трудоустройства.

Основные цели и задачи, стоящие перед московским издательским домом, заключаются в поддержке и развитии бизнес процессов в регионах при активном взаимодействии с сотрудниками региональных редакций, внедрении передовых издательских технологий, продвижении бренда компании и изданий на региональных рынках.

ИМИДЖ КОМПАНИИ

Имидж компании складывается из истории ООО"РДВ-Медиа", идеологии, которой компания следует в жизни, а также соответствующих этой идеологии имиджевых характеристик.

Основываясь на своей идеологии, компания формирует и поддерживает имидж, складывающийся из следующих характеристик:

современная;

ориентированная на активную работу с клиентами;

профессиональная;

несущая социальную ответственность за собственную деятельность;

высоко оценивающая собственную деятельность.

2. Организация службы ДОУ в ООО "РДВ-медиа"

2.1 Организация документооборота

Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:

- обеспечение единого порядка документирования и работы с документами,

- совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

- функции, связанные с документированием управленческой деятельности:

- разработка бланков документов и обеспечение их изготовления,

- обеспечение изготовления документов, стенографирования,

- копирования и тиражирования документов,

- контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;

- функции, связанные с организацией работы с документами:

- установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации),

- обработка поступающих и отправляемых документов,

- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов,

- разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам,

- предварительное рассмотрение документов,

- контроль за исполнением документов,

- систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов,

- подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива,

- обеспечение защиты документной информации,

- организация работы с обращениями граждан;

- функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:

- разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству,

- проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов,

- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях,

- повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования u1080 и организации работы с документами,

- разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.

Несмотря на то, что ООО "РДВ-медиа" существует почти 15 лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2002 года. Документационное обеспечение управления в ООО "РДВ-медиа" осуществляется секретарем Генерального директора.

Должностная инструкция секретаря разработана руководителем отдела кадров на основании …?

Организация документооборота производится на основании "Инструкции по организации и ведению делопроизводства в ООО"РДВ-медиа", утвержденной 04.01.2003 г., нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, регламентирующих организацию документооборота ООО"РДВ-медиа".

К таковым относятся следующие документы:

- Конституция Российской Федерации.

- Гражданский кодекс Российской Федерации (части I и II).

- Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ "Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации" (с последующими изменениями).

- Федеральный закон РФ от 25.01.1995 г. "Об информации, информатизации и защите информации".

- Федеральный конституционный закон РФ от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

- Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. "Об электронной цифровой подписи".

- Федеральный закон РФ от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании".

- Закон Российской Федерации от 25.10.1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в ред. Федерального закона от 24.07.1998 г. №126-ФЗ).

- Основные требования к концепции и разработке проектов федеральных законов (утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.08.2001 г. № 576).

- Указ Президента Российской Федерации от 02.05.1996 г. № 638 "О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации".

- Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. № 1009 (с последующими изменениями)).

- Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 1547-р "О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и усилении исполнительской дисциплины".

- ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).

- ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации" (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. № 33).

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68).

- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

- Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299).

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10,2000 г.).

- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

- Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).

- Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).

В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. Законопроект "О документационном обеспечении управления" находится еще в стадии разработки и обсуждения.

Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая государственной архивной службой в 1988 г. "Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)".

В ГСДОУ изложены правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности, и правила организации работы с документами в организациях. Основная цель создания ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов". ГОСТ Р 6.30 разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Дата введения в действие – 1 июля 2003 г. Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартизации в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшими ГОСТами. При разработке стандарта на организационно-распорядительную документацию учтены изменения в законодательстве, опыт применения, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций, зарубежная практика стандартизации в области документации.

В 1998 г. был принят еще один документ: ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

На основании ГСДОУ и ГОСТов Федеральная архивная служба России (Росархив) и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разработал "Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", которая устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами (прием и отправка корреспонденции, учет и исполнение документов, осуществление контроля сроков исполнения документов, порядок группирования документов в дела и подготовки дел к сдаче в архив), а также правила составления и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.

Каждая организация на основе типовой инструкции разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.

