Внутренние документы предприятия

Виды внутренних документов предприятия

Внутренние документы предприятия включают в себя три типа:

1. Организационные документы.
2. Служебные документы.
3. Распорядительные документы.

Внутренние документы предприятия

К внутренним документам предприятия не относятся учредительные документы. Последние регулируются 52 статьей Гражданского кодекса Российской Федерации.

Организационные документы предприятия

Организационные документы предприятия – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Обязательный перечень внутренних организационных документов для каждого предприятия:

Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы.

Обычно положения формализуют совокупность организационных, трудовых отношений и управленческих функций по конкретным вопросам. Основной вид положения – нормативный документ по регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. В таком документе определяется статус, порядок создания, система управления, внутренняя структура, функции, компетенции, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. Положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Структура положения

Содержание разделов положения о подразделении

№	Раздел	Содержание
1	Общие положения.	Наименование Самостоятельность и подчиненность Перечень инструкций, нормативных документов, которыми руководствуется данное подразделение
2	Цели и задачи.	Цель деятельности структурного подразделения Основные задачи
3	Функции.	Основной раздел, включает подробный перечень всех функций, реализация которых направлена на решение стоящих перед подразделением задач
4	Права и обязанности.	Права и обязанности, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач
5	Руководство и служебные связи	Наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы Взаимосвязи с другими подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности Фиксируется перечень документов, с которыми работает данное подразделение

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.

Документ составляется в форме таблицы и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, визы подпись, оттиск печати. Визируется главным бухгалтером, подписывается начальником отдела кадров и утверждается руководителем, подпись заверяется печатью.

Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом.

Документ составляется в виде таблицы, где указывается наименование должностей и структурных подразделений, количество штатных единиц, тарифная ставка или должностной оклад, надбавки и полная оплата в месяц, примечание. Составляет и подписывает документ главный бухгалтер.

Инструкция – нормативный документ, устанавливающий правила для регулирования конкретных организационных, технических, финансовых, технологических операций на предприятии.

Инструкции служат для детализации, разъяснения и определение порядка выполнения тех или иных операций, функциональных обязанностей, либо регламентируют порядок действий в конкретных ситуациях. Инструкции составляют основу организации работы с документами на предприятии.

В инструкции содержится четкое указание на вопросы, объекты или круг лиц, которых касается данная инструкция. Текст носит распорядительный характер и излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

За разработку и утверждение инструкции отвечает руководитель того подразделения, в котором она разработана. Ввод в действие осуществляется после согласования и утверждения руководителем организации.

Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

Должностные инструкции применяются в сфере регулирования трудовых отношений и реализуют разделение труда между персоналом. Каждая должностная инструкция разрабатывается в отделе кадров, согласовывается с руководителем целевого подразделения, юридической службой и утверждается директором предприятия.

Содержание должностной инструкции

Договор – правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

Договор может быть заключен в письменной форме и с помощью дистанционных каналов с электронной цифровой подписью. Содержание включает:

• наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах);
• ссылку на учредительные документы;
• фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон;
• сведения об обязательствах сторон;
• условия и формы расчета;
• санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств;
• срок действия договора.

Служебные документы предприятия

Внутренние служебные документы предприятия – официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Основные виды внутренних служебных документов, используемых в организациях и на предприятиях:

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Протокол ведет секретарь, который стенографирует или записывает на диктофон выступления участников заседания. Затем сделанные записи формализуются в виде документа, к которому прилагаются дополнительные тезисы докладов, справки, решения и иные материалы. Документ содержит следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. В вводной части указывается: председатель, секретарь, список присутствующих, повестка дня. В основной части документируется содержание заседания по схеме:

• СЛУШАЛИ:
• ВЫСТУПИЛИ:
• ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Протоколы относятся к числу важных внутренних документов предприятия, поэтому хранятся постоянно.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

На предприятиях существует много видов актов:

• акт приёма работ по контракту;
• акт приёма-передачи документов;
• акт списания материалов;
• коммерческий акт и т.д.

Акт составляется несколькими лицами, каждый из которых должен поставить подпись под ним. Большинство актов составляется комиссией, действующей постоянно, либо на основе распоряжения директора.

