На практическом примере разберем порядок построения сетевого графика, как это применяется в практике работы организации.
Предварительный этап построения сетевого графика
На предварительном этапе сетевого планирования необходимо определить характер планируемых операций и потенциал сотрудников, которые будут отвечать за их выполнение.
В качестве примера возьмем работу регионального Агентства по молодежной политике на месяц и запланируем перечень операций на месяц.
Допустим, что количество сотрудников – 10 человек.
Типовая оргструктура Агентства по молодежной политике
Построение сетевого графика представляет собой элемент управленческой деятельности и соответствует общему процессу принятия решений. Это неотъемлемая составляющая процесса управления. В ходе построения сетевого графика рассматриваются несколько вариантов выполнения запланированных операций и в итоге выбирается наилучшая альтернатива из множества доступных. В сетевой график включаются непосредственно управленческие действия и операции, связанные с технической стороной деятельности организации.
| Управленческие операции | Технические операции |
|---|---|
| Общее управление внутренними процессами в организации | Непосредственное проведение запланированных операций |
| Проектирование системы управления | Подведение итогов |
| Стратегическое планирование | Работа с документами, регистрами |
| Управленческое консультирование | Оценка результатов |
| Управление сотрудниками | Оформление документации |
| Взаимодействие с внешней средой | Формализация результатов |
Операции в сетевом графике должны быть зафиксированы документально, например, в распорядительных документах. Основное назначение такой документации состоит в регулировании деятельности объекта управления, обеспечении его финансовыми, трудовыми, материальными и информационными ресурсами. Основные формы документального представления запланированных операций:
- Приказы – в том числе распоряжения, указания;
- Акты – в том числе акцепты и протоколы;
- Договоры – в том числе, соглашения, контракты, оферты;
- Регламенты – инструкции, положения, правила, планы, модели.
Разработка карточки-определителя
В карточку-определитель вносятся все операции, которые запланированы к выполнению на предстоящий период, исходя из данных карточки-определителя будет составляться сетевой график. Составим таблицу, в которой представим операции Агентства по молодежной политике, учитывая что всего 10 сотрудников, из которых в учетном отделе 2 человека, в отделе специальных программ 5 человек (включая руководителя), в отделе по организации оздоровительной кампании 3 человека.
Определитель составляется с максимально подробным указанием планируемых операций.
|
№ |
Наименование операции |
Кол-во исполнителей, чел. |
Продолжительность, дни |
Исполнители |
|---|---|---|---|---|
|
1. |
Подготовить отчет за июнь 2018 о проделанной работе и отчитаться перед руководством |
10 |
1 |
Специалисты всех отделов |
|
2. |
Подготовить сводную информацию о показателях целевого расходования средств |
2 |
3 |
Специалисты отдела учета |
|
3. |
Подготовка отчетных данных по реализации ДКЦП "Организация отдыха, оздоровления и занятости детей и молодежи" |
3 |
1 |
Специалисты отдела по организации оздоровительной кампании |
|
4. |
Подготовить информационно-аналитические материалы, касающиеся проблем молодежной политики |
2 |
4 |
Специалисты отдела специальных программ |
|
5. |
Проведение заседания Круглого Стола детских и молодежных организаций по проблемам реализации молодежной политики |
1 |
0,5 |
Специалисты отдела специальных программ |
|
6. |
Подготовка к организации совещаний с руководителями оздоровительных учреждений |
3 |
2 |
Специалисты отдела по организации оздоровительной кампании |
|
7. |
Подготовка к организации совещаний с заместителями руководителей учебных заведений по воспитательной работе |
2 |
0,5 |
Специалисты отдела специальных программ |
|
8. |
Подготовка отчета о выполненной отделом работе за неделю |
10 |
0,5 |
Специалисты всех отделов |
|
9. |
Совещание |
10 |
0,5 |
Специалисты всех отделов |
|
10. |
Организация и проведение совещаний с руководителями оздоровительных учреждений и заместителями руководителей учебных заведений по воспитательной работе |
1 |
3 |
Специалисты отдела специальных программ |
|
11. |
Подготовка и рассылка протоколов по итогам заседаний межведомственной комиссии по организации круглогодичного отдыха, оздоровления и занятости детей и молодежи |