Организация работы с документами в Компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, согласование и подготовку документов для подписания Руководителями организации, подготовку документов и передачу в архив.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организации.

Документационное обеспечение – важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота Компании понимается количество документов, полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

В процессе деятельности используются следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, инструкции. При осуществлении своей деятельности Издательство направляет письма для оперативной связи с другими организациями, органами власти и отдельными гражданами. При осуществлении своей деятельности Издательство издает и другие документы: планы работ, отчеты, графики, акты и др., перечень которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

Доставка документов в Издательство осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской и электронной связи.

Различают три основных потока документов:

- документы, поступающие из других организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

- документы, создаваемые в Издательстве и используемые сотрудниками в управленческом процессе (внутренние и организационно-управленческие).

С каждым годом наблюдается увеличение документов в организации

Документационное обеспечение управления

Следует отметить, что эти данные взяты из анализа дел хранящихся непосредственно в секретариате.

В Департаментах организации не ведется учет документации, в большинстве своем – это гарантийные письма от клиентов, на основании которых выставляется счет.

Исключение составляют Финансовый департамент (ведется регистрация выдачи справок) и отдела кадров (ведется регистрация приказов по личному составу).

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, постоянным возрастанием количества работников.

Документы изготавливаются на бумаги форматом А4 (210Х297 мм).

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ – это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности Компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Приложение № 2.

Бланк ООО "РДВ-медиа" не соответствует правилам установленным ГОСТ Р 6.30:

- не указана правовая форма организации;

- не указаны коды: ОГРН; ОКПО; ИНН; КПП;

- справочные данные смещены в правый нижний угол;

- расположение элементов не соответствует правилам;

- справочные данные смещены в правый нижний угол;

- нет ограничительной черты для реквизитов;

- нет ссылки на номер и дату входящего документа.

На основании этих замечаний, предлагается новый бланк организации для исходящих писем с учетом требований ГОСТ Р 6.30. Приложение № 3.

Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы Компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

- Организационные документы, которые регламентируют деятельность Компании (Устав, Положения о Департаментах, инструкции и т.п.);

- Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями Департаментов (приказы, распоряжения);

- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы в Компании оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название Компании, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD.

Секретарь Генерального директора контролирует правильность оформления документов в соответствии с требованиями инструкции.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов – докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника Компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д.

2.2 Документы, определяющие организацию делопроизводства в ООО "РДВ-медиа"

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна быть разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с заместителем Генерального директора по общим вопросам. В структуру инструкции по делопроизводству включены следующие пункты:

1. Общие положения.

2. Правила подготовки и оформления документов.

3. Требования к реквизитам документов.

4. Организация документооборота

4.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции

4.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

4.3. Организация контроля исполнения документов.

4.4. Поисковая система по документам.

4.5. Составление номенклатуры дел.

4.6. Формирование и оформление дел.

4.7. Экспертиза ценности документов.

4.8. Передача дел в архив.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Подразделения ООО "РДВ-медиа" осуществляют свою деятельность на основе "Положений" данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Ведет документооборот в компании ООО "РДВ-медиа" секретарь Генерального директора.

Также необходимо отметить, что в ООО "РДВ-медиа" присутствуют Учредительные документы – Устав Компании, в котором закреплены все основные моменты организации Компании (основные виды деятельности, цели и задачи), так как на протяжении деятельности Компании вносились изменения в Устав, это отражено документально. Существует Решение Учредителя об образовании ООО "РДВ-медиа", Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, свидетельство о записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

Рассматривая службу делопроизводства в ООО "РДВ-медиа" следует отметить, что отсутствует такая служба как архив.

2.3 Порядок работы с входящими документами

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО "РДВ-медиа" осуществляется централизованно секретарем Генерального директора (за исключением регионального отдела).

Входящие документы проходят в Издательстве следующие этапы обработки:

- Прием и первичная обработка документов;

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно возвращают.

Если указано структурное подразделение в адресе получателя, то оно передается без предварительно вскрытия.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

- адрес отправителя;

- время отправки и получения документа;

- при поступлении личных или доплатных документов;

- судебных документов.

