Информационные технологии в управлении предприятиями

Задачи применения информационных технологий в системе управления предприятием

Функционирование систем управления в современных условиях хозяйствования требует высокого уровня информированности субъектов управления, что обеспечивается комплексом программных средств информационно-аналитического обеспечения. Информационные технологии – это совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления.

При этом управление предприятием охватывает значительное количество разных областей, сопряженных с производственными процессами предприятия. Применение информационных технологий в управлении ориентировано на повышение качества управленческой деятельности и опирается на методы аналитической работы в рамках реализации функций управления предприятием на всех уровнях.

Использование в управлении информационных технологий означает системное получение, анализ и накопление информации с элементами прогнозирования по вопросам, касающимся деятельности организации.

Информационные технологии в управлении охватывают все аспекты, связанные со сбором, обработкой, оценкой, анализом, представлением и передачей массивов информации, при этом результаты управленческой деятельности определяются информационным обеспечением руководящих работников и результативностью управления внутриорганизационными процессами на предприятии.

Задачи применения информационных технологий в управлении:

1. Сокращение времени на передачу информации, обработку данных и их представление пользователям;
2. Сокращение времени на подготовку и реализацию управленческих решений;
3. Оптимизация внутриорганизационных процессов и мероприятий за счет повышения качества управления;
4. Повышение эффективности процессов планирования, прогнозирования и проектирования;
5. Обеспечение информационной безопасности предприятия.

Функции информационных технологий в управлении

Применение информационных технологий в управлении реализуется на информационном, аналитическом и организационном уровнях:

1. Информационный уровень – поиск, сбор, аккумулирование, хранение, представление информации и обработка данных;
2. Аналитический уровень – обобщение, классификация, анализ и преобразование массивов информации, разработка выводов, предложений и прогнозов;
3. Организационный уровень – применение автоматизированных систем управления производственными процессами, технологическими операциями и т.д.

Применение информационных технологий в управлении

Формы использования информационных технологий в управлении позволяют реализовать следующие возможности:

1. Системы учета и мониторинга – это информационные системы бухгалтерского, управленческого, складского, финансового учета, различные программы управления запасами, кадрами, покупателями, фиксации событий в организации и т.д.;
2. Информационно-аналитические системы поддержки управленческих решений, в том числе технологии экспертных систем;
3. Информационные системы функционального назначения – планирование, прогнозирование, проектирование, производство, анализ и т.д.;
4. Автоматизированные системы управления – автоматизация рабочего места, производственного процесса, технологического процесса, линии, программно-аппаратного комплекса взаимодействия и т.д.

Непосредственные функции информационных технологий, применяемых в управлении должны отвечать следующим критериям и соответствовать им в полной мере:

• возможность сбора и накопления информации в базе данных;
• наличие средств аналитической обработки данных;
• формирование базы данных, информация из которой подвергается аналитической обработке, при этом данные могут быть извлечены в систематизированном виде;
• наличие набора правил решения заранее определенных конкретных задач управления в сфере обработки данных;
• функционирование на базе программно-технического комплекса, позволяющего пользователям осуществлять взаимодействие с информационной системой или системой автоматизации;
• модульный функционал работы с базой данных, представления информации, формирования предложений и альтернативных рекомендаций для пользователей системы.

Реализация функций конкретных информационных систем в управлении предприятием в соответствии с данными критериями должна отвечать параметрам, которые представлены на рисунке.

Параметры применения информационных систем в управлении предприятием

Виды информационных систем, применяемых на предприятиях

На современном уровне развития информационных технологий, предприятия не ограничиваются внедрением информационных систем, ориентированных на решение одной или нескольких типовых задач для снижения нагрузки от рутинных операций. Применение информационных технологий в управлении предполагает комплексную программно-аппаратную реализацию. В результате любая информационная система, рассматривается как комплекс, состоящий из пяти крупных подсистем, позволяющих реализовать требуемый функционал наиболее объективным способом.

В соответствии с этим, программно-аппаратная реализация учитывает базовый функционал, критериям которого должна отвечать информационная система, применяемая в управлении предприятием. Реализация базового функционала обеспечивается за счет пяти подсистем.