2 |
4 |
Специалисты отдела специальных программ |
|
12. |
Актуализация реестра организаций отдыха детей и их оздоровления |
2 |
2 |
Специалисты отдела учета |
|
13. |
Подготовка и организация студенческой научно-практической конференции в сфере профилактики употребления алкоголя |
2 |
3 |
Специалисты отдела по организации оздоровительной кампании |
|
14. |
Подготовка статистических и информационно-аналитических материалов по профилактике алкоголизма |
2 |
2 |
Специалисты отдела учета |
|
15. |
Проведение студенческой научно-практической конференции в сфере профилактики алкоголизма |
3 |
2 |
Специалисты отдела по организации оздоровительной кампании |
|
16. |
Подготовка отчета о выполненной отделом работе за неделю |
10 |
0,5 |
Специалисты всех отделов |
|
17. |
Совещание |
10 |
0,5 |
Специалисты всех отделов |
|
18. |
Подготовка к проведению студенческого межвузовского мероприятия по исторической тематике |
2 |
2 |
Специалисты отдела специальных программ |
|
19. |
Проведение брейн-ринга среди студенческих команд "Бородинское сражение" |
2 |
3 |
Специалисты отдела специальных программ |
|
20. |
Подготовка статистических и отчетных данных о реализации ДКЦП "Организация отдыха, оздоровления и занятости детей и молодежи" за 1 кв. 2018 года |
2 |
2 |
Специалисты отдела учета и экономического анализа |
|
21. |
Формирование методических рекомендаций для вожатых детских оздоровительных лагерей на 2018 год |
2 |
3 |
Специалисты отдела по организации оздоровительной кампании |
|
22. |
Выпуск сборника методических рекомендаций для вожатых детских оздоровительных лагерей |
3 |
1 |
Специалисты отдела по организации оздоровительной кампании |
|
23. |
Подготовка отчетной информации в Министерство регионального развития Российской Федерации о ходе реализации подпрограммы "Обеспечение жильем молодых семей" за 1 кв. 2018 года |
2 |
2 |
Специалисты отдела учета |
|
24. |
Подготовка отчета о выполненной отделом работе за неделю |
10 |
0,5 |
Специалисты всех отделов |
|
25. |
Совещание |
10 |
0,5 |
Специалисты всех отделов |
|
26. |
Подготовка доклада к заседанию краевой комиссии по государственным премиям и стипендиям |
5 |
1 |
Специалисты отдела специальных программ |
|
27. |
Организация и проведение Школы молодежного предпринимательства |
5 |
3 |
Специалисты отдела специальных программ |
|
28. |
Организация и проведение семинаров по вопросам защиты прав и интересов молодежи, профилактики алкоголизма для вожатых детских оздоровительных лагерей |
3 |
2 |
Специалисты отдела по организации оздоровительной кампании |
|
29. |
Инструктивный семинар для вожатых детских оздоровительных лагерей |
3 |
2 |
Специалисты отдела по организации оздоровительной кампании |
|
30. |
Подготовка статистических и отчетных данных о реализации ДКЦП за 1 кв. 2018 года |
2 |
4 |
Специалисты отдела учета |
|
31. |
Подготовка отчета о выполненной отделом работе за неделю |
10 |
0,5 |
Специалисты всех отделов |
|
32. |
Совещание |
10 |
0,5 |
Специалисты всех отделов |
|
33. |
Составление технического задания на изготовление баннеров и плакатов антинаркотического содержания |
7 |
1 |
Специалисты отдела специальных программ и отдела по организации оздоровительной кампании |
|
34. |
Отбор муниципальных образований для предоставления субсидий в рамках реализации подпрограммы "Обеспечение жильем молодых семей" за 1 кв. 2018 года |
2 |
1 |
Специалисты отдела учета |
|
35. |
Подготовить программу реализации мероприятий по проводимым ДКЦП в сфере молодежной политики на второе полугодие |
10 |
1 |
Специалисты всех отделов |
Далее необходимо провести предварительный анализ запланированных операций для сетевого графика, в качестве примера возьмем июль 2018 года.
Предварительный анализ сетевого плана
По плану все запланированные на июль 2018 года операции необходимо осуществить за полных четыре рабочих недели и два дня на пятой недели.
Каждая рабочая неделя включает в себя по 5 рабочих дней. Праздников в течение данного периода нет.
Таким образом, в июле 2018 года должно осуществить планируемые операции за 22 рабочих дня при 5-ти дневной рабочей неделе:
- с 02.07.2018 по 06.07.2018 – 5 дней
- с 09.07.2018 по 13.07.2018 – 5 дней
- с 16.07.2018 по 20.07.2018 – 5 дней
- с 23.07.2018 по 27.07.2018 – 5 дней
- с 30.07.2018 по 31.07.2018 – 2 дня
Итого: 22 дня.