- Предварительное рассмотрение и регистрация документов;

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется секретарем Директора, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

- Рассмотрение документов руководством Издательства;

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Секретарь Генерального директора обладает дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

Для этого существует классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Он введен для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

- Передача документов исполнителю;

После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал передается исполнителю, копия подшивается в дело. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Секретариат или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.

- Контроль исполнения и подшивка исполненных документов в дело.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества, поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций, эти письма не регистрируются и не хранятся,

Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

2.4 Порядок работы с исходящими документами

Обработка исходящих документов в ООО "РДВ-медиа" состоит из следующих операций:

- подготовка и оформление документа;

- подписание документа руководителем;

- регистрация документа;

- отправка исходящих документов.

Проект документа составляется исполнителем. Документ должен быть подготовлен в 2-х экземплярах, если он будет отправлен адресату по почте, и в одном экземпляре, если он будет отправлен по факсу.

Все исходящие внешние документы (письма, факсы) оформляются на бланке и регистрируются. Подготовленный документ передается исполнителем секретарю (для передачи на подпись Генеральному директору или заместителю Генерального директора). Перед передачей документа на подпись руководителю, секретарь генерального директора обязан проверить наличие необходимых виз, правильность оформления документа в соответствии с требованиями государственных стандартов. Неправильно оформленные документы, возвращаются исполнителю на доработку. После подписания исходящий документ передается секретарю для регистрации. Отправляемые (исходящие) документы регистрируют в день подписания (утверждения). Приложения к исходящим документам не регистрируют.

Исходящие письма без регистрации отправке не подлежат. При направлении документа более чем в четыре адреса документ принимается вместе со списком рассылки. Исходящие документы отправляют по почте, факсу или с курьером. Отправленные по почте документы печатаются в двух экземплярах. Оригинал – отправляется адресату, копия подшивается в дело. Документы, отправляемые по факсу печатаются в одном экземпляре на черно-белых бланках (для факсов) и после отправки факса, подшиваются в дело.

Письма повышенной важности отправляются заказным письмом либо курьером, в этом случае к оригиналу прикладывается ксерокопия, на которой адресат ставит отметку получения, затем этот экземпляр подшивается в дело и хранится в секретариате.

2.5 Регистрация документов

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения".

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. ООО "РДВ-медиа" придерживается такой модели регистрации документов, все письма, содержащие важную информацию, регистрируются в Секретариате. Исключение составляет бухгалтерия, которая имеет свою регистрацию на выдаваемые справки и Отдел кадров, где также ведется своя регистрация приказов по личному составу

В ООО "РДВ-медиа" регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь Генерального директора разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. Журнал существует в электронном виде в программе Excel, где каждая страница является отдельным журналом регистрации документов (входящие, исходящие, приказы, распоряжения, доверенности, командировки, договора, служебные записки).

На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов ООО "РДВ-медиа" осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов:

Документационное обеспечение управления

Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу "название вида документа".

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен одним или несколькими реквизитами из следующего списка:

- Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата

- Срок исполнения;

- Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);

- Исполнители;

- Ход исполнения

На исходящих документах Компании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. Так как требования к оформлению являются рекомендательными, а а система регистрации документов в Компании ООО "РДВ-медиа" централизованна, то на исходящем документе проставляется только порядковый номер и дата документа. Регистрация исходящих документов ООО "РДВ-медиа" ведется в электронном журнале, содержащем следующие графы:

Документационное обеспечение управления

В Компании регистрацией внутренних документов занимается также секретарь Генерального директора. Сюда входят все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, зам. Ген. Директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности, Распоряжения, Доверенности, Договора и Командировочные удостоверения.

ООО "РДВ-медиа" имеет в своем составе дочерние предприятия, территориально находящиеся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих предприятий, регистрируются как входящие.

2.6 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

- Приказ по основной деятельности

Приказ по основной деятельности – распорядительный документ Издательства. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, совершенствования структуры и организации работы Издательства, финансирования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности и т.п.

