Тайм-менеджмент

Управление временем

Личную работу, рабочее время необходимо целесообразно планировать для достижения максимальной эффективности и интенсивности использования своего времени. Эффективное использование времени на принципах рационального планирования - фактор личного успеха.

Тайм-менеджмент, управление временем, организация времени – это концепция планирования личной работы, которая позволяет организовать рабочее время и повысить эффективность управленческой деятельности за счет его рационального использования.

Необходимость рационального использования объективно ограниченного ресурса рабочего времени, которым человек располагает для выполнения стоящих перед ним задач. Для достижения максимальной эффективности и интенсивности использования рабочего времени целесообразно планировать свою личную работу.

Основной сферой применения концепции управления временем является творческая, интеллектуальная и управленческая деятельность, но тайм-менеджмент может применять любой человек, деятельность которого требует личной самоорганизации.

В таблице приведены основные подходы к понятию тайм-менеджмента, управлению временем.

В этой связи следует отметить, что понятие рабочего времени включает в себя "время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвящённое выполнению прямых служебных обязанностей" [5]. Следовательно, с помощью системы управления трудом руководящих работников можно анализировать использование рабочего времени менеджерами в организации.

Анализ использования рабочего времени может быть осуществлен с помощью следующих коэффициентов:

Принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент имеет дихотомическую природу и включает в себя два аспекта:

• Организация своего рабочего времени
• Упорядочивание планов личной работы

Организация рабочего времени основывается на 7 базовых принципах:

Методы тайм-менеджмента

Управление временем и упорядочивание планов личной работы может осуществляться с помощью различных подходов. В тайм-менеджменте наиболее распространены три метода:

• метод "Альпы";
• метод "ABC";
• метод Эйзенхауэра.

Планирование личной работы по методу "Альпы" включает в себя пять последовательных стадий, выполняемых циклически:

1. Первая стадия состоит в структуризации и сортировке задач.
2. На второй стадии оценивается продолжительность необходимых действий.
3. Третья стадия предполагает распределение имеющегося времени в соответствии с принципами организации рабочего времени, в частности, резервирования времени.
4. На четвертой стадии принимаются решения в зависимости от приоритетов и перепоручений.
5. Пятая стадия включает в себя контроль, учет выполненных задач.

В соответствии с данным методом, очередность запланированных задач устанавливается с помощью принципа Парето в соотношении 80:20. Комбинирование метода "Альпы" и принципа Парето основывается на том, что в рамках значимой совокупности запланированных задач лишь малая часть отдельных задач представляет собой приоритетные мероприятия. Иными словами лишь 20% запланированных дел принесут 80% запланированного результата. Оперируя данной методикой, можно существенно повысить эффективность своего рабочего времени и перераспределить его в пользу выполнения более существенных задач.

Метод анализа ABC основывается на том, что процентное соотношение дел по степени их важности в сумме остается неизменным. В соответствии с методом ABC в тайм-менеджменте все планируемые задачи распределяются в зависимости от их значимости на три категории, которые соотносятся с тремя закономерностями данного метода.

Закономерности метода ABC включают в себя следующие:

• наиболее значимые задачи составляет 15% от общего количества задач, которые должен решить менеджер, тогда как результат от их решения составляет около 65% в достижении поставленных целей;
• важные задачи составляют 20% от их общего количества, и их вклад в достижение поставленных целей также составляет 20%;
• наименее важные задачи занимают в общей совокупности 65%, тогда как их вклад в достижение стоящих перед менеджером целей составляет всего 15%.

Закономерности ABC-анализа

Методика планирования личной работы с помощью анализа ABC заключается в том, что необходимо составить перечень запланированных задач, систематизировать их, определить очередность выполнения, степень их важности и распределить запланированные задачи по категориям A, B и C. В результате применения данной техники, вы решаете задачи категории A, 15% от общего количества запланированных задач. Вместе с тем, 20% задач, которые отнесены к категории B, могут быть перепоручены, а 65% задач категории C подлежат обязательному перепоручению в силу их малой значимости. В результате, вы наиболее эффективно решаете самые важные задачи, что позитивно сказывается на результативности управления вашим временем.

Метод Эйзенхауэра представляет собой ускоренный анализ задач и является вспомогательным в таких случаях, когда требуется быстро принять решение о приоритетности стоящих перед ним задач. В целях повышения эффективности тайм-менеджмента приоритеты устанавливаются по двум критериям: срочность и значимость задачи. В результате все задачи, стоящие перед менеджером, распределяются на четыре группы:

1. Срочные и важные задачи;
2. Менее срочные, но одновременно важные задачи;
3. Срочные, но менее важные задачи;
4. Менее срочные и менее важные задачи.

