Организация бухгалтерского учета

Цель, задачи и функции бухгалтерского учета в организации

Цель и задачи бухгалтерского учета представлены на схеме:

Цель и задачи бухгалтерского учета

С точки зрения организации, задача бухгалтерского учета состоит в предоставлении точной и структурированной информации о хозяйственном положении экономического субъекта. Для предприятий, несмотря на их размер, бухгалтерская информация очень важна для осуществления эффективной хозяйственной деятельности.

Основной проблемой в данной области выступает необходимость эффективной организации системы бухгалтерского учета, которая неразрывно связана с непрерывным процессом ее совершенствования. От этого напрямую зависит финансовое состояние предприятия, удовлетворение покупательского спроса, а также уровень издержек обращения, валового дохода и полученной прибыли. Эффективная система бухгалтерского учета необходима предприятию для оценки результатов его деятельности, а также для разработки планов и прогнозирования будущей деятельности.

Для достижения данной цели и решения указанных задач в рамках организации бухгалтерского учета необходимо предусмотреть реализацию системы функций.

Функции бухгалтерского учета

Для своевременного получения полных и достоверных сведений о хозяйственных процессах на предприятии организация бухгалтерского учета должна быть построена как непрерывная линейная система, в которой реализуется корректная последовательность работы с бухгалтерской информацией, формируемой в рамках экономической деятельности коммерческой организации.

Основные компоненты информационной системы бухгалтерского учета представлены на схеме:

Информационная система бухгалтерского учета

Организация бухгалтерского учета осуществляется:

• с применением автоматизированной бухгалтерской программы имеющейся у предприятия;
• по плану счетов бухгалтерского учета;
• по журнально-ордерной системе учета. Журналы-ордера формируются применяемым программным обеспечением.
• учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в рублях и копейках.

Организация бухгалтерского учета – это система построения учетного процесса.

Учетный процесс слагается из следующих основных элементов:

1. Первичный учет;
2. Регистры бухгалтерского учета;
3. Документооборот;
4. Инвентаризация;
5. Отчетность.

Организация бухгалтерского учета должна соответствовать нормативному регулированию, которое включает 4 уровня.

4 уровня регулирования бухгалтерского учета

Таким образом, организация бухгалтерского учета на предприятии должна соответствовать законодательным актам первого уровня, нормативным документам второго и третьего уровня. Непосредственный порядок ведения бухгалтерского учета устанавливается организацией исходя из инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета, положений и других нормативных актов, методических указаний по вопросам бухгалтерского учета. Порядок ведения бухгалтерского учета на уровне организации закрепляется в приказе по учетной политике. При этом под учетной политикой организации понимается принятая на предприятии совокупность способов ведения бухгалтерского учета. В данном случае основным документом, которым руководствуется предприятие при формировании учетной политики, является ПБУ 1/2008.

Организационная структура бухгалтерии

В организациях организационная структура бухгалтерии формируется по централизованному принципу, согласно типовой схеме распределения по участкам бухгалтерского учета, и соответствует традиционному линейному типу, что схематично представлено на рисунке.

Организационная структура бухгалтерии

В соответствии с данной структурой все работники бухгалтерии получают задания и отчитываются непосредственно перед главным бухгалтером. Отдельно выделен лишь кассир организации.

На крупных предприятиях структура бухгалтерии имеет более детализированное формирование отделов по участкам бухгалтерского учета, например, могут быть обособлены отделы расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, отдел учета расчетов с подотчетными лицами, отделы учета товарных запасов, сырья и материалов, отдел учета реализации продукции и т.д.

В малых предприятиях, чаще всего, организационная структура бухгалтерии формируется из главного бухгалтера, в подчинении которого находится несколько бухгалтеров, за которыми закреплены задачи учета расчетов по оплате труда и учета производства и реализации; отдельно выделяется касса.

Кассир осуществляет работу с кассой предприятия. Бухгалтеры, подчиняясь непосредственно главному бухгалтеру, выполняют функции сбора, обработки и группировки информации в форме сводных бухгалтерских документов, внесения записей на счета бухгалтерского учета.

