Особенности организации работы с документами
Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.
Предприятия должны разработать порядок составления документов, определить перечень функций и обязанностей работников при работе с документами.
За организацию работы с документами отвечает руководитель предприятия, в сферу его компетенции входит и обеспечение условий для соблюдения правил документооборота и делопроизводства.
Делегируя свои полномочия на нижние уровни, руководитель предприятия передают часть своих функций сотрудникам подразделений, но только в рамках сферы их деятельности.
В современных условиях обязательна автоматизация документооборота.
Технологическая система работы с документами в организации должна отвечать трем критериям:
- Оперативность составления и перемещения документов;
- Контроль своевременного исполнения документов;
- Обеспечение руководства информацией в документированном виде, как в электронном, так и на физических носителях.
Общая инструкция по работе с документами в организации
Формализация порядка работы с документами осуществляется в виде особого нормативного документа – инструкции по делопроизводству.
Инструкция представляет собой утверждаемый в особом порядке внутренний документ предприятия, в котором определяются следующие аспекты по работе с документами:
- правила организации работы с документами;
- требования к документальному обеспечения;
- порядок и условия составления документов, их перемещения, исполнения и контроля.
Работа с документами в организации
Организация работы с входящими, исходящими и внутренними документами
Документооборот предприятия включает три группы документов:
- Входящие документы;
- Исходящие документы;
- Внутренние документы.
Каждая из групп имеет свои особенности обработки.
Организация работы с входящими документами включает прием, регистрацию, исполнение, контроль исполнения.
Прием входящих документов предшествует их регистрации. Исполнение и контроль исполнения предполагают внутреннюю обработку, пересылку, при этом само исполнение зависит от содержания документа, контроль исполнения осуществляется в системе документооборота предприятия.
Обработку осуществляет секретарь-референт или служба делопроизводства.
Обработка входящих документов
В ходе первичной обработки и предварительного рассмотрения документов секретарь осуществляет фильтрацию документов, в первую очередь, руководителю должны направляться наиболее важные и срочные из входящих документов. Документы, не требующие внимания руководителя, передаются его заместителям или направляются в соответствующее подразделение предприятия. В последнем случае в правом верхнем углу первого листа проставляется условное обозначение подразделения.
Организация работы с документами требует, что передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.
Регистрация документов производится в журнале входящих документов.
После регистрации документы передаются для ознакомления и принятию решения руководителю предприятия. Результатом данного этапа является принятие управленческого решения и оформление резолюции на поступившем документе. После регистрации документы передаются для ознакомления и принятию решения руководителю предприятия.
С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.
После исполнения документа, он подшивается в дело, о чем делается отметка в журнале регистрации входящих документов.
Организация работы с исходящими документами включает их составление, формирование, регистрацию, отправку адресату.
Работа с оригиналами исходящих документов заканчиваются на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов подшиваются и проходят все операции внутренней обработки документов согласно инструкции по делопроизводству.
Обработка исходящих документов
При составлении вместе с исходящими документами могут быть подготовлены сопутствующие документы:
- письма,
- рекламации,
- контракты,
- акты.
На стадии согласования руководитель может отклонить документ или проект документа, внести в него изменения или вернуть на доработку исполнителю.
После подписания, регистрацию документа осуществляет секретарь, указывая в журнале регистрации исходящих документов следующие данные:
- номер документа, включающий номер дела;
- дата документа;
- адресат (корреспондент);
- краткое содержание или заголовок;
- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
- исполнитель;
- примечание.
Затем исходящие документы отправляются адресату, а второй экземпляр или копия подшивается в дело с исходящей перепиской.
Организация работы с внутренними документами включает составление документа, его согласование, подписание руководителем.
Внутренние документы предприятия включают организационные, служебные и распорядительные документы. В отношении каждой группы внутренних документов действует ряд правил по организации работы с ними.
Подробно эти вопросы рассмотрены в основной публикации внутренние документы предприятия