Товароснабжение магазина

Организация поставок в магазин

Элементы комплекса коммерческих и внутритехнологических операций образуют систему товароснабжения магазина.

Первым элементом является процесс организации поставок, включая закупку и доставку товаров в магазин.

Организация товароснабжения в магазине осуществляется с учетом характера реализуемой продукции и в соответствии со структурой и спецификой реализуемых товаров. Например, в продуктовом магазине применяется различный подход к молочной продукции с небольшим сроком годности и вкусовым товарам, которые могут долго хранится в магазине.

В соответствии с этим, в магазине обычно применяется транзитная и складская форма товароснабжения. При транзитной форме доставка товаров в магазин осуществляется непосредственно от предприятия-изготовителя. Например, транзитная форма товароснабжения применяется в рамках поставок молочной продукции и хлебобулочных изделий. При складской форме поставки товаров в магазин производятся от оптовых предприятий.

Анализ поставщиков магазина проводится в соответствии с критериями оценки уровня организации товароснабжения розничного предприятия по пятибалльной шкале.

Для этого используют 7 показателей:

1. Скорость выполнения заявок на поставку,
2. Возможность экстренных поставок по спецзаказам,
3. Возврат товаров (некачественных, с дефектами, скорость возврата),
4. Комплектование заявок номенклатурного и количественного перечня,
5. Уровень предпродажного и постпродажного сервиса,
6. Уровень товарных запасов поставщика
7. Уровень цен поставщиков.

В таблице представлен пример расчета рейтинга поставщиков магазина.

Ключевым фактором выбора компании "ХЛЕБ" в качестве партнера по поставкам продукции является оптимальный режим поставок, возможность организации внеплановой поставки, а также поддержание стабильного уровня цен и качества товаров, поставляемых в магазин. Компания "БАФ" является важным поставщиком из-за выгодных условий поставок продукции. Компания ДОЛИНА" характеризуется как менее выгодный поставщик, поэтому следует рассмотреть возможность поиска другого поставщика с аналогичным ассортиментным перечнем.

Вместе с тем, в приведенном примере рейтинг поставщиков магазина по критериям оценки организации товароснабжения свидетельствует о сбалансированном выборе поставщиков. По итогам оценки можно определить, что уровень организации товароснабжения в магазине соответствует среднему уровню по каждому из поставщиков.

Организация поставок в магазин не носит одномоментного характера, напротив, процесс осуществляется на регулярной основе по мере возникновения потребности в пополнении товарных запасов в целях обеспечения бесперебойной и непрерывной торговой деятельности по розничной реализации товаров. Товароснабжение организовано таким образом, чтобы процесс поставок был постоянным по каждой группе товаров, которые реализуются в магазине.

Взаимоотношения между магазином и поставщиками определены в заключенных договорах на поставку товаров. Поставки товаров осуществляются по мере возникновения потребности в конкретных товарах в магазине на основе формируемой заявки в соответствии с заключенными договорами. Заявки в магазине формируются регулярно и служат основанием для поставок, позволяя контролировать объемы товарных запасов в зависимости от текущего наличия тех или иных товарных позиций на складе магазина. Интервал поставок зависит от номенклатуры реализуемой продукции, в среднем, он составляет 1-3 дня для продуктовых магазинов и 7-14 дней для непродовольственных магазинов в зависимости от группы товаров и поставщика. Таким образом, в зависимости от номенклатуры в магазине поставки товаров могут быть основаны на принципе регулярных и/или нерегулярных поставок, в соответствии с которым по мере возникновения потребности в конкретной продукции в магазине формируется заявка поставщикам на конкретные товарные позиции с указанием количества и типоразмеров по каждой из них. В отношении товаров, которые поставляются под заказ конкретных покупателей, в магазине формируются наряд-заказы поставщикам на конкретные товары. Перед отправкой наряд-заказ одобряется руководством магазина.

Вместе с тем, следует отметить, что практики твердого планирования товарных поступлений во многих непродовольственных магазинах нет, что обусловлено характером реализуемой продукции. В соответствии с этим, возможность организации постоянных плановых поставок фактически отсутствует. Намного лучше в этом плане ситуация в продовольственных магазинах с постоянным ассортиментом повседневного спроса, где есть возможность организации товароснабжения магазина на базе принципа плановых поставок от основных поставщиков.