Состав подсистем базового функционала информационных систем, применяемых в управлении предприятием

Практическая реализация информационных технологий в системе управления предприятием осуществляется в рамках нескольких типовых информационных систем.

1. Диалоговая система обработки запросов – позволяет выполнять постоянно повторяющиеся и текущие процедуры, поддающиеся формализации, например, бухгалтерский учет хозяйственных операций;
2. Система информационного обеспечения – накапливаемая информация формируется в базе данных, на основе которой постоянно подготавливаются различные сообщения, например, отчеты о продажах;
3. Системы информационно-аналитического обеспечения – комплекс аппаратных средств, программных решений, информационных ресурсов, методик, которые используются для обеспечения автоматизации аналитических работ в целях обоснования принятия управленческих решений и других возможных применений;
4. Система поддержки принятия решений – основаны на методах анализа или моделирования реальных формализуемых ситуаций, чтобы на основе сопоставления альтернатив различных решений, было принято наиболее рациональное решение;
5. Интегрируемая система принятия решений – на основе заранее запрограммированных ситуаций и решений формирует конкретное решение на основе введенных пользователем данных, с учетом заданных критериев оценки и отбора решений, применяется, например, при расчетах энергетических сетей, производственных мощностей и т.д.;
6. Экспертные системы – консультирующие или принимающие решения системы, основанные на множестве заранее описанных ситуаций, моделируют работу экспертов, применяются при плохо формализуемых процедурах;
7. Интеллектуальные системы – основаны на применении технологий машинного обучения, нейросетей и т.п., применяются в плохо формализуемых, не поддающихся структуризации системах, со множеством вариативных ситуаций и множеством критериев;
8. Автоматизированные системы управления – реализуются на основе программно-аппаратных решений, позволяющих управлять сложными технологическими процессами на основе вводимых данных, применяются для управления производственными процессами.

Применение информационных технологий в управлении направлено, на стабильное обеспечение пользователей оперативными данными о состоянии управляемого объекта, а также средствами обработки этих данных с целью принятия объективных решений, разработки комплекса мер управленческого воздействия в рамках основной деятельности предприятия и вспомогательных процессов.

Внедрение информационных технологий во всех сферах управления происходит в результате возникновения необходимости предметно-ориентированного развития в разрезе основных экономически-значимых направлений деятельности предприятия.

Сферы внедрения информационных технологий в систему управления предприятием

Изначально, внедрение и использование информационных технологий было направлено на повышение функционала и обеспечение отдельных внутренних процессов предприятия, а непосредственно внедряемые технологии выполняли вспомогательные функции в зависимости от сферы внедрения. Развитие предприятий и рост их активности, а также модернизация экономики обусловили возрастание роли информационных технологий в управлении предприятиями.

Для современных предприятий, независимо от их вида и сферы деятельности, информационные технологии выступают инструментом оптимизации управленческих, аналитических, производственных или хозяйственных процессов.

Основу использования информационных технологий составляет стремление к сквозной автоматизации всех элементов управления бизнес-процессами предприятия.

Автоматизацию следует рассматривать как один из инструментов достижения стратегических бизнес-целей, а не как отдельный процесс с собственными внутренними законами. Этим обусловлено широкое распространение специализированных продуктов для нужд управления на всех уровнях современного предприятия. Примером можно считать линейку продуктов 1С, которая охватывает управление предприятием в целом, кадрами, бухгалтерией, складом, документооборотом, веб-сайтом и т.д., а также содержит решения для предприятий отдельных отраслей, например, ЖКХ, торговля или муниципальные образования.

Основные сферы внедрения информационных технологий в систему управления предприятием представлены на рисунке.

Сферы внедрения информационных технологий в управлении

Функционал конкретных информационных систем в управлении реализуется в рамках трех областей:

1. Обработка данных, включая ввод, сбор, хранение, систематизацию, каталогизацию, анализ, представление информации пользователю. Сюда относятся как технологии непосредственного ввода и сбора данных, так и управленческие продукты для выполнения функций управления по функциональным областям;
2. Обеспечение информационной безопасности, включая методы и средства защиты информации в рамках организации. Сюда относятся все программно-аппаратные решения, направление на защиту и обеспечение безопасности данных, представляющих ценность для предприятия;
3. Управление производственными процессами, включая технологии автоматизации и непосредственного управления. Сюда относятся все программные средства и методы принятия решений в различных сферах: финансы, кадры, производство, проектирование, сбыт, коммуникации и т.д.