Для построения сетевого графика необходимо распределить ответственных лиц и сгруппировать параллельные операции. Распределение специалистов, выполняющих запланированные операции в рамках формализованной структуры операций, представленной в карточке-определителе, осуществляется в соответствии с функциональными обязанностями сотрудников и выделением в структуре операций, имеющих регулярный и обязательный характер.
Совместные виды работ, выполняемые несколькими отделами, выделены в соответствии с формализованной структурой запланированных операций.
При этом операции, которые осуществляются отделами самостоятельно, нужно сгруппировать, они будут выполняться параллельно для эффективного выполнения запланированных операций.
В случае возникновения несоблюдения плана по выполнению запланированных операций будет возможным проведение корректировки сетевой модели. При этом нельзя привлекать сотрудников из разных отделов на выполнение операций, не соответствующих их функциональным обязанностям.
Группировка параллельных операций представлена в таблице.
|
Неделя |
Параллельные операции недели |
Отдел |
|---|---|---|
|
1 |
2 |
Отдел учета и экономического анализа |
|
4, 5, 7 |
Отдел специальных программ | |
|
3, 6 |
Отдел по организации оздоровительной кампании | |
|
2 |
10 (11), причем операции 10 и 11 также параллельны |
Отдел специальных программ |
|
13, 15 |
Отдел по организации оздоровительной кампании | |
|
12, 14 |
Отдел учета и экономического анализа | |
|
3 |
20, 23 |
Отдел учета и экономического анализа |
|
21, 22 |
Отдел по организации оздоровительной кампании | |
|
18, 19 |
Отдел специальных программ | |
|
4 |
28, 29 |
Отдел по организации оздоровительной кампании |
|
30 |
Отдел учета и экономического анализа | |
|
26, 27 |
Отдел специальных программ | |
|
5 |
33 |
Отдел специальных программ и отдел по организации оздоровительной кампании |
|
34 |
отдел учета и экономического анализа |
Построение сетевого графика
В нашем примере для построения сетевого графика необходимо составить формуляр операций, его можно использовать в качестве образца на практике.
В таблицу сведем следующие данные по каждой операции:
- номер операции;
- предшествующие операции;
- количество исполнителей;
- продолжительность операции в днях.
В таблице операций их номера соответствует нумерации в карточке-определителе в соответствии с группировкой параллельных операций.
|
Номер операции |
Предыдущие операции |
Кол-во исполнителей, чел. |
Продолжительность, дни |
|---|---|---|---|
|
1. |
- |
10 |
1 |
|
2. |
1 |
2 |
3 |
|
3. |
1 |
3 |
1 |
|
4. |
1 |
2 |
4 |
|
5. |
4 |
1 |
0,5 |
|
6. |
3 |
3 |
2 |
|
7. |
5 |
2 |
0,5 |
|
8. |
2,7,6 |
10 |
0,5 |
|
9. |
9 |
10 |
0,5 |
|
10. |
9 |
1 |
3 |
|
11. |
9 |
2 |
4 |
|
12. |
9 |
2 |
2 |
|
13. |
9 |
2 |
3 |
|
14. |
12 |
2 |
2 |
|
15. |
13 |
3 |
2 |
|
16. |
10,11,14,15 |
10 |
0,5 |
|
17. |
16 |
10 |
0,5 |
|
18. |
17 |
2 |
2 |
|
19. |
18 |
2 |
3 |
|
20. |
17 |
2 |
2 |
|
21. |
17 |
2 |
3 |
|
22. |
21 |
3 |
1 |
|
23. |
20 |
2 |
2 |
|
24. |
19,22,23 |
10 |
0,5 |
|
25. |
24 |
10 |
0,5 |
|
26. |
25 |
5 |
1 |
|
27. |
26 |
5 |
3 |
|
28. |
25 |
3 |
2 |
|
29. |
28 |
3 |
2 |
|
30. |
25 |
2 |
4 |
|
31. |
27,29,30 |
10 |
0,5 |
|
32. |
31 |
10 |
0,5 |
|
33. |
32 |
7 |
1 |
|
34. |
32 |
2 |
1 |
|
35. |
33,34 |
10 |
1 |
На основе таблицы операций и карточки-определителя с учетом произведенной группировки параллельных операций осуществляется построение сетевого графика.