Бухгалтерия формирует массив документально обоснованной и системно обеспеченной экономической информации о фактическом наличии и использовании имущества и ресурсов организации, составе хозяйственных операций, структуре долговых обязательств, состоянии расчетов и финансовых результатах деятельности предприятия.

Организация ведения бухгалтерского учета

Главный бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности организации и контроль над экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности организации. Также в обязанности главного бухгалтера входит контроль оплаты поставок, уплаты налогов, расчета и выплата заработной платы работникам.

Бухгалтерия в своей работе руководствуются Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами, регулирующими деятельность органов местного самоуправления, органов государственного и муниципального управления, а также внутренними положениями и актами.

Бухгалтеры, подчиняясь непосредственно главному бухгалтеру, выполняют функции сбора, обработки и группировки информации в форме сводных бухгалтерских документов, внесения записей на счета бухгалтерского учета. Фактически, бухгалтерия формирует массив документально обоснованной и системно обеспеченной информации о фактическом наличии и использовании имущества и ресурсов организации, составе операций, структуре обязательств, состоянии расчетов и результатах деятельности администрации.

Основные внутренние нормативные документы, служащие основанием для выполнения учетных работ на предприятии:

• учетная политика;
• рабочий план счетов.

Главный бухгалтер отвечает за формирование учетной политики. Организация бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с действующей учетной политикой организации. Учетная политика является внутренним документом, определяющим совокупность ведения бухгалтерского учета организации:

• первичного наблюдения (документация, инвентаризация);
• текущей группировки (счета и двойная запись);
• итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности (баланс и отчетность).

В соответствии с учетной политикой учетный процесс организует главный бухгалтер, который подчиняется непосредственно руководителю организации. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых операций законодательству Российской Федерации и контроль их выполнения.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета должен быть разработан главным бухгалтером и утвержден руководителем организации. Рабочий план счетов содержит полный перечень синтетических и аналитических (включая субсчета) счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета.

График документооборота составляется под руководством главного бухгалтера предприятия. Если в организации применяется довольно упрощенный график документооборота, то в этом случае обычно перечень разработанных документов отсутствует, используются типовые формы.

Инвентаризация имущества и обязательств организации – это проверка и документальное подтверждение их наличия, состояния и оценки. Приказ на проведение ревизии и инвентаризации составляет генеральный директор. Приказ утверждается генеральным директором и главным бухгалтером. Приказ на проведение ревизии и инвентаризации служит для документального оформления проведения проверки. Основаниями для проведения ревизии и инвентаризации могут выступать: контрольная проверка, смена материально-ответственных лиц, переоценка и так далее. Результаты инвентаризации оформляются актом. Акт составляется членами инвентаризационной комиссии в присутствии лиц, ответственных за проверяемое имущество организации. Акт инвентаризации необходим для документального оформления результатов проверки и установления сохранности проверяемого имущества.

Задачи бухгалтерии, как структурного подразделения, приведены в таблице.

Реализация данных задач означает, что в организации сложился рациональный характер организации бухгалтерского учета, текущий ее уровень отвечает масштабам деятельности предприятия, соответствует требованиям, предъявляемым к бухгалтерии, и является достаточным для текущего уровня развития предприятия.

Фактически, бухгалтерия формирует массив документально обоснованной и системно обеспеченной экономической информации о фактическом наличии и использовании имущества и ресурсов организации, составе хозяйственных операций, структуре долговых обязательств, состоянии расчетов и финансовых результатах деятельности предприятия.

Главный бухгалтер отвечает за соответствие всех хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль имущества и обязательств организации. Разрабатывая систему бухгалтерского учета, главный бухгалтер должен осуществить организацию документооборота, порядка оформления всех операций и перечня требований. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Каждая операция оформляется первичным документом, только в таком случае она принимается к учету. Первичный документ составляется в момент совершения операции или сразу после ее окончания.

Согласно учетной политике бухгалтерский учет ведется в рублях, документация оформляется на русском языке. Автоматизация учета основана на технологической обработке учетных документов и отражении операций по счета учета и выполнена на базе использования программного комплекса 1С:Бухгалтерия.