В соответствии с данной методикой организацией времени вы должны самостоятельно решить задачи первой и второй группы, однако решение задач второй группы необязательно осуществлять сразу, это можно сделать после решения задач первой группы. Решение задач третьей группы нужно в экстренном порядке перепоручить другим лицам. Решение задач четвертой группы следует перепоручить другим лицам с учетом степени срочности и важности их выполнения.

Цель тайм-менеджмента

Формирование оптимального режима работы – основная цель тайм-менеджмента

В соответствии с корпоративным подходом к понятию тайм-менеджмента, основной задачей управления рабочим временем является достижение максимальной эффективности его использования путем сбалансированного планирования личной работы в организации. Это справедливо и для управления своим рабочим временем вне организации, если вы, например, свободный художник.

Фундаментальными детерминантами оптимального режима личной работы являются регулярное оперативное планирование и систематичность контроля выполнения управленческих задач.

Режим личной работы должен включать с себя четкую регламентацию использования рабочего времени на решение задач, связанных с документами, приемом посетителей, участие в совещаниях и т.д. Непосредственное составление плана личной работы предполагает своей целью создание нормального ритма работа аппарата управления в масштабах всей организации, так как, в конечном счете, это обеспечивает оптимальную очередность выполнения управленческих задач, дает возможности выделить время для инновационной деятельности, повышения квалификации управленческих кадров, а также определить стратегические перспективы.

Если режим работы несбалансирован, то, в соответствии с концепцией тайм-менеджмента и планирования личной работы менеджера, создаются критические ситуации, принимаются непродуманные решения, снижается результативность труда.

Формирование оптимального режима работы предполагает, что планирование рабочего времени должно учитывать задачи, которые повторяются периодически, и внезапно возникающие задачи, которые невозможно запланировать заранее.

Объективно, планируя свой режим работы, вы не можете игнорировать необходимость выполнения регулярных задач, которые повторяются с определенной периодичностью: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. К таким задачам можно отнести, например, работу с документами. Очевидно, что время выполнения периодических работ должно быть четко определено при организации личной работы, так как все они относятся к обязательным задачам и невыполнение их ведет к перебоям в работе и снижению темпов достижения стоящих перед вами целей. Отдельно также можно выделять нерегулярные повторяющиеся работы, которые планируются заранее, например, служебные командировки, переговоры, совещания и т.п.

Внезапно возникающие задачи, объективно не предоставляющие возможности запланировать их заранее, не могут быть предусмотрены при планировании личной работы, следовательно, для этого необходимо резервировать рабочее время, которое может быть использовано вами для их выполнения. В соответствии с принципами тайм-менеджмента решение внезапно возникших задач либо перепоручается, либо переносится на другое время, либо же выполняется за счет сокращения затрат времени на запланированные работы.

Тайм-менеджмент преследует цель сформировать оптимальный режим работы, а не просто составить порядок выполнения задач. Важным аспектом выступает распределение времени на решение стоящих перед вами задач в соответствии с их важностью, срочностью выполнения, а также с учетом возможных сроков их выполнения.

Оптимальный режим управления временем должен в максимальной степени учитывать все будущие виды работ, при этом необходимо сопоставлять необходимый объем рабочего времени для выполнения поставленных задач с плановым фондом рабочего времени, чтобы он соответствовал общему бюджету рабочего времени, которым вы располагаете.

Однако, не менее важным аспектом тайм-менеджмента выступает исполнение плана личной работы. Вам необходимо не только рационально распределить свое рабочее время, но и следовать ему, проявить последовательность и системность выполнения запланированных задач, а впоследствии обеспечить контроль выполненных задач. При этом контроль в планировании своего времени должен быть регулярным и предоставлять возможность оценки учета решенных задач, сроков и степени их выполнения.

Инструменты тайм-менеджмента

Дисциплина выполнения запланированных задач способствует эффективному использованию рабочего времени, что в соответствии с принципами тайм-менеджмента повышает качество работы. Хотя организация и управление временем осуществляется на долгосрочный, среднесрочный и краткосрочный период, формирование оптимального режима работы в организационно-техническом плане достигается через оперативное планирование использования рабочего времени.

