Организация как объект управления

Понятие "организация" в науке управления

Рассмотрим понятие "организация". В различных сферах человеческой деятельности термин организация может употребляться по-разному. Это может быть предприятие, ассоциация, союз, властный орган и т.д. В этом случае имеется в виду определенный социальный институт, который имеет свой собственный статус. Если происходит непосредственное, целенаправленное воздействие на некий объект и источником этого воздействия является человек или группа людей – это является процессом организации.

Также термин "организация" может быть употреблен как свойство объекта. Примером такого свойства может служить система организации труда на предприятии.

Существует несколько концепций организации, среди которых наиболее обоснованной является концепция организации как системы, имеющий четкую цель своей деятельности и направленной на достижение цели.

Организация – это многогранный объект управления, который представляет собой комплексную систему, охватывающую все внутренние процессы.

Наиболее точной, на мой взгляд, формулировкой определения организации является следующее:

Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Данная концепция одновременно отражает все стороны организации как самостоятельного объекта.

Следует всегда исходить из того, что управление организацией должно учитывать, что она существует для удовлетворения определенных потребностей потребителей, населения, общества в целом, государства или национальной экономической системы. На удовлетворение данных потребностей направлены все ее производственные процессы, сервисное обслуживание и т.д.

Современная концепция управления состоит в том, чтобы все виды деятельности предприятия основывались на знании существующих потребностей и их изменений в перспективе.

Основной проблемой в данной области выступает тот факт, что деятельность организации как объекта управления включает помимо реализации управленческих принципов учет факторов внешней и внутренней среды.

Требования к организации как объекту управления

К каждой организации предъявляются 3 требования:

1. Наличие двух и более человек, которые считают себя частью этой группы.
2. Наличие цели, которую принимают как общую все члены данной группы.
3. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Поэтому не каждая согласованно действующая группа людей будет являться организацией. Она будет являться таковой только в случае соблюдения всех перечисленных требований. В этом случае организация становится объектом управления.

Социальная сторона единения людей в группу с целью создать организацию заключается в возможности достижения своих личных целей путем реализации задач, стоящих перед организацией. Благодаря такому двуединому подходу возможно существование организации как системы. Человек по своей природе будет объединяться и работать на благо организации только в случае, если у него есть возможность получить благодаря такому объединению то, что нужно лично ему. Этот социальный аспект является очень важным моментом для разработки управленческих решений, создания мотивации у членов организации и разработки стимулов для повышения трудоспособности.

Как объект управления организации имеют следующие характеристики:

• методы и способы использования ресурсов – денежных, трудовых, материальных и т.д.;
• степень зависимости от влияний внешней среды;
• принцип организации труда внутри организации;
• существование внутри организации отделов, цехов;
• должен постоянно осуществляться процесс управления как организацией в целом, так и каждым сотрудником в отдельности.

Организации могут возникать как в экономической, так и в политической или социальной сфере деятельности человека.

Организации, возникающие в экономической сфере (предприятия, фирмы), принято разделять их по отраслевой принадлежности:

• промышленно-хозяйственные,
• финансовые,
• торговые,
• административные и т.д.

Также организации различаются по масштабам своей деятельности (крупные, малые, средние), организационно-правовой форме, форме собственности (частная или государственная).

Основная задача организации заключается в создании таких условий, при которых существует четкое разделение труда и скоординированность усилий сотрудников. Путем организации производственной деятельности устраняется всякое недопонимание указаний начальства и различные конфликты между сотрудниками. Путем делегирования полномочий создается четкая структура деятельности, при которой за каждый участок деятельности отвечает сотрудник, который несет ответственность за успех или неуспех на этом участке. Также организация создает среду для самостоятельной деятельности в рамках компетенции каждого сотрудника.

Если рассматривать организацию как непрерывный процесс, имеющий четкую цель, то можно выделить три этапа: инициация, ординация и администрация.

Функции управления организацией

Текущая деятельность руководства заключается в реализации следующих функций: регламентирование, нормирование и инструктирование.

Организация как система и объект управления

С точки зрения системного подхода к организации, она априори является особым объектом управления (субъект управления – руководство, администрация).

Организация как объект управления подчиняется совокупности принципов, методов, средств и форм управления производством, разработанных и применяемых с целью повышения эффективности производства и увеличения прибыли.

Под производством понимается и оказание услуг, и выполнение работ.

Если обратится к главной цели существования коммерческих организаций, которые, в первую очередь и внедряют принципы и методы управления, то все они должны, в итоге, быть ориентированы на увеличение прибыли предприятия. Таким образом, с этой точки зрения управление организацией как особым объектом предстает как система теоретических и практических знаний о принципах, методах, средствах и формах управления производством в целях повышения его эффективности и увеличения прибыли.

В современных условиях макроэкономической нестабильности и интенсификации конкуренции возрастает внешнее давление на коммерческие организации, что требуется повышения эффективности управления.