Автоматизация бухгалтерского учета в организациях основана на использовании бухгалтерского программного комплекса, который позволяет отражать документы и хозяйственные операции, формировать первичную и отчетную документацию. В содержательном плане бухгалтерская информация отображает большую часть процессов материального и финансового учета любого предприятия. Учитывая значительный объем бухгалтерской информации, можно судить о целесообразности использования технических средств обработки и передачи данных, что в целом является основным условием, благодаря которому в организациях сформирована оптимальная программно-техническая конфигурация, на основе которой осуществлена автоматизация бухгалтерского учета.

Обычно сегодня применяется автоматизированная форма бухгалтерского учета, с использованием программы автоматизации бухгалтерского учета "1С-Бухгалтерия". Используемая форма бухгалтерского учета предназначена для регистрации хозяйственных операций, группировки однородных данных и отражения их на счетах синтетического и аналитического учета, подсчета оборотов и сальдо на счетах, обобщения расчетов в балансе и отчетности.

За счет объективной организации бухгалтерского учета в организации обеспечивается:

• формализованное формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении;
• документальное представление информации для контроля за соблюдением законодательства при осуществлении организацией своей деятельности и целесообразности отдельных имущественных, материальных, трудовых и расчетных операций;
• предотвращение отрицательных результатов деятельности организации и выявление резервов повышения ее эффективности в рамках исполнения целевых программ, утвержденных округом, районом, поселением.

Бухгалтерия выполняет следующие функции:

Функции бухгалтерской службы организации

Ответственным за составление бухгалтерской отчетности является главный бухгалтер. Бухгалтерская отчетность составляется на русском языке. Показатели отчетности выражены в валюте РФ. Предприятие представляет годовую бухгалтерскую отчетность не позднее 31 марта следующего за отчетным года, квартальную бухгалтерскую отчетность не позднее 20 дней по окончании отчетного периода.

Организация бухгалтерского учета должна соответствовать действующему законодательству и нормам ведения бухгалтерского учета. Текущий уровень организации бухгалтерского учета должен отвечать потребностям предприятия и уровню развития его хозяйственной деятельности.

Совершенствование организации бухгалтерского учета на предприятии

Типовые недостатки организации бухгалтерского учета на предприятии:

1. Отсутствие достаточно информативной внутренней отчетности, которая позволила бы руководству иметь достоверные сведения о финансово-хозяйственном положении предприятия в оперативном режиме.
2. Отсутствие должного контроля уровня дебиторской задолженности, несмотря на существование ее значительной доли в компании.

Следует отметить, что внутренняя отчетность предприятия индивидуальна и не может быть стандартной с едиными формами отчетности и информационной структурой, так как внутренняя отчетность определяется исходя из сугубо индивидуального подхода руководителя к планированию стратегии и тактики поведения в рыночной среде.

Для каждого из направлений финансово-хозяйственной деятельности предприятия целесообразно формировать отдельные формы отчетности, другими словами, система отчетов должна быть реструктурирована.

На предприятии организация разработки форм внутренней отчетности бухгалтерского учета должна осуществляться по следующим принципам:

Наиболее востребованные форматы управленческой отчетности:

• текстовой формат внутренней отчетности – в виде письменной пояснительной информации, форма произвольная;
• табличный формат внутренней отчетности – таблицы, содержащие цифровые справочные данные о ключевых показателях, текстовые комментарии и пояснения. Наиболее распространенная и удобная форма отчетности, обеспечивающая быстрое восприятие информации;
• графический формат внутренней отчетности – графики и диаграммы, обеспечивающие наглядность представления данных.

Чтобы данные бухгалтерского учета и оперативных отчетов соответствовали необходимо оптимизировать потоки информации:

1. Оценить текущее положение и определить порядок поступления информации, чтобы выяснить где происходит дублирование информации.
2. Выявить источник фактической информации по каждому отчету, который поступает к руководителю: бухгалтерский учет, оперативный учет или оперативный учет с корректировкой из бухгалтерии.
3. Определить порядок сверки данных и подготовки отчетов для руководства.
4. Исключить принцип сплошной сверки записей, как устаревший.
5. Оптимизировать автоматизированную информационную систему (АИС) предприятия таким образом, чтобы данные аккумулировались последовательно, без искажений и были актуальными как для бухгалтерии, так и для оперативного учета.
6. Сформировать единую форму отчету для руководства на основе текущей информации в АИС предприятия, формируемую по запросу руководства.