Контроль поставок

Важным элементом системы товароснабжения магазина является контроль поставок. В магазине контролируется наличие накладных, сопроводительных документов, сертификатов соответствия и прочих документов, а также непосредственное выполнение поставщиками договорных обязательств. Контрольные функции выполняет директор магазина (или другое ответственное лицр), опираясь на сообщения продавцов о своевременном выполнении или невыполнении поставщиками обязательств по поставкам. При этом возможности активного воздействия на поставщиков у небольших магазинов отсутствуют в силу небольшого размера предприятия. Основным методом, к которому прибегают в небольших магазинах, является поиск и отбор наиболее надежных поставщиков продукции. Если поставщик в течение некоторого времени систематически нарушает условия поставок, то руководство магазина расторгнет договорные отношения с таким поставщиком.

Приемка товаров

Следующим элементом комплекса операций товароснабжения розничного предприятия является организация процесса приемки и хранения товаров. В магазине процесс приемки товаров разделен на процедуры приемки товаров по количеству и качеству. Ответственными за проведение данных процедур являются продавцы, осуществляющие их согласно стандартным инструкциям.

Процедура приемки товаров по количеству в магазине сводится к традиционным методам, включающих сверку массы и количества фактически поступивших товаров, согласно ассортиментным позициям по номенклатурному перечню в счетах-фактурах, товарно-транспортых накладных и иных сопроводительных документов, предоставленных поставщиком. Процедура приемки товаров по качеству в магазине "производится в рамках проверки внешнего вида, сохранности товаров, целостности упаковки и соответствие товарной продукции установленным требованиям, а также указанным в сопроводительных документах показателям.

Приемка товаров по количеству в магазине осуществляется одним из двух способов:

1. От товара к документу
2. От документа к товару.

В первом случае, сначала отбирается товар, потом его количество сверяется с документами. Во втором случае, проверка по количеству начинается с перечня товаров в документации, когда каждая позиция по документам отыскивается среди отгруженной продукции. В зависимости от объема конкретной поставки и номенклатурного перечня продукции выбирается наиболее удобный способ, которым обычно является проверка от товара к документу. Проверка от документа к товару применяется в основном при небольших по объему поставках. В остальных же случаях проверка от документа к товару менее удобна, поскольку требует больше трудозатрат.

В операционно-функциональном плане приемка товаров в магазине включает в себя комплексную проверку количества, качества и наименования товаров, указанного в оформленной заявке или наряд-заказе, на предмет их соответствия фактически поставленному количеству товаров, их качеству и номенклатурному перечню. Первичным этапом является проверка наличия товарно-транспортной накладной, счет-фактуры и иных сопроводительных документов, включая спецификации и техническую документацию. Если такие документы отсутствуют, составляется акт, в котором указывают недостающие документы. Момент проведения проверки соответствует тому моменту, когда партия товаров от поставщика прибыла в магазин. Далее происходит проверка наименования товара, ассортиментных характеристик, наименования изготовителя и т.д.

Акт о приемке товарной продукции оформляется по форме №ТОРГ-1. Акт о приемке товаров применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора.

Основной целью процедур приемки по количеству и качеству выступает выявление возможных несовпадений в количестве или недостачи определенной позиции, а также качественных несоответствий товаров. В магазине практика приемки товаров сводится к тому, что если есть какие-то несовпадения в количестве или недостача товара определенной позиции, это помечается на товарно-сопроводительной документации, затем ставятся подписи обоих сторон. Однако коммерческий акт не составляется. При обнаружении недостачи позиции по документам, либо неприемлемом качестве товара, в товарно-транспортной накладной производится вычерк данной позиции, либо изменение количества принятой продукции. Данное исправление заверяется подписями обеих сторон, на накладной поставщика печать не ставится. Перепечатанная накладная доставляется в магазин со следующей поставкой товара, либо торговым представителем этой организации. Существует и другая система – в товарно-транспортных накладных поставщика есть колонка "фактическое количество", где указывается количество принятой продукции и напротив данного изменения ставятся подписи сторон.

Формализация обнаружения недостатков товарных позиций или фактического несоответствия документальным значениям сводится к двум основным возможным вариантам предъявления претензий:

1. По явным недостаткам товара, упаковки, включая недостачу, пересортицу, отсутствие тары и другим физическим фактам – претензии предъявляются сразу в момент приемки товара и формализуются в стандартном порядке по процедурам приемки товаров по количеству и качеству;
2. По скрытым или выявленным в процессе реализации недостаткам, дефектам, повреждениям и т.п. – в срок не позднее трех рабочих дней с момента фактической приемки товара.

