Организация работы с документами

Особенности организации работы с документами

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

Предприятия должны разработать порядок составления документов, определить перечень функций и обязанностей работников при работе с документами.

За организацию работы с документами отвечает руководитель предприятия, в сферу его компетенции входит и обеспечение условий для соблюдения правил документооборота и делопроизводства.

Делегируя свои полномочия на нижние уровни, руководитель предприятия передают часть своих функций сотрудникам подразделений, но только в рамках сферы их деятельности.

В современных условиях обязательна автоматизация документооборота.

Технологическая система работы с документами в организации должна отвечать трем критериям:

1. Оперативность составления и перемещения документов;
2. Контроль своевременного исполнения документов;
3. Обеспечение руководства информацией в документированном виде, как в электронном, так и на физических носителях.

Общая инструкция по работе с документами в организации

Формализация порядка работы с документами осуществляется в виде особого нормативного документа – инструкции по делопроизводству.

Инструкция представляет собой утверждаемый в особом порядке внутренний документ предприятия, в котором определяются следующие аспекты по работе с документами:

• правила организации работы с документами;
• требования к документальному обеспечения;
• порядок и условия составления документов, их перемещения, исполнения и контроля.

Работа с документами в организации

Организация работы с входящими, исходящими и внутренними документами

Документооборот предприятия включает три группы документов:

1. Входящие документы;
2. Исходящие документы;
3. Внутренние документы.

Каждая из групп имеет свои особенности обработки.

Организация работы с входящими документами включает прием, регистрацию, исполнение, контроль исполнения.

Прием входящих документов предшествует их регистрации. Исполнение и контроль исполнения предполагают внутреннюю обработку, пересылку, при этом само исполнение зависит от содержания документа, контроль исполнения осуществляется в системе документооборота предприятия.

Обработку осуществляет секретарь-референт или служба делопроизводства.

Обработка входящих документов

В ходе первичной обработки и предварительного рассмотрения документов секретарь осуществляет фильтрацию документов, в первую очередь, руководителю должны направляться наиболее важные и срочные из входящих документов. Документы, не требующие внимания руководителя, передаются его заместителям или направляются в соответствующее подразделение предприятия. В последнем случае в правом верхнем углу первого листа проставляется условное обозначение подразделения.

Организация работы с документами требует, что передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

Регистрация документов производится в журнале входящих документов.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятию решения руководителю предприятия. Результатом данного этапа является принятие управленческого решения и оформление резолюции на поступившем документе. После регистрации документы передаются для ознакомления и принятию решения руководителю предприятия.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

После исполнения документа, он подшивается в дело, о чем делается отметка в журнале регистрации входящих документов.

Организация работы с исходящими документами включает их составление, формирование, регистрацию, отправку адресату.

Работа с оригиналами исходящих документов заканчиваются на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов подшиваются и проходят все операции внутренней обработки документов согласно инструкции по делопроизводству.

Обработка исходящих документов

При составлении вместе с исходящими документами могут быть подготовлены сопутствующие документы:

• письма,
• рекламации,
• контракты,
• акты.

На стадии согласования руководитель может отклонить документ или проект документа, внести в него изменения или вернуть на доработку исполнителю.

После подписания, регистрацию документа осуществляет секретарь, указывая в журнале регистрации исходящих документов следующие данные:

• номер документа, включающий номер дела;
• дата документа;
• адресат (корреспондент);
• краткое содержание или заголовок;
• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
• исполнитель;
• примечание.

Затем исходящие документы отправляются адресату, а второй экземпляр или копия подшивается в дело с исходящей перепиской.

Организация работы с внутренними документами включает составление документа, его согласование, подписание руководителем.

Внутренние документы предприятия включают организационные, служебные и распорядительные документы. В отношении каждой группы внутренних документов действует ряд правил по организации работы с ними.

Подробно эти вопросы рассмотрены в основной публикации внутренние документы предприятия