Оперативное планирование личной работы осуществляется регулярно, на каждую неделю вы должны иметь оперативный план, который представляет собой план личной работы на текущий и предстоящий рабочий день и содержит перечень задач, которые следует оперативно выполнять в определенный срок.

Тайм-менеджмент предполагает использование план-графика на неделю и ряда организационных инструментов.

План-график на неделю

Организационные инструменты тайм-менеджмента

Использование организационных инструментов для повышения эффективности управления временем позволит вам установить четкий распорядок использования рабочего времени в зависимости от планируемого периода: день, неделя, месяц.

В конечном счете, согласно принципам тайм-менеджмента, вы должны учитывать необходимость координации с рабочими планами коллег и партнеров.

Организация времени в течение рабочего дня

Рациональное использование рабочего времени связано с продолжительностью рабочего дня, от которой зависит ваша работоспособность. Долговременный рабочий день, который может длиться по 10-15 часов, не допускают положения науки управления: увеличение продолжительности рабочего влечет понижение уровня интенсивности труда и наоборот. При этом в современных условиях неупорядоченное использование рабочего времени в течение дня ведет к снижению эффективности любой профессиональной деятельности. В свою очередь, это обуславливает возникновение таких потерь в деятельности, которые не могут быть компенсированы.

Нерациональный подход к использованию рабочего времени в течение дня ведет к негативным тенденциям в целом. Вы будете тратить на оперативные задачи более 60% своего годового рабочего времени, поэтому организация времени должна быть таковой, что в год на оперативные задачи вы тратите не более 30% своего рабочего времени. Параллельно нужно сократить затраты рабочего времени на несвойственные вам работы до минимума.

Таким образом, очевидно, что рационализация рабочего дня представляется обязательным элементом тайм-менеджмента с точки зрения организации времени.

Работоспособность людей на протяжении рабочего дня меняется по стадиям.

Стадии рабочего дня в зависимости от работоспособности человека

В зависимости от стадии рабочего дня вам нужно планировать выполнение отдельных задач. Наиболее сложные задачи, творческую работу, решение важных вопросов, принятие стратегических решений и т.п. следует планировать на вторую стадию рабочего дня, на период наибольшей работоспособности.

Простые правила организации времени:

1. Сложные задачи нужно планировать на первую половину дня;
2. Приступать к ним нужно не ранее, чем спустя час после начала рабочего дня;
3. Во второй половине дня следует выполнять задачи, требующие меньшей отдачи;
4. Детальный перечень задач на день определяйте всегда самостоятельно в рамках того, что требуется сделать.

Срок наибольшей работоспособности зависит от следующих факторов:

• сложность и интенсивность труда;
• состояние здоровья;
• условия труда;
• психологический климат;
• перерывы в течение рабочего дня и др.

На общий уровень трудоспособности влияет годовой режим труда и отдыха, который характеризуется общим количеством рабочих дней, соотношением рабочих и выходных дней, их регулярностью, продолжительностью отпуска.

Для длительного поддержания высокого уровня работоспособности важное значение также имеет непосредственно продолжительность вашего рабочего дня и режим использования рабочего времени. В этой связи следует выделить два аспекта, характерных для тех, кто занят умственной работой:

1. Во-первых, вам нужно иметь возможность активно отдыхать в течение дня не менее 1-2 часов. Это время следует использовать для занятий спортом, прогулок, культурных мероприятий и т.п., на что у вас должно оставаться время после окончания рабочего дня. Кроме этого, вам нужно иметь время для семьи и пассивного отдыха, например, чтения книг. Сон должен занимать 7-8 часов, а в периоды повышенного напряжения ночной сон дополняется еще одним часом.

2. Во-вторых, вы должны рационально использовать свое рабочее время и не превышать продолжительность рабочего дня, оптимально, не более 8-9 часов.

В этой связи, можно определить, что, учитывая сопутствующие расходы времени и непроизводственные времязатраты, вы должны соблюдать оптимальное соотношение рабочего времени и отдыха. На 9 часов рабочего дня должно приходиться около 12-13 часов отдыха.

Как заставить себя работать

Правила тайм-менеджмента

В соответствии с принципами тайм-менеджмента необходима реализация системы организации своего рабочего дня, позволяющая регламентировать выполнение конкретных задач в рамках рабочего дня. Применение методик тайм-менеджмента в системе планирования рабочего времени, вне зависимости от конкретных методов их реализации, должно быть основано на рассмотренной системе управления временем.

