Бизнес администрирование

Понятие и содержание бизнес администрирования

Бизнес администрирование, как составная часть науки управления, принадлежит категории административно-управленческой деятельности. Методология бизнес администрирования и применение рассмотренных моделей его организации в условиях работы предприятий и учреждений позволяет профессиональным управляющим принимать эффективные административные решения в рамках осуществления ими функций управления.

Вопросы эффективности деятельности управляющего и проблематика рационального бизнес администрирования имеют высокое значение в контексте специфики их методологии. Необходимость создания эффективных моделей организации делового администрирования вызвана развитием содержательно-технологического обеспечения предприятий в сфере профессионального управления.

Основной проблемой в данной области является тот факт, что даже опытные руководители, не всегда пользуются знаниями и умениями, адекватными тем задачам, с которыми они встречаются в своей профессиональной деятельности. Особенно явно данная проблема проявляется при попытках решения нестандартных управленческих задач. Это означает, что имеющиеся у руководителей знания формальны, умение эффективно применять их в практической деятельности не сформировано, а наличие трудового опыта не определяет однозначно высокого уровня управленческой компетентности.

Содержание бизнес администрирования определяется фундаментальными особенностями категории управления, которое представляет собой "особый вид профессионально осуществляемой деятельности, направленной на достижение определенных целей путем рационального использования материальных и трудовых ресурсов с применением определенных принципов, функций и методов" [1]. Основным фактором управления является профессиональный подход к его осуществлению, т.е. соответствие определенный внеиндивидуальным требованиям. Бизнес администрирование с точки зрения его внутреннего содержания определяется соответствием системе требований, которая является сущностной характеристикой данной категории.

В рамках данной статьи будем придерживаться подхода, что понятия "деловое администрирование" и "бизнес администрирование" являются синонимами.

В качестве общего определения делового администрирования как специфической деятельности можно привести следующее: "администрирование – это совокупность принципов, методов, средств и форм управления, которые разработаны и применяются с целью повышения эффективности управления организацией" [2]. Данный подход основывается на использовании категорий, определяющих внутреннее содержание делового администрирования как особого вида деятельности, и вполне соответствует определению понятия "управление". Однако, в данном случае не затрагивается необходимость профессионального осуществления административной деятельности.

Предлагается использовать иной подход, который сводится к внутреннему содержанию понятия:

Бизнес администрирование – это профессиональное осуществление управленческой деятельности через систему организационных инструментов, компетенций и подразделений с использованием совокупности принципов, функций и методов управления, при котором ответственность за выполнение управленческих решений спускается сверху вниз.

В данном случае, комплексный подход к определению сущности администрирования позволяет характеризовать данную деятельность в качестве системного явления, без которого не функционирует ни одна организация. В то же время, затрагивая аспекты ответственности, компетенции и методологии управления в целом, данное определение акцентирует внимание и на профессиональном характере бизнес администрирования.

Учитывая специфику делового администрирования, как особого вида профессиональной деятельности, следует учесть, что оно представляет собой деятельность профессиональных управляющих по осуществлению и реализации организационной политики в рамках управления организацией с целью обеспечить максимальную эффективность использования имеющихся у нее ресурсов.

Специфика бизнес администрирования в том, что это именно профессиональная деятельность.

Ориентация на конечную результативность позволяет предположить возможность использования любых управленческих инструментов для реализации задач, которые стоят перед профессиональным управляющим в рамках осуществления им делового администрирования.

Методика делового администрирования имеет в современных условиях важное значение и занимает существенное место в вопросах развития организаций и предприятий. Наряду с вопросами карьеры, трудоустройства, реализации внутреннего потенциала систематически обновляются и требования к управлению организацией с учетом экономического роста в целом и динамикой развития конкретных компаний.