Все та же жесткость конкуренции принуждает к переосмыслению традиционного понимания отношений между предприятием и ее контрагентами. У них не противоречивые интересы, на самом деле они вместе движутся к одной цели. Поэтому нужно более внимательно рассмотреть комплекс взаимоотношений предприятия с его окружающей средой.

Схема взаимодействия организации с окружающей средой

Все участники этой системы будут максимально удовлетворены в случае, если покупатель заплатит предприятию за произведенные им товары такую сумму, чтобы после уплаты налогов государству, которые являются отчислениями обществу, а также после уплаты дивидендов акционерам и собственникам и после расчетов с поставщиками у предприятия осталось сумма средств, которая будет направлена на удовлетворение собственных нужд.

Достижение такой ситуации возможно, если предприятие делает ставку на качество производимой продукции, услуг или работ, а также качество организации в целом, как особого объекта управления, т.е. включая работу персонала, производство, взаимодействие с внешней средой.

Внутренние связи в организации

Организация как объект управления характеризуется наличием 4 типов связей между внутренними подразделениями:

1. Горизонтальные – это связи между двумя или более равными по положению в иерархии частями организации. Горизонтальная связь существует между всеми внутренними службами компании: отделом кадров персонала, отделом маркетинга, финансовым отделом, бухгалтерией и т.д.
2. Вертикальные связи – эти связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации. Существует вертикальная связь между генеральным директором, заместителями и начальниками отделов.
3. Функциональная связь – имеет в организационной иерархии направленность снизу вверх и выступает в форме совета или рекомендации. Функциональная связь существует между сотрудниками отделов и их непосредственными начальниками. Далее начальники отделов выносят предложения на рассмотрение заместителей директора или генерального директора.
4. Линейная связь – связи, идущие сверху вниз и выступающие в форме приказа. Линейная связь существует между генеральным директором, заместителями, руководителями отделов и персоналом.

Эффективное управление организацией

Организация добивается реализации поставленных целей, если задачи скоординированы посредством вертикального разделения труда. Как объект управления организация является структурированной системой, однако деловое администрирование не всегда эффективно.

Например, даже в крупных организациях руководители иногда выполняют работу, не связанную с координированием работы других. Руководители высшего звена в компании, например, иногда могут сами позвонить клиентам или лично пообщаться с ними, для того чтобы сохранить связь с клиентами, ощутить их потребности. Особенно часто такое практикуется с крупными клиентами.

Эффективное управление – это главный фактор обеспечения успешной работы организации.

Чем крупнее организация, тем сложнее осуществлять эффективное управление, оно занимает много времени, его становится невозможно осуществлять по мере возникновения проблемных вопросов. Чтобы организация могла действовать успешно необходимо назначать руководителей и определять круг их обязанностей и ответственности.

Рассматривая необходимость управления в организации, необходимо раскрыть роль управления, которую оно играет в деятельности организации.

Рассмотрим обязанности, возлагаемые на управляющего предприятием.

Руководитель – это глава организации, в его прямые обязанности входит выполнение обычных обязанностей правового или социального характера, связанных с функционированием предприятия. Он ответственен за мотивацию и активизацию подчиненных, за набор и подготовку работников, и он выполняет все связанные с этим обязанности. Руководитель обеспечивает работу саморазвивающейся сети внешних контактов и источников информации, которые предоставляют информацию и оказывают услуги. Все это выражается в организации совещаний, советов и т.п., в выполнении всех управленческих действий, связанных с организацией работы подчиненных, организации деловой переписки, участие в совещаниях, организуемых с участием представителей сторонних организаций, а также осуществлении любой другой работы, связанной с внешними организациями и лицами.

Помимо непосредственно управленческих функций руководитель выполняет работу, связанную с организацией информационного потока в организации. Он выступает своеобразным приемником информации, осуществляя поиск и получение специализированной информации во внешней по отношению к организации среде, эту информацию он использует в интересах компании, выступая, таким образом, в роли центра по получению и переработке информации, поступающей в организацию. Полученную из внешних источников или от сотрудников информацию руководитель должен распространить среди остальных членов организации. При этом руководителю в работе необходимо учитывать, что часть информации является чистыми фактами, обязательными для ознакомления сотрудникам, а часть информации руководителю необходимо интерпретировать с целью формирования внутри организации определенных моделей взаимодействия, как с внешней средой, так и с другими членами организации. Руководитель компании – это лицо фирмы для внешних партнеров, он передает информацию относительно работы компании, дальнейшей политики, достигнутых результатов и планов на будущее.