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается Издательства.

Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ.

В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается ответственность за исполнение приказа в целом.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте приказа не предусмотрено иное. После регистрации приказ доводится до исполнителей. Список сотрудников, которым передается приказ, определяется исполнителем приказа. Приказ передается сотрудникам Издания под подпись.

- Распоряжение

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый в Издательстве преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций.

Правила оформления и порядок работы с распоряжениями устанавливаются в соответствии с утвержденными правилами оформления и порядком работы с приказами.

Распорядительная часть распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ.

Распоряжения подписывают Генеральный директор, заместитель Генерального директора согласно их компетенции. Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

- Протоколы

- Протокол – организационно-распорядительный документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях.

Протоколы оформляются на бланке и содержат следующие реквизиты:

- наименование организации – автора документа;

- название вида документа (ПРОТОКОЛ);

- дата;

- регистрационный номер;

- место заседания;

- гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);

- заголовок к тексту;

- текст;

- подписи.

Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок – это название протоколируемого мероприятия и наименование коллегиального органа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть состоит из следующих реквизитов: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола; постановление (решение) печатается полностью.

- Служебные письма

Служебные письма готовятся, как ответы на запросы различных организаций, как инициативные письма, как сопроводительные письма к документам. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководства. По умолчанию срок составляет 10 дней.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля арабскими цифрами. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Текст письма строится по схеме: введение (основание для составление письма), доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме), заключение (выводы, предложения).

Докладная (служебная) записка

Докладная (служебная) записка – документ, адресованный руководителю организации и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Служебная записка составляется по инициативе автора или по указанию руководителя.

Служебная записка включает:

- название структурного подразделения;

- наименование вида документа;

- дату;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись (с указанием должности, фамилии и инициалов).

При необходимости, служебная записка согласовывается с руководителями заинтересованных структурных подразделений.

Подписывает служебную записку составитель.

2.7 Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Практическую работу по контролю осуществляет секретарь Генерального директора.

Контроль исполнения документов включает:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

- информирование руководства.

Документы ставятся на контроль Генеральным директором либо Зам. Генерального директора Издательства.

Документ, подлежащий исполнению, передается исполнителю секретарем Генерального директора. Распорядительные документы передаются под личную подпись.

При необходимости выполнения пунктов документа в различные сроки, по каждому пункту устанавливается свой срок исполнения. Изменение срока, отмена или приостановление исполнения производится лицом, установившим этот срок.

Контроль исполнения документов осуществляет секретарь Генерального директора.

В контрольные сроки исполнитель обязан предоставить в электронном виде или на бумажном носителе отчет о ходе исполнения документа секретарю Генерального директора. При невозможности исполнить документ в срок, исполнитель обязан указать в отчете причину невыполнения и предложить перенести срок исполнения.

Документ снимается Генеральным директором с контроля после его исполнения.

Приостанавливать исполнение документов, изменять срок исполнения, а также отменять их имеет право только Генеральный директор Издательства.

В ООО "РДВ-медиа" для ведения контроля исполнения используется компьютерная база данных в программе Microsoft Exсel, в которую заносятся все документы требующие исполнения. База данных по контролю содержит следующие графы:

Документационное обеспечение управления

Секретарь осуществляет следующие операции:

- формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;

- снятие документов с контроля.

После указания руководителя ООО "РДВ-медиа" о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита "заголовок" букву "К". Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

Затем исполнителю отдает оригинал (если это сулжебное письмо), копию подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению. К сожалению, в инструкции по документационному обеспечению ООО "РДВ-медиа" этот пункт не прописан.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов Компании, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ. Индивидуальные сроки устанавливает Генеральный директор или заместитель Генерального директора, обладающий правом подписи документов.

Следует отметить что основной поток документов в ООО "РДВ-медиа" рассматривает и подписывает заместитель Генерального директора по общим вопросам на основании доверенности.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – руководителями, которые их установили.

Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись "В дело" с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется, что нарушает правила контроля исполнения документов.