Деловое администрирование органически сочетает в себе прямую управленческую деятельность, руководящие посты, ответственность, управленческие решения и документальное закрепление предпринимаемых действий с учетом профессиональной компетентности и компетенций управляющего. В результате, бизнес администрирование предполагает наличие в организации класса сотрудников, которые составляют бизнес-планы, занимаются разработкой стратегических и операционных решений, проводят специальные исследования и прогнозируют цели развития компании, работая таким образом на опережение конкурентов. Фактически, данные сотрудники, занимая руководящие посты на среднем и верхнем уровня организации, являются администрацией компании и выполняют функцию планирования и развития организации. Следовательно, деловое администрирование является исполнительной функцией системы управления организацией в целом, осуществляя распределение ресурсов, кадров, информационных потоков, финансовых средств и выполняя функции контроля за выполнением обязанностей подчиненными.

Структура бизнес администрирования на предприятии

Бизнес администрирование на предприятиях имеет несколько ветвей административной деятельности:

1. Проектно-производственный или технический уровень;
2. Человеческие ресурсы;
3. Коммерческий уровень;
4. Маркетинг, реклама и PR;
5. Планово-экономический уровень.

Для проектно-производственного или технического уровня характерно состояние, когда руководящие и административные должности занимают эксперты в той области, в которой работает организация, а непосредственное управление проектами осуществляется специалистами, которым делегированы соответствующие полномочия. Например, если организация занимается автомобилестроением, то основную часть административных должностей занимают техники, инженеры и специалисты в этой области. На данном административном уровне продвижение по карьерной лестнице происходит за счет добросовестной работы, учитывается инициативность специалиста и профессиональный вклад в деятельность организации.

Административный уровень человеческих ресурсов связан с управлением персоналом. Поскольку развитие карьеры в одной организации и пути достижения высоких должностей во многом зависят от масштаба компании и возможности повышать квалификацию работникам, то на данном административном уровне руководитель должен иметь высоко развитые управленческие и лидерские качества. Продвижение административного персонала происходит за счет оценки показателей управления персоналом и практики подбора, отбора и эффективного использования кадров.

Коммерческий уровень бизнес администрирования представляет собой особую ветвь управления, где работник может достичь карьерного роста до административного уровня начиная с низких позиций. Например, сотрудник без специального образования, поступив на должность продавца, в течении нескольких лет безупречной работы, имеет возможность в продвижении карьерного роста, от рядового сотрудника сбыта до руководящей должности этого отдела. Сотрудникам, демонстрирующим высокий уровень профессиональных навыков предоставляются возможности повышения квалификации, участия в семинарах, тренингах и т.п. за счет работодателя. В результате, продвижение административного персонала на данном уровне происходит за счет добросовестного труда, когда обычный работник имеет возможность приобрести образование, диплом и высокую должность, демонстрируя навыки коммерческой работы.

Административный уровень, связанный с маркетингом, рекламой и PR-деятельностью, является специфической ветвью исполнительной власти. Бизнес администрирование здесь могут осуществлять как профессионально подготовленные специалисты по управлению маркетингом, рекламой и PR-деятельностью, но не имеющие непосредственных навыков, как в случае с техническим уровнем, так и сотрудники, проработавшие в данных отделах несколько лет. В первом случае администрирование осуществляется профессиональными управляющими, которые, к примеру, подготовлены непосредственно для управления маркетингом. Во втором случае специалисты по маркетингу занимают руководящие должности, что часто сопряжено с дополнительным получением образования в сфере управления. В обоих случаях продвижение в рамках административного уровня осуществляется за счет эффективного использования управленческих навыков.

Планово-экономический уровень делового администрирования сопряжен с финансовой деятельностью, планированием, управленческим учетом и т.д. Административные должности в данной ветви исполнительной власти занимают специалисты в определенной сфере, а продвижение административного персонала происходит за счет повышения эффективности отдельных участков экономической деятельности организации.

Модель бизнес администрирования

Организация делового администрирования строится и функционирует по замкнутому управленческому циклу.

