Понятие и виды информационных потоков в организации
Информационный поток в организации – это совокупность передаваемых внутри предприятия сообщений, которые необходимы для управления подразделениями и контроля деятельности сотрудников.
Информационные потоки в организации
Содержание потока определяется передаваемой информацией:
- управленческий – управленческие решения, приказы, распоряжения по всем административным подразделениям, руководящим работникам;
- экономический – вся информация о хозяйственной деятельности, экономических показателях и т.д.;
- финансовый – финансовые показатели, расчетная и бухгалтерская информация, а также иные данные, относимые к финансам предприятия;
- формализованный – любые данные, передаваемые в рамках действующих регламентов на периодической основе;
- отчетный – сведения передаваемые по итогам работы подразделений, отдельных специалистов и т.д., представленные в виде отчетов;
- юридический – сведения правового характера, контракты, претензии, рекламации и т.д.;
- технологический – все сведения, касающиеся технологических компонентов по основной деятельности предприятия.
Таким образом, информационные потоки охватывают перемещение приказов, распоряжений, отчетов, плановых документов, показателей работы, договоры, оперативную информацию, текущую переписку и т.д.
Схема информационных потоков в организации
Рассмотрим организацию информационных потоков на практическом примере. Допустим, есть молодое предприятие ООО "И-Мет", численность работников небольшая, основная сфера деятельности – проектирование зданий и сооружений из металлоконструкций.
Вследствие того, что ООО "И-Мет" является очень молодой организацией, и она находится в стадии развития, информационная система управления представляет собой сложный механизм взаимодействия людей в компании.
В молодых организациях превалирование неформальных связей над формальными зачастую создает проблемы в эффективном функционировании субъектов коммуникационного процесса. К таким проблемам относится отсутствие обратной связи в большинстве управленческих решений, принимаемых руководством.
Обычно данные проблемы не являются глобальными и не служат предпосылкой к возникновению кризисных внутрифирменных ситуаций. Поскольку массивы информации не велики, а информационные потоки не перегружены, организация функционирует вполне нормально. В будущем, руководство способно решить такие проблемы.
Схема информационных потоков организации ООО "И-Мет" представлена на диаграмме.
Схема информационных потоков организации
Характеризуя схему информационных потоков, необходимо выделить два основных типа коммуникационных процессов: внутренний и внешний.
Информационные потоки, связанные с внешним окружением ООО "И-Мет", делятся на четыре вида, за каждый из которых отвечает, помимо генерального директора, соответствующий руководитель компании (на рисунке выделено цветом). Особенность, существующая в компании заключается в большой нагрузке главного инженера при взаимодействии с внешним окружением ООО "И-Мет". Это связано, прежде всего, с деятельностью организации. Проектирование как вид деятельности согласно законодательству РФ подлежит лицензированию, соответственно решение вопросов связанных с получением лицензии, её оформлением помимо директора по общим вопросам должен решать, в том числе, и главный инженер. Большое значение имеет программное обеспечение, оборудование, на котором работают проектировщики, следовательно, и эти вопросы невозможно решить без согласования с главным инженером. Естественно, что в ходе непосредственно проектирования возникают различного рода технологические проблемы, которые требуют оперативного решения, а также взаимодействия с инженерами строительно-монтажных организаций, это также информация для главного инженера. Очевидно, что и взаимодействие с заводами изготовителями металлоконструкций по оперативным вопросам, не касающихся организации этого взаимодействия, а также финансовой стороны, целиком и полностью относятся в ведение главного инженера.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что в системе информационных потоков организации ООО "И-Мет" важнейшим звеном, наряду с генеральным директором, является главный инженер, выполняющий координирующую функцию.
Рассматривая внутренние коммуникации, стоит сказать, что данный тип коммуникаций можно отнести к всеканальному типу, который характеризуется децентрализованными группами, образующимися для решения сложных задач. Зачастую компании приходится выступать не только в качестве проектной организации, но и в качестве строительно-монтажной, а, иногда, и в качестве поставщика металлоконструкций, что, несомненно, является трудной и ёмкой задачей. Проведение таких переговоров довольно сложный процесс, требующий от руководителей знания не только своего продукта, но и детального представления о продуктах и услугах тех организаций, которые они представляют. Соответственно, необходимо обладать достаточными полномочиями для проведения таких переговоров, следовательно, децентрализация управления и делегирование полномочий являются необходимым условием успешного функционирования таких компаний как ООО "И-Мет".
Средства передачи информации по информационных потокам организации:
- телефонная связь,
- Интернет,
- почтовая связь,
- электронная почта.
Документооборот в компании организован в традиционном для российских предприятий стиле. Любой документ содержится как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Существуют журналы регистрации входящей и исходящей информации.