Ежедневно сотрудники Секретариата учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителями. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю для принятия экстренных мер.

В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.

Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов Компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.

2.8 Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления. Перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Как правило, предварительно составляется номенклатура дел структурного подразделения, лицом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, затем создается сводная номенклатура дел организации.

Так как документооборот компании сравнительно небольшой и у ответственных за ведение делопроизводства в отделах сотрудников имеется достаточный объем работы по профилю их подразделения, а также, как правило, сотрудники мало знакомы с правилами ведения делопроизводства, что является существенным минусом в организации документооборота компании. Дела компании хранятся в секретариате, а составлением номенклатуры дел занимается секретарь Генерального директора.

Рассмотрев номенклатуру дел организации ООО "РДВ-медиа", Приложение № 3, сразу возникает ряд пожеланий по ее усовершенствованию:

Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска, предназначена для обеспечения правильного формирования и учета дел в Издательстве.

Номенклатура дел Издательства утверждается Генеральным директором и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

При составлении номенклатуры дел ООО "РДВ-медиа" необходимо использовать положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие:

место составления;

на какой год составляется номенклатура дел;

названия разделов;

гриф утверждения;

гриф подписания.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделения.

Графы номенклатуры дел заполняют следующим образом.

В графе 1 проставляют индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел.

В графу 2 номенклатуры дел включают заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "Общая переписка").

Порядок расположения дел внутри номенклатуры дел определяется степенью их важности. В начале располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (приказы, распоряжения).

Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Издательства получают выписки соответствующих ее разделов.

Примерная форма номенклатуры дел, разработанная автором работы для ООО "РДВ-медиа" представлена в Приложении №4.

2.9 Формирование дел

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

В ООО "РДВ-медиа" формирование дел проводится по номинальному признаку – названиям видов документов (приказы, распоряжения, доверенности).

В работе по формированию дел в Издетельстве, секретарь придерживается следующих правил:

- помещать в дело только исполненные документы;

- группировать в дело документы одного календарного года (за исключением переходящих дел);

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- в дело не должны помещаться черновики, лишние экземпляры;

- дело не должно превышать 250 листов;

- при наличии в деле нескольких томов, заголовок дела проставляют на каждом деле с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дел проводится секретарем Генерального директора Издательства.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов, не нумеровать листы, заверительные надписи не составлять.

В структуре ООО "РДВ-медиа" до настоящего момента отсутствует такое подразделение, как архив. Дела хранятся в подразделениях (отдел кадров, бухгалтерия) и основная документация в Секретариате. За сохранность документов в делах отвечает секретарь Генерального директора.

Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства ООО "РДВ-медиа" обладает рядом небольших недостатков, которые проявляются в организации документооборота структурных подразделений. Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации, но так как объем документов не высок и основные хранятся в Секретариате и безпрепятственно выдаются руководителям структурных подразделений или сотрудникам с их разрешения, то вопрос об усовершенствовании документооборота в план развития Компании пока не входит.

Самым главным недостатком в организации документооборота Компании является отсутствие архива.

3. Совершенствование документационного обеспечения ООО "РДВ-медиа"

3.1 Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения ООО "РДВ-медиа"

В результате анализа системы документационного обеспечения управления ООО "РДВ-медиа" были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования работы с документами:

Было выявлено отсутствие службы документационного обеспечения управления, что сказывается на профессиональности и оперативности осуществления документооборота Компании. Из-за отсутствия специалистов данной области, просматривается явный недостаток нормативно-методической документации.

Рекомендуется уделить больше внимания Номенклатуре дел Издательства.

Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления. Основными правилами работы ведомственных архивов, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). Номенклатура дел составляется по установленной форме, в конце текущего года на следующий календарный год.

Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы Компании. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое "дело" в номенклатуре, в которое он должен быть помещен. Рекомендуемая Номенклатура дел приведена в Приложении № 5. А при переходе Организации на электронный документооборот, необходимо в номенклатуру дел включать все электронные документы и базы данных.