В остальных случаях, действуют стандартные условия возврата товаров по гарантийным обязательствам поставщика.

Вместе с тем, каждый факт установления наличия как явных, так и скрытых недостатков, формализуется в виде актов, составляемых согласно претензиям по обнаруженным дефектам. Каждый акт, составляемый в письменной форме, подается поставщику в течение трех дней с момента его составления. Претензии по товару, поставляемому в специальной таре, предъявляются в течении 24 часов с момента передачи товара в магазине. Претензии, формализованные в виде актов, дополняются документами, которые необходимы в качестве приложения к акту, а в некоторых случаях документы об использовании продукции на месте в соответствии с фактическим ее качеством. В частности, акт о приемке товарной продукции по форме №М-7, отражающий выявленную в ходе приемки продукции недостачу и порчу единиц продукции.

Хранение товаров в магазине

В магазине хранение организовано в смежном с торговым залом складском помещении.

В рамках организации хранения товаров в магазине формируется два вида товарных запасов: рабочий и резервный. Рабочий запас – это товары для непосредственной продажи, находящиеся на рабочем месте продавца. Резервный запас – это товары для пополнения рабочего запаса, находятся они в подсобных помещениях магазина или в нижних ящиках прилавков.

В рамках нормирования товарных запасов в магазине применяются текущий запас, запас для выкладки на витрину, транспортный запас и страховой запас. Часто при организации товароснабжения магазины ограничиваются текущим запасом и страховым запасом. Текущий запас представляет собой постоянный запас товаров, подготовленных к продаже и предназначенных для бесперебойной работы магазина. Величина текущего запаса определяется произведением средней суточной потребности в товаре и интервала поставок товара. Страховой запас создается на случай непредвиденных отклонений в поставках товаров. Размер страхового запаса в магазине определяется в размере 10-30% от размера текущего запаса.

Фактический объем рабочего и резервного запаса определяется исходя из суммы текущего и страхового запаса, фактически, отражая сумму их общую сумму в соотношении 20% и 80% от общего объема текущего и страхового запаса магазина.

В таблице представлен пример расчета оптимального объема запасов метизных изделий в магазине.

Нередка ситуация, когда в магазине не существует транспортного запаса, который должен создаваться на время превышения грузооборота над документооборотом. При организации товароснабжения магазина данный вид запасов товарной продукции не требуется, если поставки продукции осуществляются в соответствии с периодичностью оформления заявок и наряд-заказов. Например, исходя из потребностей в метизных изделиях, заявки оформляются за 5 дней до фактического возникновения потребности в продукции, а на случай возникновения задержки в магазине существует страховой запас.

Подготовка товаров к продаже

Следующим элементом комплекса операций товароснабжения магазина является организация процесса подготовки товаров к продаже. Учитывая характер реализуемой продукции, в магазине отсутствует практика предварительной распаковки и фасовки продукции, так как поставляемые поставщиками товары уже подготовлены к продаже. Основным элементом подготовки товаров к продаже в магазине выступает осуществление торгово-технологических операций, включая оформление ценников, товарную выкладку и т.д. Следует отметить, что все продаваемые товары в магазине должны быть оснащены ценниками, которые содержат:

1. Наименование товара;
2. Производитель товара;
3. Единица измерения;
4. Цена за единицу;
5. Печать организации.

В целом, комплекс операций по подготовке товаров к продаже в магазине включает в себя общие и специальные процедуры:

• к общим процедурам относятся распаковка, сортировка по производителю, весу, типу упаковки, проверка правильности обозначения цен, укладка на стеллажи;
• специальные процедуры включают в себя комплектацию и в случае необходимости расфасовку товаров, что наиболее характерно, для товаров, поставляемых в специальной таре (натуральные прикормки, приманки и др.).

Таким образом, можно сделать вывод, что организация товароснабжения в магазине должна соответствовать масштабам деятельности предприятия и отвечать условиям, в которых функционирует магазин. Вместе с тем, следует отметить, что организационный, технологический и функциональный уровень организации комплекса операций по товароснабжению магазина соответствует базовым принципам организации товароснабжения. На предприятии должны в полной мере учитываться факторы, определяющие организацию товароснабжения, на основе которых магазин формирует долгосрочные хозяйственные связи с несколькими поставщиками реализуемых товаров.