Очевидно, что информационные технологии управления для предприятий являются сегодня самостоятельными продуктами для целевых пользователей и представляют собой объектно-ориентированную среду для расчетно-аналитической работы с информацией, представляющей ценность для управленческой деятельности. Специфика применения информационных технологий позволяет объединить все типы информации: текст, статичная графика, звук, числовые данные, диаграммы, видеоизображение и т.д. Кроме того, происходит ликвидация промежуточных звеньев от источника информации к ее потребителю.

Для предприятий характерно повышение требований к оперативности информации в управлении экономическими процессами. За счет применения информационных технологий возможно построение обособленных программно-аппаратных комплексов управления предприятием на основе иерархических распределенных комплексов в информационной системе организационного управления. В результате ориентация предприятий на выпуск конкурентоспособной продукции и получение экономической выгоды в долгосрочном периоде проявляется в организации технологического взаимодействия за счет средств передачи, обработки, накопления, хранения и защиты информации. Предприятия применяют как комплексные, так и специальные информационные технологии в целях полного охвата их областей применения. Непосредственно в сфере производства это предполагает стремление к максимально возможной автоматизации как отдельных процессов, так и объединение в одну информационную систему процессов из нескольких групп.

Принципы внедрения информационных технологий в систему управления предприятием

Принципы внедрения информационных технологий на предприятиях включают в себя:

1. Обеспечение – информационная технология должна относиться к информационно-аналитическому обеспечению процесса управления, исключается дублирование и не допускается обособленного функционирования технологии по принципу "как есть";
2. Рационализация – внедрение информационной технологии должно привести к упрощению процесса управления или повышению качества информации, исключается внедрение "для галочки" и не допускается усложнение управленческой иерархии;
3. Эффективность – внедрение информационной технологии должно принести экономическую выгоду, формируемую применением конкретного продукта, вне зависимости от сферы или уровня его применения.

Реализация данных принципов при автоматизации регулируемого процесса на предприятии должна обеспечить реализацию функционала, приведенного в таблице.

Основной формой внедрения информационных технологий в управление являются информационно-аналитические системы, которые отличаются следующими признаками:

• отсутствие субъективизма;
• расширение сферы принятия решений на основе предоставляемой информации и результатов обработки данных;
• формирование оптимальных рекомендаций в соответствии с заданными критериями;
• массив накапливаемых и обрабатываемых данных объективно превышает масштаб систем управления базами данных.

Для предприятий наибольшую ценность в рамках управленческой деятельности представляют средства информационно-аналитических систем:

• сформированные заранее совокупности принципов и установок;
• применяемые методы – совокупность приемов и способов познания информации;
• приемы достижения целей управленческой деятельности;
• комплекс действий, применяемые при исполнении определенных процедур;
• комплекс формализованных процедур – заранее определенный порядок выполнения приемов и действий;
• методика – последовательность выполнения процедур, с помощью которых достигается поставленная цель;
• инструменты для аналитической работы – различные приемы и методы анализа информации, которые объединены в комплексы соответствующих процедур.

Применение информационных технологий в управлении в рамках информационно-аналитических систем включает в себя три компоненты:

1. Интеллектуальная компонента – информационные сведения, фактические данные и представление информации;
2. Технические средства – аппаратные средства взаимодействия с информацией, хранения данных и представления пользователю;
3. Логическая компонента – комплекс правил, норм, законов, с помощью которых формируются выводы и моделируется логика человека.

Применение информационных технологий в управлении предприятиями позволяет формировать собираемые данные в целостную картину происходящего на предприятии, провести анализ известных данных, сделать прогноз развития различных факторов и динамики внутриорганизационных процессов. В результате, применение информационных технологий в управленческой деятельности позволяет качественно повысить эффективность управления предприятием за счет обеспечения информацией субъектов управления, повышая эффективность принятия решений, контроля и анализа управляемых объектов и процессов.