Акт содержит следующие элементы:

1. Основание составления (ссылка на документ, приказ, факт, событие);
2. Состав комиссии (либо фамилии и инициалы составителей);
3. Заголовок (например, "Акт о приемке товаров");
4. Основное содержание (цели, задачи, существо и сроки проделанной работы перед составлением акта);
5. Сведения о количестве экземпляров;
6. Подписи.

Служебная (докладная) записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения (реже – вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Этот вид документа относится к внутренней деловой переписке подразделений предприятия, составляется в случаях, когда это требуют инструкции. Докладная записка отличается тем, что адресуется всегда начальству или ответственным лицам.

В записке содержится следующая информация:

• Факты и события, послужившие поводом к составлению документа;
• Выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо в связи с этим предпринять;
• Данные составителя и подпись.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

Данный вид внутренних документов составляется по запросу сотрудников предприятия или внешних организаций. Наиболее распространены справки о выполнении работ и оплате труда. Справки подготавливаются формализованного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Объяснительные записки составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.

Данный документ оформляется в произвольной форме, содержит указания причин, которые привели к каким-либо нарушениям и потребовали документальное объяснение. Обязательные реквизиты: дата, заголовок, адресат, подпись составителя. Объяснительные записки могут храниться от 1 года до 5 лет.

Распорядительные документы предприятия

Внутренние распорядительные документы предприятия носят исключительно административный характер, обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Внутренние документы предприятия включают следующие виды распорядительных документов:

Постановление – распорядительный документ, принимаемый руководством предприятия для решения наиболее важных и принципиальных внутренних задач организации.

Основная цель постановлений – регламентация норм и правил поведения. Требования к содержанию, схожи с приказом.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Приказы предприятия делятся на две большие группы:

• приказы по основной деятельности (производственным вопросам) – организация работы предприятия, финансирование, планирование, отчетность, снабжение и реализация продукции;
• приказы по личному составу (персоналу предприятия) – прием, увольнение, перевод работников, предоставление отпусков, командирование и т.д.

Этапы подготовки приказа:

1. изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
2. подготовка проекта приказа;
3. визирование проекта;
4. подписание руководителем.

Приказ должен иметь название вида документа, заголовок, дату и номер. Датой является дата подписи, а нумерация ведется порядковой нумерацией в пределах года либо непрерывно. При этом приказы по производственной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

Заголовок приказа отвечает на вопрос "О чем?" – "О реорганизации отдела кадров", "Об повышении заработной платы". Не допускаются обобщенные и пространные формулировки заголовка, типа "Приказ директора" или "Приказ по предприятию".

В констатирующей части указывается основание для издания приказа:

• нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);
• решения совета директоров, общих собраний акционеров;
• производственная необходимость.

Чаще всего, это производственная необходимость, поэтому она может опускаться.

В распорядительной части приказа содержание излагается так:

"ПРИКАЗЫВАЮ" "кому" (исполнителю или структурному подразделению), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки её окончания).

Срок может отсутствовать, если приказ издается на постоянной основе.

Указание – внутренний документ, издаваемый руководством предприятия по вопросам информационно-методического характера.

Указания служат для разъяснения исполнения приказов, инструкций и других внутренних документов организации.

Решение – внутренний документ, принимаемый органом управления в целях разрешения производственных задач, вопросов.

В решении указываются следующие аспекты:

1. Состояние решаемого вопроса;
2. Цели и задачи принятого решения;
3. Основание принятие решения;
4. Перечень мероприятий и действий, согласно принятому решению, исполнители и сроки исполнения;
5. Сведения о вводимых в действие документах (если имеет место).

Решения совета директоров, дирекции предприятия, собраний трудового коллектива, собраний акционеров, пайщиков хранятся постоянно.

Распоряжение – внутренний документ, издаваемый для решения оперативных вопросов на предприятии.

Данный вид документов составляется по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

Примеры распоряжений

Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В распорядительной части дается примерно такая формулировка:

ПРЕДЛАГАЮ отделу кадров провести аттестацию работников

ОБЯЗЫВАЮ всех сотрудников пройти инструктаж по технике безопасности