Такой подход допускает составление плана личной работы с учетом распорядка дня и организацию работы исключительно с целью выполнения поставленных задач.

Эффективный принцип организации рабочего дня: "Работа должна подчиняться мне, а не наоборот". Он должен постулироваться вами постоянно.

В соответствии с методикой реализации такого подхода, выделяется три группы правил эффективного тайм-менеджмента. Каждая из этих групп правил соответствует началу, основной части и завершению рабочего дня.

Правила тайм-менеджмента, которым вы должны следовать в начале дня:

• начинать каждый рабочий день с позитивным настроением;
• начинать рабочий день в одно и то же время;
• всегда уточнять план личной работы на день, составленный накануне;
• в первую очередь, выделять ключевые задачи;
• приступать к выполнению поставленных задач без предварительного раскачивания;
• при необходимости согласовывать план выполнения поставленных задач с коллегами и партнерами;
• утром следует выполнить наиболее сложные и важные задачи, так как позже чаще всего вы будете заняты текущими делами.

Таким образом, утром должен задаваться темп работы на целый день, следуя которому вы сможете эффективно выполнить стоящие перед вами задачи и наиболее интенсивно использовать свое рабочее время.

Правила тайм-менеджмента в основной части рабочего дня:

• подготовка работы должна быть логичной и не нарушать внутреннюю организацию рабочего времени;
• фиксируйте сроки и, по возможности, влияйте на результат выполнения задачи, что позволит вам повысить собственную эффективность;
• после обязательной проверки корректируйте поставленные задачи с точки зрения необходимости отдельных работ;
• отклоняйте дополнительные проблемы, которые могут быть отложены или перепоручены;
• избегайте незапланированных импульсивных действий;
• соблюдайте размеренный темп рабочего дня;
• небольшие однородные задания следует выполнять сериями, чтобы за счет сокращения времени на подготовку и непрерывного выполнения заданий концентрироваться на процессе и экономить рабочее время;
• рационально завершайте выполнение каждой задачи, чтобы избегать лишних времязатрат на возврат к ее выполнению;
• в случае появления незапланированного свободного времени используйте его для рутинной деятельности;
• соблюдайте принцип антицикличности и занимайтесь в начале рабочего дня наиболее важными задачами, а менее важные вопросы отложите на вторую половину дня;
• делайте кратковременные перерывы для восстановления сил;
• контролируйте сроки, время выполнения задач и планы.

Таким образом, вы сможете достичь наибольшей эффективности использования своего рабочего времени, если соблюдать единый подход к управлению временем. Результативность использования своего рабочего времени –это ваша основная задача.

Правила тайм-менеджмента для завершения рабочего дня:

• завершить выполнение всех начатых небольших и/или незначительных, маловажных задач;
• проконтролировать и оценить достигнутые результаты;
• составить план на следующий рабочий день.

Не пытайтесь практиковать негативную систему регулярных сверхурочных работ, что так или иначе вызовет снижение интенсивности и эффективности вашей работы, так как снизится трудоспособность. Окончание рабочего дня должно логически подводить черту под всей проделанной за день работой и стимулировать вас на подготовку к следующему рабочему дню.

Выводы

Планирование целей и задач в соответствии с принципами тайм-менеджмента предполагает достижение максимально рационального использования рабочего времени в целях повышения эффективности своей деятельности. Определяя порядок и приоритеты выполнения стоящих перед вами задач, нужно соблюдать принципы организации своего рабочего времени, в противном случае невозможно достичь объективного упорядочивания планируемой на предстоящий период работы. Используя методы определения сроков и важности выполнения задач, следует структурировать свою деятельность.

Управление временем опирается на достижения научной организации труда, формирование оптимального режима использования рабочего времени и соблюдение условий рационального выполнения задач. В этой связи следует планировать свое рабочее время таким образом, чтобы достигать оптимального баланса между выполнением приоритетных задач, решением вопросов средней степени важности и личным отдыхом, в котором нуждается каждый человек.

Литература

1. Калинин С.И. Тайм-менеджмент. – СПб.: Питер, 2013.
2. Зайверт Л. Медвежья стратегия. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2012.
3. Архангельский Г.А. Тайм-менеджмент. – М.: Альпина Паблишер, 2013.
4. Шканова О.М. Эффективная организация труда менеджера. – М.: Инфра-М, 2012.
5. Райзберг Б. А., Лозовский Л. Ш., Стародубцева Е. Б. Современный экономический словарь. – М.: Инфра-М, 2006