Цикл бизнес администрирования

В соответствии с данным циклом, управляющий инициирует реализацию конкретного административного указания, ставя определенную цель перед отделом организации или конкретным сотрудником. Далее реализуется комплекс действий, который приводит к конкретному результату. В зависимости от того, был этот результат положительным или отрицательным, следует вознаграждение или наказание за проделанную работу отдела или конкретного сотрудника. Поскольку деятельность организаций носит непрерывный характер, управленческое воздействие повторяется после завершения каждого цикла.

Модель бизнес администрирования основана на совокупности принципов администрирования, функций и методов управления, на основе которых вырабатываются правила, обеспечивающие эффективный процесс управления организацией.

Организация делового администрирования опирается на три базовых фактора, которые определяют административно-управленческую деятельность на любом уровне: власть, дисциплина и ответственность.

Данные факторы составляют первый уровень бизнес администрирования. Результатом реализации данных факторов является регламентированная административно-управленческая деятельность. Осуществление данной деятельности с учетом принципов администрирования и на основе использования методов и функций управления ведет к организации бизнес администрирования, что составляет второй уровень модели.

Модель бизнес администрирования

Факторы первого уровня бизнес администрирования

Наделение властными полномочиями означает закрепление за управляющим прав принимать решения, которые являются обязательными к выполнению его подчиненными. В соответствии с этим разрабатываются и реализуются управленческие решения, направленные на достижение поставленных целей.

Административные работники должны соблюдать управленческую дисциплину, не допуская отклонений от поставленных целей и следуя поставленным задачам. Фактически, это означает, что все принимаемые решения должны быть направлены на достижение целей организации, без рассредоточения имеющихся ресурсов на выполнение задач, имеющих меньший приоритет для организации или вообще не относящихся к интересам организации.

Ответственность принимать решения выражается в необходимости разработке обоснованных, логически объяснимых, ясных, последовательных и рациональных решений, направленных на достижение цели, а в случае неудачи отвечать перед вышестоящими сотрудниками исполнительных органов организации. Таким образом, решения должны приниматься на основе рациональных суждений человека, занимающего ответственную должность в организации, которая также дает возможность оценить все факторы, влияющие на достижение поставленной перед организацией целей.

Методы управления в бизнес администрировании

Классификация методов управления, применяемых в деловом администрировании, приведена в таблице.

Наибольшее значение в рамках организации делового администрирования имеют административные методы, которые сводятся к организационному и оперативно-распределительному воздействию.

Организационное воздействие включает в себя:

• организационное регламентирование – представляет собой организацию и утверждение норм и положений организации, деятельности предприятия и их первичных подразделений;
• организованное нормирование – заключается в разработке регламента, распорядка деятельности фирмы и её подразделений;
• организационно-методические инструкции – разработка рекомендаций по подготовке различных экономических, финансовых и других документов.

Оперативно-распорядительное воздействие выступает в виде прямых указаний, планов направленных на выполнение конкретных поручений исполнителями, системы контроля.

Функции управления в бизнес администрировании

Функции управления были впервые разработаны родоначальником административной школы управления Анри Файолем, который выделил пять исходных функций: "управлять означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать".

Существуют и иные перечни функций управления (см. таблицу).

Однако для бизнес администрирования наиболее удобным является подход, основанный на объединении существенных видов управленческой деятельности в четыре функции, каждой из них соответствуют определенные операции административной деятельности.

Данный подход позволяет существенно упростить с методической точки зрения систему функций административно-управленческой деятельности. Это вызвано тем, что часть составляющих административно-управленческой деятельности, которые другие исследователи выделяют в отдельные функции, представлены в виде операций, т.е. определенных действиях, которые управляющий должен выполнять в процессе реализации этих функций. В то же время данный подход, упрощая методическую основу функций бизнес администрирования, нисколько не "облегчает" практическую деятельность профессионального управляющего, так как означает необходимость выполнять те же действия, что и в других классификациях.