Не установлен порядок передачи документов на хранение в архив. Отсутствует экспертная комиссия по проведению экспертизы ценности документов, не разработано Положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации. В каждой организации должна быть экспертная комиссия. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на хранение на основе принятых критериев.

Цель проведения экспертизы – освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.

При разработке Положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру Положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:

- Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.

- Основные задачи экспертной комиссии.

- Основные функции.

- Права экспертной комиссии.

- Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором Компании.

В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:

- во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение;

- во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения проводится ежегодно. По результатам составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении документов и дел к уничтожению

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Дела включают в Акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Дела, предназначенные для уничтожения, могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени будут надлежащим образом утверждены и переданы в архив.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной сквозной нумерацией и составляется по установленной форме.

Опись дел составляется в двух экземплярах:

- 1 экземпляр передается вместе с делами в архив;

- 2 экземпляр прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии.

Обобщая, можно предложить следующий порядок подготовки документов к передаче в архив на хранения и для последующего использования:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел, подлежащих хранению в архиве;

- составление и оформление описей дел;

- передача дел в архив Издательства.

3.2 Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации.

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронной техники значительно повысилась эффективность. Различные программы, созданные специально для ведения делопроизводства значительно облегчают этот процесс.

Для такой крупной организации как ООО "РДВ-медиа", имеющей разветвленную структуру и филиалы на отдельных территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

С вступлением в силу закона об электронной подписи, стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.

Документооборот в организации ООО "РДВ-медиа" представляет собой систему, достаточно стандартную для отечественных крупных организаций. Управление компанией в принципе строится на нескольких типах документов – это организационно-распорядительная документация, входящие-исходящие письма, договоры, служебные записки и заявки. На их основе осуществляется внутреннее руководство, а также взаимодействие с внешними контрагентами, клиентами. Например, любой договор должен быть согласован с многочисленными службами Издательства – бухгалтерией, юристконсультом. Каждый согласующий имеет по регламенту в своем распоряжении три рабочих дня, но часто время согласования документов затягивается, создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов,

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- осуществление контроля за исполнением поручений;

- поиск документов.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

- на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

- какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

- какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисами Компании, эффективность сетевого взаимодействия;

- определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации. Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО "РДВ-медиа". Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

1. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

4. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

5. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

6. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

7. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится, например, как к визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек – важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система "Дело" или "Босс-референт") также позволит:

- Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса – вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять "узкие места" в документообороте и работе персонала;

- При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа – достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI – разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

3.3 Совершенствование организации документооборота путем создания архива

В связи с тем, что ООО "РДВ-медиа" достаточно крупная организация встал вопрос о создании архива. Архив создается на основании Положения об архиве. В Приложении № 4 рекомендовано Положение об архиве организации ООО "РДВ-медиа".

Положение об архиве – это документ, устанавливающий основные правила организации деятельности данного структурного подразделения. Если же архив представляет собой структурное подразделение в составе делопроизводства службы ДОУ предприятия, то в положении излагаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции данного структурного подразделения (например, отдела архивного хранения). Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из предписаний разд. 10 Основных правил работы архивов организаций. Примерный текст Положения об архиве государственного предприятия (организации, учреждения), разработанный в 1992 г., может быть взят за основу при подготовке проекта соответствующего документа, учитывающего специфику деятельности предприятия. При разработке Положения об архиве, принимаем во типовой текст Положения об архивном отделе.

Во время исполнения документы хранятся у исполнителя.

Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе секретариата до передачи в архив организации.

Способ хранения дел – шкафы, сейфы. Для обеспечения быстрого поиска на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел, дела располагаются на полках вертикально, на корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Расположение дел на полках должно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, и ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий архивом, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Если необходимо документ изъять из дела для временного пользования, на место документа сотрудник, ответственный за формирование и хранение дел, ставит лист-заместитель (рис. ).

Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение управления

Рис. Пример оформления листа-заместителя

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, где указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, расписка получателя и расписка о приеме после возвращения документов (рис ).