Отсутствие должного контроля уровня дебиторской задолженности, являясь распространенным недостатком организации бухгалтерского учета на предприятия, требует особых мер на данном участке бухгалтерского учета. В рамках устранения этого недостатка предлагается введение учета дебиторской задолженности по основным направлениям, разработан алгоритм работы по снижению уровня дебиторской задолженности в целом и мероприятия по совершенствованию системы учета дебиторской задолженности.

Также необходимо усилить контроль состояния дебиторской задолженности. Учет дебиторской задолженности необходимо проводить по следующим направлениям:

На основе данных учета по дебиторам принимать решение, как срочно надо принимать меры к тем или иным дебиторам.

Оборачиваемость дебиторской задолженности по отдельным дебиторам рассчитывать следующим образом.

Таким образом, средняя оборачиваемость дебиторской задолженности по данному дебитору – 27 дней (8297: 307). Сравнив этот результат с договорным можно сделать вывод о том, выполняет ли ООО "Искра" свои договорные обязательства, срок расчетов по договору которого составляет 30 дней.

Учет дебиторской задолженности по срокам возникновения позволит предприятию осуществить следующее:

• разработать оптимальную политику управления дебиторской задолженностью и в том числе отсрочки платежа
• более точно прогнозировать поступление денег в оплату этой задолженности
• получить представление о качестве дебиторской задолженности

Учет дебиторской задолженности по перечню дебиторов, исходя из размера задолженности, приходящегося на каждого дебитора, вести по примеру в таблице:

Аналогичным образом составляется таблица по всем дебиторам.

Такие данные учета позволят предприятию иметь представление о состоянии его дебиторской задолженности, при этом необходимо сверять данные по движению денежных средств на предприятии на основании оборотных ведомостей по счетам 50 "Касса", 51 "Расчетный счет", договора на поставку продукции на предмет их соответствия документам на отгрузку продукции, оборотные ведомости по счету 60 "Расчеты с покупателями и заказчиками", сверки остатков по оборотно-сальдовым ведомостям с данными Главной книге, которые сопоставимы и тождественны друг другу

Проблема снижения уровня дебиторской задолженности является одной из важнейших для многих российских предприятий.

Для реализации планов по снижению задолженности в рамках совершенствования организации бухгалтерского учета предлагается следующий алгоритм работы:

1. Организация сбора аналитических срезов информации (дополнительно к существующим) с целью структурирования данных и построения прогнозов по перспективному состоянию актива.
2. Сегментный и комплексный анализ дебиторской задолженности.
3. Практическая реализация мер по снижению объема дебиторской задолженности на основе применения новых элементов работы с клиентами наряду с уже существующими на предприятии.
4. Анализ полученных результатов по итогам проведения мероприятий.

Применительно к условиям работы конкретного предприятия предлагаются следующие мероприятия по совершенствованию системы учета дебиторской задолженности:

• исключение из числа партнеров предприятий с высокой степенью риска;
• периодический пересмотр предельной суммы товарного кредита;
• использование возможностей приема в счет оплаты дебиторской задолженности векселя и ценные бумаги, с последующей их реализацией;
• определение принципов расчетов предприятия с контрагентами на предстоящий период;
• определение возможной суммы оборотных активов, отвлекаемых в дебиторскую задолженность по товарному кредиту, а также по выданным авансам;
• формирование условий обеспечения взыскания задолженности;
• формирование системы штрафных санкций за просрочку исполнения обязательств контрагентами;
• использование современных форм рефинансирования задолженности;
• диверсификация клиентов с целью уменьшения риска неуплаты монопольным заказчиком.

Вывод

Решение использовать те или иные инструменты для совершенствования организации бухгалтерского учета должно быть взвешенным и обоснованным, а любые инновационные методы управления – оправданными прежде всего с экономической точки зрения.