Принципы администрирования

Принципы администрирования также были впервые сформулированы Анри Файолем, который выдвинул следующие принципы, остающиеся актуальными и сегодня:

Управление и правила бизнес администрирования

Результатом комплексного применения принципов администрирования, функций и методов управления является эффективная организация бизнес администрирования, направленного на достижение поставленных целей посредством непрерывного управленческого воздействия. При этом организация делового администрирования подчиняется строгим правилам, которые обусловлены его внутренним содержанием.

Правила бизнес администрирования:

1. Чем лучше построена организация, тем больший результат она принесет.
2. В основе построения лежит стратегия.
3. Стратегия определяет структуру.
4. Работа подразделений и специалистов должна быть регламентирована положениями в подразделениях и должностными инструкциями.
5. Каждое подразделение и каждый человек в организации должен иметь работу, за которую отвечает только он.
6. Администрирование должно осуществляться на основе системы персональной ответственности.
7. Выполнению каждой работы должен соответствовать конкретный результат, и только он определяет полезность для организации данного подразделения и человека.
8. Положительный результат, с одной стороны, определяется эффективностью построения организации, а с другой стороны, компетенцией и мотивацией работников.
9. Установленный в организации порядок, никто, даже высшее руководство, нарушать не имеет права.

Организация бизнес администрирования на предприятиях

Организация делового администрирования основана на совокупности факторов и условий, определяющих данный процесс в рамках функционирования организации в целом, и персональных особенностей управляющего, который, являясь звеном исполнительной власти в организации, использует свои полномочия для реализации управленческого воздействия. В соответствии с этим, можно выделить объективные и субъективные детерминанты, т.е. фактор или элемент, обуславливающий то или иное явление, организации бизнес администрирования.

Схема объективных и субъективных детерминант бизнес администрирования

Объективные детерминанты принадлежат к объекту бизнес администрирования и не зависят от его субъекта, т.е. управляющего, который осуществляет процесс бизнес администрирования. Субъективные детерминанты относятся непосредственно к управляющему, который выступает носителем всех действий, совершаемых в рамках процесса бизнес администрирования и направленных на объект бизнес администрирования.

В таблице приведены объективные характеристики организации бизнес администрирования.

Объективно, организация делового администрирования направлена на обеспечение единства поставленных перед предприятием целей и задач с действиями руководства и распоряжениями, отдаваемыми структурным подразделениям. Учитывая возможности конфликтов, координация осуществляется посредством регламентирования всех решений на основе определенных показателей. При этом координатором выступает первый руководитель, который следует принципам целевой ориентации, должностным обязанностям, используя свои властные полномочия. Деловое администрирование подразумевает, что ответственность должна быть распределена для обеспечения эффективной деятельности организации. Сбалансированность единоначалия и персональной ответственности обеспечивается организационной структурой, которая должна быть ориентирована на рациональное, научно-обоснованное и эффективное функционирование организации. Контроль и проверка исполнения принятых решений должны осуществляться на постоянной основе, обеспечивая универсальность оценки деятельности подразделений в зависимости от объективных условий. Формальным контрольным органом должен выступать не сам управляющий, а специализированный отдел внутри организации.

Результатом воздействия объективных детерминант организации делового администрирования выступает эффективная административно-управленческая деятельность, позволяющая достичь всех поставленных задач за счет рационального использования имеющихся у предприятия ресурсов.

Решение задач и проблем управления определяется дихотомической природой регулярной управленческой деятельности, которая обуславливается достижением поставленных целей и преодолением возникающих препятствий.

"Задача управления – это ситуация наличия нормы и требований к ее реализации в конкретных условиях" [3]. Управленческая задача состоит в наличии управленческого решения и объективной необходимости его выполнения. Следовательно, решение управленческих задач в рамках делового администрирования сводится к реализации поставленной нормы в конкретных условиях работы организации.

В случае возникновения затруднений в рамках административной деятельности управляющий будет иметь четкое представление о том, что и как требуется сделать, чтобы деятельность из затруднения. Кроме того, в случае отсутствия готового решения управляющий располагает набором разработанных типовых регламентов, инструкций, положений, указаний и норм, который можно использовать для того, чтобы сформулировать управленческое решение.