Карта-заместитель помещается на место выданного дела. После возврата дело ставят на место, а карта-заместитель изымается.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается только руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры, суда и т. д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подраделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Порядок передачи документов в архив ООО "РДВ-Медиа" рекомендуется установить в соответствие с "Основными правилами работы архивов организаций". Дела постоянного и долговременного хранения передаются в архив не позднее, чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В ходе подготовки к передаче дел из структурных подразделений в архив зав. архивом проверяет качество их формирования и оформления, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела производится сотрудником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел; дата приема-передачи дел и подписи сотрудника архива и лица, передававшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование картотеки включается в сдаточную опись.

Порядок передачи документов на государственное хранение

Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, после истечения сроков ведомственного хранения передаются на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация является источником комплектования (фондообразователь).

Передача документов постоянного хранения в государственный архив осуществляется в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива.

Документы передаются по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.

При первой передаче дел в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов в случае необходимости делают дополнения к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.

Передача дел производится поединично. На всех экземплярах описи делают отметки о приеме документов в государственный архив и оформляют акт приема-передачи дел.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического состояния документов.

При обнаружении дефектов об этом составляется акт, а устранение дефектов проводится силами организации.

Вместе с документами передаются 3 экземпляра описи и 1 экземпляр акта приема-передачи. Историческая справка о фондообразователе и архивном фонде состоит из трех разделов.

1. История фондообразователя.

2. История архивного фонда.

3. Характеристика документов архивного фонда.

В первом разделе отражаются в хронологической последовательности следующие сведения:

- распорядительные акты о создании, преобразованиях организации (ликвидации);

- крайние даты деятельности организации;

- задачи и функции организации, их изменения;

- масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

- изменения в названии и подчиненности организации;

- структура организации, ее изменения.

Во втором разделе исторической справки указываются:

- количество дел в фонде и крайние даты фонда;

- время поступления фонда в архив организации;

- изменения в составе и объеме фонда и их причины;

- степень сохранности документов.

В третьем разделе исторической справки приводится:

- обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию, наличию документов, выходящих за хронологические границы фонда;

- научно-справочный аппарат (НСА) к фонду;

- цель (цели) использования документов фонда.

При дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций организации, делаются дополнения к исторической справке.

Историческая справка представляется в государственный архив вместе с описью.

В исторической справке к архивной коллекции указывают сведения по истории создания коллекции, ее составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив.

Также рекомендуется разрабатывать электронное архивирование документов на ООО "РДВ-Медиа". Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования – бумажной или электронной – и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками – перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Также вносится в компьютер Номенклатура дел, она является самостоятельной таблицей в базе данных документов организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Заключение

Основной целью написания данной дипломной работы является анализ организации и технологии документационного обеспечения управления Общества с ограниченной ответственностью "РДВ-медиа" и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления.

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания Компании:

1. Следует разработать все необходимые нормативные документы для подготовки передаче дел в архив, Положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов,

2. Формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с заместителем генерального директора по общим вопросам);

3. Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством. Повысить требования к оформлению внутренних документов, поступающих из структурных подразделений на рассмотрение руководителю.

4. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.

6. Необходимо приступить к созданию архива для документов Компании.

7. Необходимо перейти к автоматизированной системе делопроизводства. Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов Компании позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания ООО "РДВ-медиа", значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании.

Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в Компании, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

Список использованной литературы

1. Андреева В.И.Делопроизводство: Практическое пособие. – 7-е, перераб. и доп. изд.-М.: Бизнес-школа"Интел-Синтез", 2000.-188с.

2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. В вопросах и ответах: Учеб. пособие.-2-е, испр. и доп. изд.-Ростов н/Д: Феникс, 2000.-318с.

3. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. – СПб.: Питер, 2007. – 272с.

4. Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие. – М.: Дело, 2002.-360с.

5. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере.-2-е, доп. изд.-М.: Strix, 1999.-224с

6. ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.

7. Правила оказания услуг почтовой связи. Утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 г. № 725.

8. ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1990

9. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. – М.: Главархив СССР, 1991.