Сетевой график, пример
Определим критический путь. Критический путь на данном сетевом графике составляют операции: 1, 4, 5, 7, 8, 9, 13, 15, 16, 17, 18, 19, 24, 25, 28, 29, 31, 32, 33 (34), 35.
В результате построения сетевого графика работы можно сделать вывод, что деятельность организации не укладывается в заданный срок равный 22 рабочим дням, составляя вместо этого 26 дней. При этом операции первой, второй и третьей недели не укладываются в заданный для них срок, равный 5 рабочим дням. По сетевой модели операции 1 недели длятся 7 дней, 2 недели – 6 дней, 3 недели – 6 дней. Операции четвертой и пятой недель укладываются в заданные для них сроки.
Для соблюдения запланированных сроков произведем корректировку сетевого графика.
В нашем примере сетевого графика по данным карточки-распределителя можно сделать вывод, что для некоторых операций в рамках запланированных действий существует резерв специалистов в отделе. Учитывая, что общая численность сотрудников относительно невелика, можно воспользоваться способом корректировки сетевой модели с привлечением дополнительных ресурсов, в качестве которых выступают свободные на момент реализации операции специалисты данного отдела. Благодаря этому сократится срок выполнения операций критического пути, соответственно и сроки всей сетевой модели. Корректировке подлежат операции 1, 2 и 3 недель, так как операции 4 и 5 недель сетевого графика укладываются в заданные сроки.
После корректировки осуществим построение альтернативного сетевого графика.
Необходимо привлечь дополнительных специалистов для выполнения операций 4 (отдел специальных программ), 13 (отдел по организации оздоровительной кампании) и 18 (отдел специальных программ). Расчет трудоемкости операций (Q) определим исходя из произведения числа специалистов (N), выполняющих операцию, на число дней (t), выделенных для ее выполнения:
Q = N * t
Q4 = 2*4 = 8 ч/дн
Q13 = 2*3 = 6 ч/дн
Q18 = 2*2 = 4 ч/дн
В отделе специальных программ работает 5 человек, но в выполнении операции 4 задействовано только 2 человека. В результате привлечения двух специалистов новый срок выполнения операции составит: 8 / 4 = 2 дня. Следовательно, операция 4 будет выполняться 2 дня вместо 4 дней.
В отделе по организации оздоровительной кампании работает 3 специалиста, но в выполнении операции 13 занято только два человека. В данном случае привлечение одного дополнительного специалиста позволит сократить срок выполнения операции: 6 / 3 = 2 дня. Следовательно, операция 13 будет выполняться 2 дня вместо 3 дней.
В выполнении операции 18 задействовано 2 специалиста отдела специальных программ. Привлечение двух дополнительных специалистов позволит сократить срок ее выполнения: 4 / 4 = 1 день. Следовательно, операция 18 будет выполняться 1 день вместо 2 дней.
В результате получаем срок выполнения операций после корректировки сетевого графика с привлечением дополнительных ресурсов:
26 – 2 – 1 – 1 = 22 дня.
Таким образом, за счет произведенной коррекции сетевого графика срок выполнения операций, соответствует изначально заданному сроку в 22 рабочих дня.
Альтернативный график будет аналогичен предыдущему в плане своей структуры, корректировке подвергнуты сроки реализации операций согласно построенной сетевой модели.
Альтернативный сетевой график
Оценка эффективности сетевого графика
Рассчитаем общую трудоемкость запланированных операций при первичном (Q1) и альтернативном (Q2) построении сетевого графика.
Q1 = 10 * 26 = 260 ч/дн.
Q2 = 10 * 22 = 220 ч/дн.
Для оценки эффективности сетевого графика воспользуемся методом сопоставления результатов реализации управленческого решения.
Э = К * [Q2 – Q1] * 100%
К – коэффициент пропорциональности, учитывающий долю эффективности, приходящейся на УР (обычно К = 0,4-0,5).
К примем равным 0,4.
Э = 0,4 * [220 – 260] * 100% = 16%.
Согласно данному методу эффективность решения – 16%, что является хорошим результатом. Таким образом, в рассмотренном примере подтверждена целесообразность сетевого графика.
Выводы
Построение сетевого графика в управлении работой организации позволяет существенно повысить ее результативность. Если по результатам первичного построения сетевого графика выясняется, что запланированные операции невозможно выполнить в отведенный срок, необходимо корректировать работу организации и сформировать новый график. В рассмотренном примере сетевой график был скорректирован за счет привлечения дополнительных трудовых ресурсов.