Деловое администрирование в таких ситуациях носит регулярный характер, за счет чего обеспечивается выполнение задач общего плана, применимых к конкретным ситуациям внутренней и внешней среды организации. Таким образом, данный фактор организации делового администрирования напрямую влияет на обеспечение текущей административной деятельности, что позволяет решать стандартные задачи, которые стоят перед предприятием.

"Проблема управления – это отсутствие необходимой нормы при наличии требования получения необходимого результата" [3]. Управленческая проблема состоит в отсутствии готовых управленческих решений при отсутствии у административного работника представления о том, как нужно выйти из сложившейся ситуации.

Таким образом, проблема управления соответствует такому состоянию дел в организации, когда есть поставленная задача, есть конкретная деятельность, направленная на ее решение, но изменились условия деятельности. В результате, возникает отсутствие ясности в том, что нужно сделать для достижения конкретного результата.

Следовательно, решение управленческой проблемы в рамках делового администрирования заключается в нахождении такого управленческого решения, т.е. формировании новой нормы деятельности, которое позволит получить требуемый результат в изменившихся условиях. Фактически, решение проблемы состоит в ее сведении к задаче управления.

Субъективные детерминанты организации бизнес администрирования обусловлены организацией труда управляющего, его личными качествами и выполняемыми им функциональными ролями в системе административно-управленческой деятельности.

Организация труда управляющего основана на пяти принципах.

Принципы организации труда управляющего

Делегирование означает, что управляющий, осуществляя административную деятельность, передает своим подчиненным право самостоятельно решать определенные задачи. Фактически, данный принцип является определяющим в построении эффективно действующей организационной системы. Вместе с этим, он имеет субъективное значение, так как решение, какие именно полномочия делегировать своим подчиненным, руководитель принимает на основе собственных суждений, а не основе документов, регламентирующих распределение должностных обязанностей в организации.

Специализация предполагает разделение труда по функциям управления. Реализуя данный принцип, управляющий добивается повышения эффективности решения поставленных задач и реализации управленческих решений. В зависимости от принятых управляющим решений, процесс делового администрирования должен быть результативным, в противном случае, компетентность управляющего следует поставить под сомнение.

Параллельность направлена на одновременное выполнение рядом исполнителей различных операций процесса в рамках процесса делового администрирования. Реализация данного принципа позволяет распределить организационные ресурсы между подчиненными для диверсифицированного выполнения задач и решения проблем управления. В противном случае возникает ситуация концентрации подчиненных на выполнении одной задачи, что может быть использовано управляющим в рамках делового администрирования для реализации наиболее приоритетных управленческих решений, требующих срочного выполнения.

Пропорциональность позволяет осуществлять одновременное равномерное распределение объема работ с учетом их сложности для каждого работника. С точки зрения делового администрирования данный подход может также применяться для регламентирования ответственности за достижение отдельных целей, стоящих перед предприятием, за разными сотрудниками исполнительных органов организации. Данный принцип позволяет использовать компетентность не одного конкретного управляющего, а всех сотрудников администрации организации для осуществления наиболее рационального процесса делового администрирования.

Ритмичность сводится к качественному выполнению функций управления административными управляющими в пространстве и времени. За счет этого обеспечивается рациональное использование управленческих возможностей управляющих и не допускается злоупотребление административными полномочиями.

Личные качества управляющего, оказывающие субъективное влияние на организацию бизнес администрирования, рассматриваются с точки зрения профессиональной важности, что позволяет выделить организаторские, интеллектуальные, коммуникативные и мотивационно-волевые качества.

Совокупность личных качеств управляющего предопределяет характер делового администрирования, осуществляемого в организации. Учитывая, что субъективно в каждом человеке рассмотренные качества преобладают в разных пропорциях, "организация делового администрирования во многом зависит от личностных особенностей административных работников". В результате развивается особый стиль управления, характерный для конкретного управляющего. При низком уровне развития каких-либо качеств будет наблюдаться диспропорция в сторону регламентированного выполнения абсолютно всех решений, либо чрезмерного демократизма в субординационных отношениях.