10. Демин Ю. М. Делопроизводство и архивное дело. – СПб.: Питер, 2005.

11. Демин Ю. М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. – СПб.: Питер, 2003.

12. Квалификационный справочник должностей служащих. Утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37.

13. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.

14. Коссов И.А. Правовые требования к оформлению документов // Секретарское дело. – 1999. – № 2-3. – С. 16-21.

15. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С.3-5.

16. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО "Бизнес-школа "Интел – синтез" 2002 – 384 с.

17. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез" 2001 – 324

18. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 2000. №1. 3-5..

19. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. – М: Минтруд РФ, 2002.Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

20. Общероссийский классификатор управления документации ОК 011-93. – М.: Госстандарт России, 1995. С.1-6.

21. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов / Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. – М.: ВНИИДАД, 2003.

22. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения. Утвержден Росархивом 06.10.2000 г.

23. Пономарев И.Б. Конфликты в деятельности и общение работников органов внутренних дел. – М.: Академия, 1989. – 162 с.

24. Рогожин М. Ю. Организация делопроизводства предприятия. – М.: Изд-во РДЛ, 2004.

25. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Питер, 2007. – 192с.

26. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 г. № 68. – М., 2001.

27. Унификация текстов управленческих документов / Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. – М.: ВНИИДАД, 1998.

28. Фельзер А.Б., Миссерман М.М. Делопроизводство: Справочное пособие. – Киев, 1989.

Приложения

Примерное положение

об архиве организации "РДВ-медиа"

УТВЕРЖДЕНО

приказом

1. Общие положения

1.1. Документы ООО "РДВ-Медиа", имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на предприятиях. *

1.2. Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование докум ООО "РДВ-Медиа"ентов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждений.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица учреждений несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В ООО "РДВ-Медиа" для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы.

ООО "РДВ-Медиа" обеспечивают архивы необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив ООО "РДВ-Медиа" создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.5. В своей работе архив у ООО "РДВ-Медиа" руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы и настоящим положением.

1.6. Положение об архиве ООО "РДВ-Медиа" разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.

1.7. Архив ООО "РДВ-Медиа" работает по планам, утверждаемым руководством учреждения и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива ООО "РДВ-Медиа" осуществляет руководство ООО "РДВ-Медиа".

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу; **

2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников; **

2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации; **

2.4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;

2.5. служебные и ведомственные издания;

2.6. научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;

3.1.4. осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения;

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ;

3.2.2 разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;

3.2.3. составлять и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

3.2.6. Организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7.проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

3.2.8. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения;

3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения;

3.2.10. ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения.

4.2. запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность заведующего архива

5.1. Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

ИНСТРУКЦИЯ

ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ

I. Общие положения

1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее

производится приказом директора предприятия по представлению

4. Заведующий архивом должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива.

4.2. Единую государственную систему делопроизводства.

4.3. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации.

4.4. Структуру предприятия.

4.5. Правила хранения бланков строгой отчетности.

4.6..

4.7. Основы организации производства, труда и управления.

4.8. Законодательство о труде.

4.9. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.10. Правила и нормы охраны труда.

4.11..

5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:

5.1. Положением об архиве предприятия.

5.2. Настоящей должностной инструкцией.

5.3..

6. Заведующий архивом подчиняется непосредственно

(директору предприятия;.

иному должностному лицу)

7. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.

8. На время отсутствия заведующего архивом (отпуск, командировка, болезнь, пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового – к лицу, назначенному приказом директора организации.

9..

II. Должностные обязанности

Заведующий архивом:

1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.

2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).

4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.

6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

11. Составляет установленную отчетность.

12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.

15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.

16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.

17..

III. Права

Заведующий архивом вправе:

1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.

2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.

3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.

4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5. Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:

5.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.

5.2. О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.

6. Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.

8..

IV. Ответственность

Заведующий архивом несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4..

Должностная инструкция разработана в соответствии с

Руководитель структурного подразделения

(подпись) (фамилия, инициалы)

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен:

(подпись) (фамилия, инициалы)