Таким образом, можно определить информационные функции, осуществляемые руководителем организации:

• обработка всей входящей информации организационного характера,
• осуществление контактов, связанных преимущественно с получением информации, например, регулярное ознакомление с периодическими изданиями,
• рассылка запросов по организациям с целью получения информации,
• вербальные контакты для передачи информации подчиненным, таковыми являются обзоры, беседы, участие в заседаниях, устные выступления, включая передачу информации во внешние организации и другим лицам.

На практике все эти функции руководителем выполняются не полностью, а часть из них делегируется подчиненным, которые должны представлять отчет по проделанной работе. Например, такой функцией является рассылка запросов с целью получения информации, но даже в этом случае она осуществляется от лица руководителя.

В плане эффективного управления организацией самым ответственным полем деятельности руководителя является принятие решений.

• Руководитель должен постоянно искать новые возможности и ресурсы, как в пределах самой организации, так и за ее пределами, на основании этого он запускает различные проекты по модернизации и улучшению работы компании и контролирует их исполнение.
• Руководитель должен принимать участие в заседаниях с обсуждением стратегии, обзорах ситуации, включающих инициирование или разработку проектов усовершенствования деятельности.
• Руководитель несет ответственность за принятие корректировочных решений, когда перед организацией встает проблема или образуется кризисная ситуация, занимая ведущее место в обсуждении стратегических и текущих вопросов.
• В обязанности руководителя входит также распределение ресурсов, находящихся в распоряжении организации, что автоматически влечет за собой утверждение графиков, бюджетов, координирование работы сотрудников.
• Наконец, руководитель организации является главным человеком, который принимает участие в переговорах и принимает на них различные решения.

Обобщая функции, выполняемые руководителем организации, можно так определить эффективное управление:

Эффективное управление организацией – это деятельность руководителя по планированию, организации, мотивации и контролю, которая позволяет сформулировать и достичь целей организации. Результатом является координирование деятельности целенаправленной и производительной группы людей, которые и составляют организацию, как объект управления.

Эффективное управление стимулирует различные элементы социальных изменений, включая возрастание спроса на высокообразованных людей, которые, в свою очередь, все больше зависят от организации, что объективно обусловлено фактом большей эффективности коллективных образований, чем индивидуалистических предприятий.

На повышении эффективности основана современная парадигма управления.

Необходимым условием для эффективного управления организацией является благоприятная внутренняя среда. Для эффективной работы на рынке необходим особый подход при разработке и продвижении на рынок услуг, стимулировании сбыта, позиционировании, созданию и сопровождению продукции. Пришло время, когда для получения эффекта необходимы творческие решения. Развитие творческих идей в коллективе напрямую зависит от руководителя. Именно он должен создавать такую культуру внутри компании, которая бы стимулировала творческий подход в каждом сотруднике. Любой бизнес основывается на идеях, а идеи рождаются не после огромных усилий мысли, а произвольно, спонтанно и неожиданно, это уже потом они оттачиваются и шлифуются, воплощаясь в реальные решения. Такое возможно только, если в компании существует тенденция к развитию и поддержанию творческих начинаний в коллективе.

Внутренняя структура организации имеет несколько служб, которые тяготеют к разным типам организационных моделей: авторитарной, поддерживающей или развивающей. Чаще всего встречаются двоичные гибриды – авторитарно-поддерживающая и авторитарно-развивающая модели. В реальных условиях работы компаний нельзя использовать только авторитарную модель, так как она загубит на корню все творческие начинания, поддерживающая модель, используемая в одиночку, приведет к тому, что каждый будет надеяться на своего коллегу, а сам ничего придумывать не будет. Применение чисто развивающей модели также нежелательно, так как она несет в себе большую долю самостоятельности и безконтрольности. Наиболее эффективными в плане управления организацией являются авторитарно-развивающие гибриды, они развивают в сотрудниках не только стремление к работе, но творческое начало. Необходимо строить гибридную модель, сочетающую в себе элементы традиционных моделей.

Выводы

Фактически, развитие организации, как объекта управления, повышение эффективности его работы и улучшение результатов деятельности – это вопрос целей и амбиций его владельцев и администрации.

Если собственника устраивает нынешнее состояние дел в организации – ему не стоит тратить деньги на развитие и повышение эффективности. Лучше потратить эти же средства на экстенсивное расширение деятельности. Если же его интересует интенсивный рост компании – без обучения персонала, усовершенствования материально-технической базы и технологий обслуживания не обойтись. Чтобы этого достичь, необходимо постоянное совершенствование управление организацией.

Мероприятия в области повышения эффективности работы предприятия направлены на то, чтобы определять цели для планирования деятельности предприятия. Программа развития является основой для формирования стратегии поведения предприятия.

Деятельность по повышению эффективности управления организацией направлена на то, чтобы обосновать, каким образом организовать деятельность, чтобы получить наибольшую отдачу на каждый вложенный рубль. Результаты работы по данному направлению создают основу для планирования мероприятий по повышению эффективности хозяйственной деятельности предприятия и роста всей организации в целом.