Функциональные роли управляющего [4] распределены в трех областях: межличностные, информационные и роли принятия решений.

Функциональные роли управляющего в рамках делового администрирования представляют собой набор определенных поведенческих правил, соответствующих конкретной должности или конкретному сотруднику административного аппарата организации. При этом отдельный управляющий как самодостаточная личность может влиять только на характер исполнения функциональной роли, но не ее содержание.

Межличностные роли административного управляющего вытекают из его полномочий и статуса в организации и охватывают всю сферу взаимодействий с людьми. Информационные роли позволяют управляющему определять приоритетность информации в рамках делового администрирования. Только после принятия межличностных и информационных ролей, управляющие способен выполнять роли, связанные с принятием решений.

Отметим, что важность конкретных ролей управляющего зависит от специфики управленческих задач и проблем, с которыми он сталкивается в повседневной работе. В результате формируется структурная система ролей для каждого конкретного управляющего, что влияет на характер организации делового администрирования.

Выводы

Таким образом, можно сделать следующие выводы,

1. Бизнес администрирование представляет собой деятельность профессиональных управляющих по осуществлению и реализации организационной политики в рамках управления организацией с целью обеспечить максимальную эффективность использования имеющихся у нее ресурсов. Деловое администрирование на предприятиях имеет несколько ветвей исполнительной власти, которые охватывают все сферы экономической деятельности организации, что позволяет управлять функциональными подсистемами предприятия с учетом их принципиальных особенностей.
2. Бизнес администрирование имеет природу замкнутого управленческого цикла, который инициирует управляющий постоянно принимающий конкретные управленческие решений, подлежащие реализации его подчиненными. Согласно представленной в статье модели бизнес администрирования оно опирается на совокупность принципов администрирования, функций и методов управления, которые, в свою очередь, определяются административно-управленческой деятельностью, основанной на власти, дисциплине и ответственности. Правила организации делового администрирования позволяют обеспечивать эффективный процесс управления организацией за счет того, что управляющие принимают рациональные, обоснованные, конкретные и своевременные решения с учетом изменений во внешней и внутренней среде предприятий и учреждений.
3. Организация делового администрирования позволяет управляющим принимать взвешенные, конкретные и своевременные решения с учетом изменяющихся обстоятельств внутреннего и внешнего характера.
4. Cпецифика организации делового администрирования в современных условиях определяется совокупностью объективных и субъективных факторов, обуславливающих данный процесс в контексте функционирования предприятия в целом и персональных качеств управляющего, осуществляющего административно-управленческую деятельность. Объективные факторы включают в себя характеристики организации делового администрирования, решение задач и проблем управления, определяемые объектом делового администрирования. Субъективные факторы сосредоточены непосредственно вокруг управляющего, который является носителем всех совершаемых действий в рамках делового администрирования, и включают в себя организацию труда управляющего, его личные качества и функциональные роли в системе административно-управленческой деятельности.

Литература:

1. Дятлов А.Н., Плотников М.В. Общий менеджмент. – М.: ИНФРА-М, 2011.
2. Гончаров В.В. Ключевые элементы управления и их практическое значение. – М.: МНИИПУ, 2008.
3. Балашов А.П. Теория организации. – М.: Инфра-М, 2013.
4. Иванов А.В., Шимутина Е.Н. Деловое администрирование. – М.: АПКиППРО, 2009.
5. Веснин В.Р. Теория организации. – М.: Проспект, 2013.
6. Морозова И.Н. Эффективный управляющий. – Ростов н/Д: Феникс, 2012
7. Кузнецов Ю.В., Мелякова Е.В. Теория организации. – М.: Юрайт, 2013.
8. Добротворский И.Л. Менеджмент: Эффективные технологии. – М.: Приор, 2010